Mejores herramientas para mejorar la productividad personal

Ser más productivo en el trabajo puede suponer una gran diferencia para ti en el día a día frente al ordenador, pues mejorar la forma como haces tus actividades cotidianas y el servicio que brindas a tus clientes tendrá un impacto significativo en tu calidad de vida.

Cuando optimizas la relación que existe entre los resultados que esperas lograr y el tiempo que te toma conseguirlos suceden dos cosas muy positivas:

  1. realizas más tareas
  2. obtienes más tiempo libre

Y esto es lo que te permitirán estas herramientas para mejorar la productividad, en diferentes áreas de trabajo.

Ya seas un freelancer, un emprendedor con un producto o servicio propio, o un trabajador asalariado, la aplicación correcta de estas herramientas a tu rutina diaria te permitirá:

  • Para freelancer ya sabemos lo que eso significa: más ingresos y más tiempo de descanso. Por otro lado, todas estás herramientas de productividad te permitirán trabajar en remoto, o dicho de otra forma desde cualquier parte del mundo. Trabajar a distancia tiene unas enormes ventajas, pero también impone un gran desafío: gestionar mejor el tiempo. Cuando estamos por nuestra cuenta tenemos la libertad de organizar nuestro horario.
  • Para un empresario: mejor coordinación entre todos los departamentos. Diría que los factores por los que muchas empresas no dan su máximo potencial son la comunicación y la organización. Aplicar estas herramientas en el día a día de la empresa supondrá una gran mejora en la productividad.
  • Mientras que para un trabajador por cuenta ajena, supondrá evitar gran cantidad de estrés en a oficina debido a una mala coordinación de las actividades.

Bueno, no me extiendo más. A contninuación te presento diferentes aplicaciones para trabajar de forma más eficiente y ser más productivos en el trabajo. Intenta aplicarlas en tu día a día y notarás una gran diferencia en tu facilidad para manejar proyectos, realizar tareas y organizarte de manera más eficiente.

Para organizarte mejor

Google Calendar

Google Calendar es gratis y puedes utilizarlo con tu cuenta de correo electrónico de Gmail sincronizando tus contactos para compartir eventos y crear citas. Si no tienes una, aún estás a tiempo de registrarte de forma gratuita.

En esencia, se trata de una agenda personal con versión para ordenador y app móvil que puedes usar para organizarte mejor. Está pensada para que ninguna actividad te pase desapercibida y seguir el rastro de todos las tareas y compromisos que tengas pendientes. Todas aquellas cosas como: reuniones, citas, eventos, llamadas y fechas importantes serán organizadas por Google Calendar que te mantendrá al tanto con sus notificaciones.

También, puedes hacer una lista de tareas, pero si no la culminas deberás reprogramarla y eso puede ser un poco molesto, para ello te recomendamos Trello. Una de las opciones más geniales de esta agenda es que puedes crear y compartir varios calendarios. Así podrás tener uno por clientes, por proyecto, uno para el trabajo y para los compromisos personales.

Trello

Trello es la aplicación (con versión móvil y para PC) que te permitirá organizar tus tareas de forma práctica y sencilla, ideada para la organización, seguimiento y gestión de proyectos y manejo de equipos, aunque también la puedes utilizar sin compartir. Con un panel bastante simple, basado en la metodoglogía Kanban, las potencialidades de Trello resultan incalculables. Podrás:

  • crear tableros con diferentes tareas cada uno
  • agregar fechas de entrega
  • priorizar las tareas
  • asignarlas a otra persona
  • dejar comentarios con menciones para que otros conozcan los avances
  • agregar archivos adjuntos
  • etc.

Su método básico es organizar las tareas bajo tres modalidades: Tarea pendiente, en proceso y terminado.

Puedes tener tableros públicos o privados, compartir lo que guste y organizar tus boards de acuerdo a tus intereses u objetivos. Las notificaciones las recibes vía correo y si te descargas la app recibirás notificaciones en tu móvil. Tiene una versión gratuita y una Premium, aunque la versión gratis te ofrece muchísimas ventajas.

