20 ladrones del tiempo que destruyen tu productividad (y cómo evitarlos)

¿Sabes qué son los ladrones de tiempo? Hay muchas cosas que haces o dejas de hacer que marcan la mala gestión del tiempo y la falta de organización. ¿Te interesa conocerlos?, te dejo una amplia lista que no te puedes perder.

Qué son los ladrones del tiempo

Para entender qué son los ladrones del tiempo, primero tenemos que mirar con lupa lo que hacemos durante el día y cómo nos manejamos. Esta mirada introspectiva te permitirá entender que los malos hábitos que has adquirido siendo joven o adulto y que condicionan tus decisiones, son los responsables de tus problemas de organización.

Puede decirse que los ladrones de tiempo son conductas que has incorporado a tu rutina y son los responsables de que no puedas alcanzar tus objetivos. Cuando te dejas llevar por estos comportamientos, afecta tu gestión del tiempo, gastando tus preciadas horas en actividades sin trascendencia, de poco valor o que te desvían de tus metas.

El verdadero valor del tiempo radica en emplearlo para conseguir aquello a lo cual aspiras y que tiene importancia para tu desarrollo profesional y personal. Cuando no sabes cómo combatir a un ladrón del tiempo, los efectos secundarios incluyen: falta de concentración, desorganización, estrés, ineficacia, ineficiencia, lentitud, procastinación recurrente, estancamiento y desmotivación.

Lista de ladrones del tiempo que puedes empezar a evitar hoy mismo

Cuando miramos con detenimiento nuestras rutinas diarias, podemos ver con claridad si existe o no una gestión del tiempo para cada una de nuestras metas planteadas. Como los ladrones del tiempo están por todas partes, muchas veces no te percatas de aquello que te lleva a administrar mal el tiempo. Por ende, sigues preguntándote por qué las 24 no te alcanzan.

Ante esta realidad, queremos abrir tus ojos a esos hábitos u omisiones que te impulsan a una mala gestión del tiempo. Entre los más frecuentes están:

El multitasking

Es muy fácil creer que haciendo múltiples tareas a la vez estás tratando de ganar tiempo y no malgastándolo. La verdad, puedes perder el foco con relativa facilidad, lo cual se verá reflejado en el resultado final. Aunque parece sencillo ir terminando una cosa a la vez, el mundo moderno lo hecho cada vez más complicado.

Lo curioso del multitasking está en su valoración como habilidad imprescindible para ciertos trabajos. No dudo que sea así, pero los estudios sobre ello indican que se puede lograr más con una organización segmentada. Designar una cantidad de minutos/horas a cada cosa puede hacer una gran diferencia.

Las interrupciones

Un ladrón del tiempo inevitable son las esperadas o indeseables interrupciones en casa y la oficina. Causan que pares y tengas que volver a empezar, costándote el tiempo que inviertes en atender dicho asunto y 10 min más para recobrar la concentración. Cuando resumes tu semana, te das cuenta que has tenido momentos para ocuparte y no jornadas de trabajo.

Las interrupciones siempre estarán presentes y preparadas para destruir tu «flow». Si quieres gestionar el tiempo de trabajo mejor, no te recomiendo evadirlas sino afrontarlas.

Puedes:

  1. hacer una lista de las más frecuentes
  2. aislar tareas (también posibles distractores)
  3. minimizar la comunicación
  4. usar cascos
  5. hacer saber tus rutinas a los compañeros.

La televisión

Uno de los ladrones de tiempo por excelencia, se estima que la gente ve unas 4 horas diarias de televisión. Este mal hábito es visto como una actividad para descansar. A pesar de ser fácil de consumir, te acostumbras al zapping o zapeo y a un contenido poco enriquecedor.

La solución pasa por encontrar alternativas para un descanso más apropiado. En tu gestión del tiempo, debes saber cuántas horas inviertes en TV. De ahí puedes empezar a:

  1. recortar 30 min semanales
  2. poner un horario
  3. eliminar el zapping
  4. establecer otras actividades para sustituirla

Internet

Quizás el ladrón de tiempo más importante en la actualidad. Su mayor inconveniente es que todo que se relaciona con internet, lo hemos incorporado como algo inconsciente. De ahí la pérdida del tiempo y su poco aprovechamiento como herramienta. Por eso te sugerimos reformular tu relación con este recurso.

Si quieres gestionar el tiempo de trabajo o descanso mejor, te aconsejo:

  1. usar una hora determinada para leer noticias o blogs
  2. eliminar todo tipo de notificaciones
  3. evitar la navegación automática sin propósito
  4. reducir lo más posible la mensajería instantánea
  5. usar las redes sociales para tu provecho

El smartphone

Este dispositivo, considerado por muchos como imprescindible para socializar o trabajar, es uno de los ladrones de tiempo que más acaparan tu atención durante el día. Aunque no parezca, su uso interrumpe tu concentración, afecta tu descanso y da una falsa impresión de estar “ocupado”.

