Gestión del tiempo: ¿Cómo organizarte mejor para ser más eficiente?

‘Se me ha ido la mañana sin darme cuenta’, ‘no tengo tiempo’, ‘el tiempo no me alcanza’. Estas son algunas de las frases más comunes que repetimos a lo largo del día cuando notamos que después de haber pasado muchas horas, aún tenemos muchas tareas pendientes. ¿Cómo es esto posible? Pues porque no aplicamos una correcta gestión del tiempo.

Seguramente te habrá llamado la atención nuestra foto de cabecera. En la conclusión, te explicaré el por qué de la foto. Por cierto, ¡no hagas trampas y lee el post! 😀

Gestionar bien el tiempo implica mejorar la productividad. Para ello es fundamental que sepas cómo invertir el tiempo disponible de manera que puedas tener la posibilidad tanto de cumplir con tus obligaciones como practicar tus hobbies sin estrés.

¿Qué es la gestión del tiempo?

La gestión del tiempo se basa en la organización. Es un proceso que consiste en dividir las horas disponibles en función de las tareas que se deban realizar. Gestionar el tiempo de manera adecuada mejora no solo la productividad, sino también la calidad de vida. Y es que las personas poco productivas siempre tienen la sensación de llegar tarde a las cosas y sienten que siempre están ocupados.

En realidad, el tiempo no podemos gestionarlo igual que el dinero, dado que el tiempo fluye sin detenerse. Lo que sí podemos hacer es gestionar lo que hacemos con este, en pocas palabras, organizarnos a nosotros mismos teniendo en cuenta el tiempo que tenemos disponible. Para lograrlo, lo que se hace es planificar las tareas y priorizar unas sobre otras.

Recuerda, el tiempo es el recurso más importante del que disponemos. Cualquier cosa que quieras hacer, como trabajar, ganar dinero, viajar, aprender algo nuevo,… todas tienen algo en común: Necesitan tiempo

Qué virtud es más importante para conseguir una buena gestión del tiempo

Para conseguir una buena gestión del tiempo hace falta tener organización y mucha paciencia. Pero la virtud más importante que debe tener cualquier persona que quiera gestionar correctamente el tiempo es saber diferenciar entre lo urgente y lo importante.

Al momento de evaluar las tareas pendientes y organizarlas, hay que tener en cuenta la frase de Fito Cabrales que dice “No siempre lo urgente es lo importante”. Esto se enfoca en la necesidad de saber distinguir entre estos dos parámetros.

Para hacerlo debes saber que los asuntos urgentes son los que requieren una acción rápida para que sean efectivas. Mientras que los importantes son los que requieren una acción determinada y que pueden tener un plazo de acción mayor que lo urgente.

Eso sí, aunque una tarea no sea urgente, aún así debes dejar espacio en tu agenda para llevarla a cabo. Si es importante, significa que tiene un valor para tu negocio y dejar de hacerla, olvidarla o posponerla puede generar problemas incluso graves.

¿Cómo mejorar la gestión del tiempo para ser más eficiente?

Si vives pendiente del reloj la mayor parte del día, tienes siempre sobrecarga de trabajo y sientes que necesitas más horas en el día para cumplir con tus tareas, entonces estás haciendo algo mal y probablemente sea una mala gestión del tiempo.

Esta falta de tiempo constante genera frustración, cansancio, bajo rendimiento e incluso problemas de salud. Esto cambia cuando empiezas a gestionar mejor tu tiempo, ya que al organizarse mejor aumenta la motivación y la autoestima, y en definitiva te sientes mejor.

Para realizar una buena gestión del tiempo es clave saber identificar qué actividades o situaciones te roban el tiempo. Estas son conocidas como ‘ladrones del tiempo’ y son básicamente todas aquellas circunstancias o factores que nos hacen perder el tiempo y que, por ende, disminuyen nuestra productividad.