Asana

Ideal para trabajar en remoto con un equipo o si tienes proyectos conjuntos con otros profesionales y se necesita llevar el seguimiento de los proyectos, entender cómo va el cumplimiento de las tareas y estimar si se llegará o no a la fecha de entrega. Su función es mejorar la comunicación entre personas y aunque figura entre las apps para aumentar la productividad en el día a día dentro de las empresas, puede utilizarse sin problema para equipos pequeños de trabajo de no más de 15 personas para no salir de la versión gratuita.

Funciona a través de un espacio de trabajo a los que pertenecen determinados miembros y dentro de cada uno de ellos se establecen tareas a cumplir, se pueden repartir las responsabilidades y hay disponible un sistema de notificaciones para informar a los otros miembros como van los avances y realizar retroalimentación.

Toggle

Es una app que trabaja como un temporizador de tareas y con su uso podrás saber cuánto tiempo dedicas a una determinada actividad, lo cual es muy importante si trabajas cumpliendo horario desde tu casa o si quieres verificar el tiempo que te toma terminar un proyecto. Su uso es extremadamente simple, solo dale play a comenzar y stop al finalizar.

Una vez te registres, podrás ir a tu escritorio para agregar una actividad, cliente o proyecto y activar el temporizador. Lo mejor es que tendrás en tu escritorio el resumen del tiempo invertido por tareas y por periodos. Asimismo, verás los días en los que te has dedicado más a una cosa. Creemos que, si empleas bien esta herramienta, además de llevar un recuento de horas de trabajo, podrás ver áreas a mejorar para trabajar de manera más eficiente.

Todoist

Este organizador de tareas destaca por su cualidad de multiplataforma. Esto significa que es compatible como distintos proveedores de correo electrónico y sistema operativos para PC y móviles. Si eres de las personas que trabaja desde distintos dispositivos y mantienes varias versiones instaladas de este organizador no tendrás problema para sincronizar tus tareas y pendientes, pues de forma automática se realizan los cambios en todas sus versiones.

Además, destaca por su diseño intuitivo, simple y fácil de usar. Sin embargo, para algunas funcionalidades adicionales como agregar etiquetas, priorizar por colores, buscador y recordatorios deberás pagar, aunque el costo es bastante bajo, menos de 30 USD al año.

Para acceder más rápido a la información

One Tab

One Tab es una de las aplicaciones para trabajar de forma más eficiente si trabajamos normalmente buscando información en internet. En parte porque los buscadores consumen mucho rendimiento de la memoria RAM de tu ordenador y puede hacer que el trabajo de investigar se vuelva más lento. Se trata de una extensión para Chrome que nos ayuda a organizar todas las pestañas que tengamos abiertas mientras reduce el consumo de memoria.

One Tab convierte todas las ventanas abiertas en una lista de enlaces que puedes abrir una a una o todas al momento. Te permite reordenar las pestañas y convertir la lista de enlaces en una página web que puedes compartir con el equipo de trabajo o enviar a otros ordenadores o a tu teléfono móvil. Tiene sistema de autoguardado en caso de cerrar la ventana por accidente o si tu ordenador se apaga.

Feedly

Esta es la herramienta ideal para los creadores de contenido y todo aquel que necesita mantenerse al día con las noticias como parte de su trabajo diario. Feedly es un lector de feeds o mejor dicho de contenidos web que te organiza los resultados de búsqueda más reciente de acuerdo a tus intereses. Con esta app, disponible para PC y móvil, puedes guardar los artículos y leerlos luego, guardarlos en Evernote, compartir las noticias en WordPress, Twitter o Hootsuite.

Es ideal si necesitas conseguir ideas para crear contenidos, pues siempre tendrás un listado de novedades para consultar. Por otro lado, te ahorra bastante tiempo de investigación y el tener que hacer una búsqueda más manual de información. Puedes establecer un criterio de búsqueda de acuerdo a temas, etiquetas o limitarte a un solo blog o sitio web en particular. Es una herramienta para organizarte gratuita.