El smartphone puede ser una herramienta muy útil para gestionar el tiempo de trabajo, de ocio o con la familia. La diferencia está en usarlo con eficiencia:

  1. evitar las charlas sin fin
  2. llamar con un propósito determinado
  3. tomar un tiempo del día para hacer rondas de llamadas
  4. aprovechar el buzón de voz
  5. silenciarlo durante tareas importantes
  6. simplemente ignorarlo para cumplir con tus objetivos

Las reuniones

Esta actividad, mal organizada, se ha convertido en un ladrón del tiempo que afecta a la mayoría de los trabajadores. Su naturaleza externa hace que para muchos sea ineludible. El problema básico está en cómo los gerentes estructuran la forma y el contenido de las mismas.

Una reunión de provecho:

  1. tiene un tiempo para iniciar y terminar
  2. cuenta con temas están bien definidos y cada quien sabe qué va aportar
  3. disminuye las charlas no relacionadas con el encuentro
  4. cuenta con un documento al final de la misma, en el que cada participante sabe sus tareas y cómo cumplir con su responsabilidad

Las urgencias

Al igual que las interrupciones, las situaciones inesperadas son algo difícil de controlar. El problema es que no siempre son urgencias como tales, sino ladrones de tiempo disfrazados. Sobre todo en el trabajo, son producto de fallas sin corrección, una planeación deficiente o el hecho de procrastinar demasiado.

Si quieres evitar administrar mal el tiempo por culpa de estos incidentes, necesitas establecer una mejor organización de tus actividades. Esto significa:

  1. controlar tus obligaciones
  2. poner un límite para atender los imprevistos de otros
  3. aprender a decir no
  4. seguir una agenda rigurosa para que tus fechas de entrega no te causen estrés

La toma de decisiones

Entre los malos hábitos, aplazar la toma de decisiones también puede llevarte a una mala gestión del tiempo. Aunque esta acción requiere análisis, podría ser compleja y existe el temor a cometer un error, prolongarla suele tener más efectos negativos que positivos.

En un sentido, equivale a postergar la solución de un problema que requiere de atención en un momento dado. Muchos expertos opinan que es mejor tomar una mala decisión que ninguna. Así por lo menos tendrás la oportunidad de rectificar, lo cual es preferible a quedarse en el limbo.

Para mejorar tu proceso de toma de decisiones, te recomiendo:

  1. Tomar tu tiempo sólo para pensar las decisiones que quieres tomar (nunca en caliente)
  2. Crear un plan en base a esas decisiones (tareas y prioridades) y llevarlo a cabo lo antes posible
  3. Mantenerte abierto a posibles cambios que se darán

No saber delegar

Otro ladrón del tiempo muy común dentro de las empresas, la incapacidad de delegar te puede costar eficiencia y esfuerzo. Cuando no confías en tus colaboradores para hacer el trabajo, puedes terminar haciendo algo mal sin necesidad y además, atentas contra la moral de quienes dominan esas tareas.

Recuerda que el querer hacerlo todo implica invertir más tiempo en labores que podrían no ser una prioridad para ti. Esta sobrecarga de trabajo te impide tener una mejor organización, solo sirve para acumular estrés y corres el riesgo de costarle dinero a la empresa.

No utilizar el WIP

Este concepto WIP, proviene de la metodología Kanban y está relacionado con el trabajo que está en progreso pero que no has completado. Este ladrón de tiempo se alimenta de varias conductas contraproducentes, como la falta de jerarquización de objetivos, el querer quedar bien con compañeros o jefes y aceptar cualquier asignación.

El secreto de muchas personas altamente productivas reside en completar sin distracciones la tarea asignada. Por esta razón, no debes permitir (si no quieres perder tiempo), que te den más trabajo sin haber terminado lo que tienes pendiente.

En otras palabras, limita la cantidad de trabajo en proceso en tu lista de tareas.

Las prioridades en conflicto

Relacionado con lo anterior, las personas que no reciben prioridades claras están destinadas a perder tiempo. Por eso corren el riesgo de hacer demasiadas cosas al mismo tiempo sin saber qué es lo más importante, lo que puede conducirlos a un estado de procrastinación.

Común en las empresas, necesitas implementar una política bien clara sobre lo que resulta más prioritario para los objetivos trazados. Esto le permite al equipo de trabajo estar mejor organizados y saber cuándo integrar cada actividad según los requisitos de productividad comunicados.

La dependencia desconocida

Cuando existen situaciones en que dependes de otros para entregar un proyecto o realizar tu labor, estás ante este ladrón del tiempo. Esta situación aumenta la incertidumbre, la necesidad de que haya mayor coordinación y la probabilidad que no cumplas con la fecha límite establecida.