Según datos de Workmeter, un software que mide el tiempo que se pierde en el trabajo, los ‘ladrones de tiempo’ reducen nuestras horas efectivas de trabajo entre un 50 y un 70%. Los principales ladrones son el teléfono, el correo electrónico, las aplicaciones de mensajería instantánea como Whatsapp, las notificaciones en el ordenador o el móvil, las reuniones interminables y el perfeccionismo.

Si quieres evitar a los ladrones del tiempo y mejorar la gestión de tu tiempo para ser más eficiente, debes enfocarte en los siguientes aspectos.

1. Toma tu tiempo para organizar lo que vas a hacer

La clave de toda gestión es la organización. Por ello, si quieres gestionar bien tu tiempo es imprescindible que organices las tareas que tienes pendiente, describiendo bien de qué va cada una y así planificarlas en función de tus prioridades. Si no te organizas con antelación, probablemente dediques mucho tiempo en tareas de menor relevancia o en saber cuál sería el flujo de trabajo más adecuado.

Muchas personas creen que tomar tiempo para organizarse es una pérdida del mismo, ya que estás dejando menos espacio para tu «trabajo efectivo». En realidad, este periodo de reflexión que tomas para organizar tus ideas te llevará a poder realizarlas de una forma más eficaz, ya que (por ejemplo) muchas tareas dependen de otras para poder llevarlas a cabo.

Te pongo un ejemplo muy sencillo y visual ¿Cómo podrías ponerle la mantequilla a un pan sin haber cogido y abierto el pan antes? 😀

2. Establece prioridades

Tras organizar y detallar la lista de tareas pendientes, notarás que no todas tienen la misma importancia para los objetivos que quieres alcanzar. Para gestionar bien el tiempo y lograr ser más eficiente y productivo debes tener claro cuáles son tus prioridades y establecer un orden que te permita lograr tus metas a corto, medio y largo plazo.

3. Planifica

El tercer pilar a tener en cuenta para gestionar el tiempo y ser más eficiente es la planificación. Una vez que sepas cuáles son las tareas que debes realizar y qué prioridad tienen, deberás planificar en qué momento se llevarán a cabo, así como el tiempo necesario para completarla. Al hacer esto te darás cuenta que sí es posible optimizar el tiempo.

4. Automatiza procesos

Si puedes hacer algo igual o mejor y en un menor tiempo, es buena idea probarlo. La automatización de procesos es la mejor solución para reducir el tiempo que empleas en la realización de muchas tareas. Por ello, es recomendable que busques aplicaciones o herramientas que te ayuden a organizar la semana, a preparar las facturas, a comunicarte de forma más efectiva con tus colegas, etc. Maximiza el tiempo automatizando tareas repetitivas y dejando tu tiempo libre para otras actividades que no puedes automatizar.

5. Identifica y elimina las distracciones

Si quieres hacer a un lado a los ladrones del tiempo, debes identificar y eliminar las distracciones. Para ello tienes que saber en qué pierdes el tiempo y para lograrlo basta con que te observes de forma objetiva.

¿En qué inviertes tu tiempo? ¿Pasas mucho tiempo navegando en páginas web que no tienen nada que ver con tu trabajo? ¿Cada cuánto tiempo revisas el móvil o las redes sociales? Lo mejor es que cuando comiences una tarea te sumerjas en ella, ya que así podrás reducir considerablemente el tiempo de ejecución.

6. Deja a un lado el perfeccionismo

No se trata de que no te asegures de hacer un buen trabajo, sino más bien de no obsesionarse con el perfeccionismo. Las personas perfeccionistas se vuelven ineficientes a largo plazo porque pierden mucho tiempo en detalles que muchas veces no resultan relevantes. Por ello, es importante realizar bien las tareas, pero sin dejar que la idea de hacer todo perfecto afecte tu productividad.

Métodos de gestión del tiempo más conocidos

Para poder gestionar el tiempo de una manera más eficiente y productiva existen múltiples métodos que te permiten mantener el orden y la organización de manera más sencilla. A continuación, se mencionan tres de los métodos más utilizados para una mejor gestión del tiempo.