Pocket

Esta herramienta permite centralizar tus búsquedas de contenido en un único lugar y luego simplificar el trabajo de filtrarlas de acuerdo a varios criterios. Ofrece la ventaja de guardar artículos y videos en la nube y trabajar incluso sin conexión. Es compatible con PC y dispositivos móviles y puedes guardar los enlaces en el navegador, en tu email o desde otras aplicaciones como Twitter. Esta herramienta permite almacenar mucha información y filtrar con comodidad, resulta perfecta si trabajas con grandes volúmenes de información. Funciona permaneciendo activa para guardar todas aquellas cosas que te parezcan útiles o interesantes cuando navegas por Internet.

Para trabajar mejor y en menos tiempo

Google Drive

Este es uno de los mejores servicios para trabajar en la nube y mantener nuestros archivos resguardados con una capacidad de hasta 15 GB de almacenamiento gratis. Si tienes una cuenta Gmail tendrás acceso a este servicio, también disponible en aplicación móvil. Google Drive te ofrece una especie de paquete Office online que puedes utilizar para guardar, crear, compartir y editar documentos, presentaciones, plantillas, PDF, archivos de Excel, crear encuestas y formularios.

Puedes sincronizar tu ordenador para que todo se guarde en la nube o trabajar directamente desde la aplicación donde los cambios se guardan de forma automática, puedes dejar comentarios a tu equipo y compartir los archivos para trabajarlos de forma conjunta. Es muy fácil de usar, tiene todo lo que necesitas para crear documentos y permite revisar y restaurar versiones antiguas de tu trabajo.

Atajos de teclado

Sabemos que el teclado es imprescindible en el trabajo y seguramente de tanto utilizarlo ya sabes teclear con bastante rapidez. Sin embargo, existe una serie de atajos que puedes utilizar para ejecutar esos comandos frecuentes con mayor velocidad. Puede que lo consideres insignificante, pero estos pequeños cambios en tu forma de trabajar hacen un cambio significativo en el tiempo que pasas frente al monitor.

Te describimos algunos de los más usuales para Word en Windows:

  • CTRL + X: cortar.
  • CTRL + V: pegar.
  • CTRL + C: copiar.
  • CTRL + U: subrayado.
  • CTRL + I: cursiva.
  • CTRL + B: negrita.
  • CTRL + Z: deshacer el último cambio o acción.
  • CTRL + Y: rehacer último cambio o acción anulado.
  • CTRL + B: buscar.
  • CTRL + N: nuevo archivo.
  • CTRL + P: imprimir.
  • CTRL + S: guardar.
  • CTRL + A: seleccionar todo.
  • CTRL + W: cerrar ventana activa

Para no procrastinar ni perder el tiempo

RescueTime

Si quieres mejorar tu rendimiento, esta aplicación te resultará muy útil. RescueTime revisa y contabiliza todo lo que haces cuando estás en el ordenador, absolutamente todo. Desde escribir en un archivo, trabajar con un programa, navegar por la web o revisar tu correo electrónico. Su función es ayudarte a comprender en qué inviertes tu tiempo y como mejorar eso a través de objetivos.

Puedes programar en la app ciertas alertas para dedicar una cantidad de tiempo determinada a tus diversas tareas y solicitar no recibir interrupciones de notificaciones de otros programas. Adicionalmente, recibirás una vez por semana los resultados de tu uso del tiempo y verás qué actividades te demandan más y en qué cosas probablemente estás perdiendo el tiempo.

Para comunicarte de forma más eficiente

Slack

Es una aplicación para ordenadores y móviles que funciona como un completo sistema de mensajería para empresas, aunque también puede usarse entre equipos de trabajo. Una de sus grandes ventajas es que además de centralizar las comunicaciones es compatible con otras herramientas como Twitter, Google Drive, Dropbox, Skype o MailChimp para compartir contenidos.