Resulta normal que cuando necesitas de alguien para completar una tarea encomendada, no consigues a la persona o no está disponible. Para lidiar con estos casos, lo mejor es mantener un flujo de comunicación constante con los departamentos o personas a cargo del proyecto.

Con esto, no quiero decir que estés preguntando sin parar «¿cuándo están listos?». Sino que haya entre todas las partes un pequeño reporting de los hitos alcanzados en el proyecto y las tareas que faltan por concluir. Con esto ganara todo el equipo en transparencia y reducirán el estrés.

No decir que “No”

Un detonante del WIP es nuestra inhabilidad de negarnos a lo que exigen los demás de nuestra disponibilidad. Puede ser una situación de gran desgaste porque estás consumiendo energía y tiempo en algo que tal vez no quieras hacer y que a su vez tampoco te está aportando nada.

Desde una perspectiva de la gestión del tiempo eficiente, quienes no conocen la palabra “NO”, tienen en esta disposición su mayor debilidad. Si quieres corregirlo:

  1. analiza qué es lo que te impide rechazar a la gente
  2. considera cómo afecta tu productividad
  3. elimina el miedo a lo que los demás piensen de ti

En otras palabras, entrena tu asertividad.

La preocupación excesiva

Mejor descrita como parálisis por análisis, se trata de una conducta que surge cuando no sabemos cómo afrontar un problema. Si pasas mucho tiempo pensando en una posible solución en vez de atacar el problema directamente, terminas sin hacer nada al respecto.

El problema de no actuar sobre los obstáculos que encuentras a tu paso es que esto puede conducir a procrastinar. Si tu ansiedad aumenta y empiezas a sentirte mal contigo mismo, terminas prorrogando una debida resolución. Aunque no sepas las respuestas, intenta resolverlo antes de dejarlo para después.

Desaprovechar las horas de mayor rendimiento

Hay quienes funcionan mejor en la mañana y otros por las tardes/noches. Cuando estás en ese «momento dulce», puedes llegar a hacer en unas horas tantas cosas como en dos días. Identifica qué horas sientes que te rindes mejor y planifica las actividades más relevantes para ese momento del día.

El perfeccionismo

No podemos decir que el perfeccionismo es un defecto, pero sí te puede inducir a administrar mal el tiempo. Si te detienes a revisar cada detalle en su más mínima expresión, estás perdiendo un esfuerzo en terminar la tarea que te han asignado.

Siempre que esté bien hecha a grandes rasgos, puedes preocuparte por corregir esas pequeñas imperfecciones después. Puede que sea un impulso o una conducta aprendida, el problema es que te hace ineficaz y afecta tus metas de productividad.

Muchas veces, en proyectos complejos en los que se necesita mucha información de otros departamentos y se necesita un gran nivel de detalle, intento pensar en hacer lo que se conoce como «Producto Mínimo Viable». Dicho de otra forma, la versión más sencilla de lo que quiero hacer, que aporte algo al usuario. Después, cuando ya tengo todas las piezas, ya me centro en mejorarlo.

No usar la ley de Pareto

De acuerdo a esta premisa, con un 20% de tu esfuerzo debes realizar el 80% del trabajo que tienes planeado. Puedes combinar la ley de Pareto con la organización de prioridades para aquellas actividades que te darán los mayores resultados al final de la jornada.

La procrastinación

Dejar las cosas para después, puede ser tanto bueno como malo. En términos de productividad y gestión del tiempo, no quieres postergar algo que puedes hacer en poco tiempo. Lo hacemos con cosas que nos parecen difíciles, tediosas o poco interesantes. ¿El secreto? Empezar con una o dos tareas sencillas (de calentamiento) y después enfocarte en las tares más complicadas, cuando todavía estás con la mente fresca. Después de todo el día trabajando, ¡lo que menos apetece es hacer algo que no te gusta!

El aburrimiento

La falta de interés puede ser un ladrón de tiempo que quizás no estás tomando en cuenta. Si las actividades que realizas no presentan algún tipo de desafío, esto puede llevarte a su aplazamiento contínuo. Pero recuerda, mientras más las aplaces, menos ganas tendrás de hacerlas. Así que lo mejor es poner una hora y un lugar para esas tareas que menos te gusta hacer.

No utilizar técnicas de gestión de tiempo en tu día a día

Estos pequeños hacks, sobre todo si los conviertes en rutina, te harán ser mucho más eficiente de lo que eres ahora. No lo digo yo (bueno sí, ya los he probado) sino numerosos autores que han desarrollado numerosas técnicas para ser más eficiente con tu tiempo. ¿Que dónde puedes encontrarlas? Descúbrelas en nuestro artículo!

artículo sobre la gestión del tiempo

 

Conclusión

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