La matriz Eisenhower

La matriz o caja de Eisenhower es un método empleado por Dwight Eisenhower, quien fue un general del ejército norteamericano en la Segunda Guerra Mundial. Sin embargo, su mayor fama viene por haber sido reconocido por su gran habilidad para gestionar su tiempo de manera productiva y eficiente para proyectos de corto, mediano y largo plazo.

¿Cómo utilizarla?

En su método, las actividades se clasifican en cuatro cuadrantes distintos, organizando las tareas según su grado de prioridad, importancia y urgencia. Si empezamos desde la parte superior izquierda y nos movemos como las agujas del reloj, tendríamos

  1. Actividades que son tanto urgentes como importantes, por lo cual deben realizarse de manera inmediata.
  2. Tareas que son importantes, pero no tienen un carácter de urgencia, por lo cual pueden realizarse en otro momento y con más tiempo.
  3. Tareas que son urgentes pero no importantes, por lo que la mejor opción es delegarlas
  4. Tareas que no son importantes ni urgentes, por lo que se pueden descartar o archivar en algún lugar donde puedas guardar tus ideas.

En este video encontrarás una explicación muy clara sobre la matriz de Eisenhower:

El éxito de este método depende de la capacidad para distinguir entre cuáles son las diferencias entre las cosas urgentes e importantes para ubicarlas en el cuadrante adecuado y poder visualizar de manera clara las que son prioritarias y las que se podrían eliminar. De esta manera tu tiempo estará correctamente administrado para lograr una mayor productividad.

El método POSEC

El método POSEC está basado en una hipótesis de Abraham Maslow sobre la categoría de las necesidades según su nivel de importancia. De esta manera se construye una pirámide de actividades descendente en cuya punta se le da prioridad a las distintas tareas para luego organizarse, racionalizar las actividades, economizar tu tiempo y por último, proporcionar una contribución.

método posec

A continuación, te explico cada paso del método POSEC:

  1. Para priorizar las actividades en las que inviertes tu tiempo es necesario enfocarse en las cosas que son más importantes de acuerdo a tus objetivos y tus metas.
  2. Tras distinguir las prioridades, el siguiente paso será organizar la manera en cómo llevarás a cabo cada una de tus tareas para lograr tus objetivos y garantizar el éxito.
  3. En tercer lugar, se debe realizar lo que en el método POSEC se denomina Streamlining o racionalización. Aquí es donde se sitúan las actividades que no te gustan y que no quieres hacer, pero que de igual manera son necesarias. Por lo general, esta parte está relacionada al trabajo.
  4. Luego en el escalón de la pirámide donde se sitúa la parte de economizar, se distinguen actividades que no son de urgencia, pero que son importantes y que puedes disfrutar al mismo tiempo en que las haces.
  5. Por último, en el escalafón de contribuir de este método se destacan las cosas que de alguna manera marcan la diferencia, ya que son actividades que sirven para retribuir cosas a la sociedad y al mundo contribuyendo con cosas buenas.

El método es ideal para gestionar el tiempo tanto a nivel personal como familiar y social, logrando ser eficiente en las actividades propias o grupales.

El método dominó

El método dominó es la representación gráfica a la demostración física de una pieza de dominó pequeña que puede derribar a otra que en proporción es 50% más grande. Con ello se demuestra los grandes efectos que puede causar una pequeña actividad o tarea para obtener resultados a gran escala.

Para administrar de manera eficiente el tiempo, debes pensar en cada una de tus actividades como esa ficha pequeña que a medida en que avanza puede generar cosas positivas hasta convertirse en el logro de una meta que se creía inalcanzable.

Para aplicar este método debes enfocarte en responder una única interrogante: ¿Que cosas puedo hacer para que una vez que termine de hacerlas todas las demás cosas que haga sean más sencillas o hasta innecesarias?

Puedes plantearte esta pregunta en cada uno de tus objetivos y metas personales. Así podrás identificar cuál será la actividad o tarea que vas a realizar (que represente la primera ficha de dominó) para cumplir con todas tus metas y lograr tus propósitos de una manera eficiente, estableciendo prioridades y avanzar mientras mantienes una buena gestión de tu tiempo.