Puedes hacer de Slack un canal de comunicación directa con tus clientes para recibir feedback, enviar tu trabajo, centralizar los mensajes y mantener los avances del proyecto actualizados. Asimismo, agregar ideas, conceptos o recomendaciones a los archivos y crear recordatorios para las citas o reuniones. El servicio de mensajería es bastante eficiente con sus canales privados o públicos y la creación de grupos. Permite activar recordatorios para estar al tanto cuando recibes un mensaje, te mencionan o se emplee una palabra en concreto durante la conversación.

Skype

Esta es la herramienta que debes usar para todas las llamadas, reuniones o videoconferencias con tus clientes, sin importar en qué parte del mundo estén. Su diferencial está en que puedes hacer llamadas gratis a cualquier persona que tenga Skype, y a muy bajo costo a smartphones o teléfonos fijos. Además, combina otras cualidades como chat desde el cual puedes compartir archivos, videoconferencias donde puedes compartir pantalla y así realizar o ver presentaciones y las llamadas grupales con un máximo de hasta 24 personas.

Con Skype puedes crear un número propio de teléfono y utilizarlo en tus dispositivos. Es una forma sencilla y eficaz de comunicarse y hacer llamadas a clientes o miembros de tu equipo de trabajo, sin tener que compartir tu número personal.

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Para guardar y acceder rápido a todas mis contraseñas

Lastpass

Tener que administrar las contraseñas de todos los sitios webs a los que entras puede ser un poco molesto y las opciones para almacenamiento que ofrece Google no necesariamente son las más seguras, así que Lastpass puede ayudarte a disminuir el esfuerzo de guardar, recordar y crear contraseñas seguras.

Para empezar, tendrás la posibilidad de tener acceso directo a los sitios que visites y la aplicación se encargará de administrar las contraseñas y resguardarlas en la nube, así ya solucionaras dos problemas: la creación de contraseñas débiles y la necesidad de hacer el login de forma manual y recordar la contraseña. Otras ventajas son:

  1. Simplifica el proceso para recuperar contraseñas con servicio de piloto automático.
  2. Contraseñas estarán siempre disponibles cuando necesites iniciar sesión.
  3. Puedes usarla para el trabajo, pero también para cosas personales como tus correos o compras en línea.
  4. Generador de contraseñas, opción para compartirlas de forma segura con equipos de trabajo y autorización a terceros a sus contraseñas en caso de imprevistos.

Gestinar tus clientes de forma sencilla y eficiente

Streak

Streak es un software CRM o gestor de relaciones con los clientes que puede ayudarte significativamente a mejorar la productividad y hacer un rastreo de tus comunicaciones. Lo mejor es que esta aplicación está pensada para freelancers, es decir, no requieres de una estructura de trabajo compleja para apoyarte en sus soluciones y todo lo harás desde tu correo Gmail. Además, tiene versión móvil.

Puedes utilizar su plan gratuito y luego decidir si necesitas funciones más avanzadas, aunque creemos que la versión gratis puede ser todo lo que requieras. Te contamos algunas de las cosas que podrás hacer con él:

  • Seguimientos de las distintas comunicaciones con clientes potenciales, saber si ha recibido o leído el correo.
  • Utilizar plantillas automatizadas para correos de venta, programación y envíos masivos.
  • Se puede integrar con otras herramientas de marketing para manejo de redes sociales, landing page, etc.

Bitrix 24

Ya para finalizar esta lista de aplicaciones para trabajar de forma más eficiente queremos mencionarte a Bitrix 24. Otro CRM en la nube con el que puedes conseguir funciones más avanzadas, especialmente si estás sacando tu propia empresa o si eres autónomo, pero necesitas soluciones para administrar tu marca personal. Su ventaja está en que puedes administrar tus relaciones con cualquier persona externa a tu marca con el que desea potenciar un vínculo comercial.

Te ayuda a crear una base de contactos y a gestionarla de acuerdo al embudo de la conversión y tus objetivos de venta. Asimismo, llevar un registro de comunicaciones desde diversos canales con clientes y con tu equipo de trabajo. Además, es gratuito para menos de 12 usuarios.

Comienza a usar las herramientas que más se ajusten a tus necesidades actuales y al trabajo que realizas a diario para incrementar tu productividad personal.

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