Getting things done (GTD)

Este es un sistema de gestión del tiempo diseñado por David Allen. Está compuesto por 5 fases:

  1. Recopilar
  2. Organizar
  3. Checkear
  4. Hacer
  5. Revisar

En el siguiente video, podrás ver un buen resúmen de la metodología GTD

Este método no está enfocado a mejorar la gestión del tiempo personal, sino también a su aplicación en el mundo laboral y la emprendeduría.

Si quieres saber más sobre este método, puedes leer el libro de Allen, que lo explica de cabo a rabo. Así, podrás empezar a implementarlo desde el primer momento y lograr tus objetivos de una forma dinámica, organizada y con menos estrés.

Organízate con eficacia (Getting things done - GTD)
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La edición revisada del libro de David Allen "Organízate con eficacia: El arte de la productividad sin estrés" es uno de los manuales por excelencia del siglo XII (Primera edición en 2001). Si tu intención es trabajar de forma más eficiente, a la vez que reduces la fatiga mental producida por el sinfín de tareas a las que nos exponemos cada día, este es el libro que estás buscando. Edición actualizada, adaptada a las nuevas tecnologías, ¡pero manteniendo sus principios universales!

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11/25/2020 02:05 pm GMT

Te recomendamos leer el post de Los mejores libros para emprendedores, en el que podrás ver más información sobre el libro de Getting things done (Organízate con eficacia) y otros relacionados con la gestión del tiempo

Consejos para administrar tu tiempo y ser más eficiente

Si has reflexionado sobre cómo gestionas tu tiempo y sientes que necesitas una mayor organización, estos consejos podrían ayudarte. Descubre aquí cómo administrar tu tiempo personal y profesional.

Establece una meta

Para conseguir una buena gestión del tiempo debes crear una meta alcanzable. Y es que tener un objetivo claro te ayudará a organizar mejor tus tareas y por ende, a optimizar tu tiempo.

Ocurre así porque al tener un objetivo planificarás mejor tu tiempo y las acciones que te llevarán a alcanzar tu meta. Por ello, se recomienda establecer objetivos a corto, mediano y largo plazo. Eso sí, asegúrate siempre de que sean alcanzables.

Crea una lista con tus tareas diarias

Una vez definida la meta debes pensar en las acciones necesarias para alcanzarla. Escribe todas las ideas que se te vengan a la mente. Es importante que tengas anotado todo lo que debes hacer para alcanzar la meta que te has propuesto, ya que así no se te olvidará nada.

Prioriza lo que es urgente

Cuando hayas hecho tu lista deberás revisar bien las tareas y comenzar a priorizarlas. Es fundamental que sepas diferenciar entre lo importante y lo urgente, y las cosas que incluso se pueden prorrogar.

Utiliza un calendario

Crea un calendario donde escribas las fechas de inicio y fin para cada actividad establecida. Esto te va a ayudar mucho en la gestión de tu tiempo, ya que cuando marcas plazos, envías comandos a tu cerebro y este sabrá que algo necesita ser completado. Lo más aconsejable es utilizar las mañanas de los lunes para planear el calendario de la semana o del mes.

Haz una cosa cada vez

No es posible hacer todo al mismo tiempo. Si te organizas bien le darás el tiempo correspondiente a cada tarea según su importancia y podrás hacer todo lo planeado para el día sin mayores complicaciones. La clave está en enfocarte en una tarea a la vez para utilizar todo tu potencial y optimizar mejor tu tiempo.

Organiza tu ambiente de trabajo

La organización es fundamental para ser más eficiente en el trabajo. Por ello tener un ambiente de trabajo organizado te ayudará a gestionar mejor tu tiempo. Aunque seas tu propio jefe o trabajes en casa procura tener un espacio separado para tu trabajo o negocio con todas las herramientas que necesitas como cuaderno de anotaciones, teléfono, ordenador, lápices, entre otras cosas.

Haz pausas

No todo es trabajo. Así que, aunque tengas muchas cosas que hacer debes procurar reservar un poco de tiempo para descansar. Trabajar sin parar significa que no estás haciendo una buena gestión del tiempo. Además, hacer esto resulta poco productivo, ya que una mente y cuerpo cansado no rinde como debería ser. Por ello debes realizar pausas mientras llevas a cabo tus tareas. Una técnica muy usada por los profesionales es la Técnica Pomodoro, un sistema en el que se divide el tiempo de trabajo en periodos de 25 minutos (llamados pomodoros) con descansos de 5 minutos. Después de 4 pomodoros, se debe descansar por 30 minutos.

Aprende a decir ‘no’

Decir que sí a todo no es correcto, sobre todo cuando ya estás cargado de tareas. Por ello, debes aprender a decir que no porque una actividad adicional podría poner en peligro tu planificación y hacer que tu día no rinda como debería ser. En caso de que seas jefe, debes aprender a delegar tareas.

Las mejores herramientas de gestión de tiempo

Para ayudarte en la gestión del tiempo puedes utilizar una serie de herramientas tecnológicas, bien sea para la gestión personal o del trabajo.

Gestión del tiempo personal

No todo está enfocado al mundo laboral. Si quieres aprender a gestionar tu tiempo personal para llevar a cabo tus objetivos, cualquiera que sean, te serán de mucha utilidad las siguientes herramientas.

  • Google Calendar: Es una herramienta básica para mejorar la productividad. Con ella podrás llevar un mejor control de tus tareas e incluso crear y compartir calendarios o eventos individuales con otras personas.
  • Remember the milk: Con esta herramienta también podrás hacer listas diferenciadas e ir añadiendo tareas. Pero destaca porque permite exportar estas listas en formato calendario, así como recibir recordatorios y notificaciones en el ordenador o móvil.

Gestión del tiempo en el trabajo

Si buscas herramientas que te ayuden a gestionar el tiempo en el trabajo también hay opciones más específicas que las anteriores (que también se usan en entornos laborales). Estas son algunas de las más importantes.

  • Trello: Es una herramienta sencilla donde puedes hacer tu lista de tareas, colocarles fecha, colores, descripciones y hasta stickers. La información se organiza en columnas que puedes ir agregando en función de tus necesidades (utiliza la metodología Kanban como inspiración).
  • Todoist: Es una opción muy completa para organizar las tareas en proyectos y subproyectos. Lo mejor de todo es que además se pueden dividir en tareas más pequeñas, todas con fecha, hora, prioridad y hasta avisos.
  • One Tab: Esta es una herramienta con la que podrás acceder de forma más fácil y rápida a la información. Ha sido diseñada para guardar todas las pestañas activas que tienes en Chrome en una lista de enlaces.

Gestión del tiempo como habilidad directiva

Cuando se trata de habilidades directivas, una correcta gestión del tiempo es clave. Para que esta sea eficiente debes orientar tus tareas a la consecución de los objetivos. Por ello, el establecimiento de objetivos y su orden en función de lo importante y lo prioritario será fundamental.

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Para lograrlo hay dos herramientas clave: la planificación y la programación. Con la primera podrás anticiparte a los problemas, disminuir la incertidumbre que genera el futuro y alcanzar las metas establecidas. Con la segunda te asegurarás de abarcar sólo las tareas posibles, de descartar la indecisión y los aplazamientos, de evitar las crisis y las urgencias y sobre todo mantener el control de las acciones y del entorno laboral.

Conclusión

Seguramente te habrá extrañado nuestra foto de portada. La hemos elegido porque explica de manera gráfica cuál es la virtud más importante a la hora de gestionar el tiempo: Saber diferenciar lo urgente de lo importante. Si no haces esto, ¡todas las tareas tendrás para ti el mismo valor y no sabrás por dónde empezar!

Por último, como has podido comprobar, saber cómo gestionar el tiempo es clave para el éxito personal y laboral. Pon en práctica los consejos y estrategias que te hemos dado y utiliza herramientas que te ayuden a optimizar tu tiempo. De esta manera, en poco tiempo, conseguirás mayor productividad y te sentirás más feliz.

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