Cómo funciona Slack: Tutorial paso a paso

En este tutorial, te explicaré en detalle cómo funciona Slack paso a paso. Desde la creación de una cuenta o canales para proyectos específicos hasta la integración de aplicaciones y la comunicación en tiempo real.

Un repaso a las funcionalidades más importantes de Slack, para que puedas personalizar tu experiencia para adaptarla a las necesidades de tu equipo.

Si quieres aprender a utilizar Slack para mejorar la productividad y comunicación de tu equipo remoto, ¡estás en el lugar indicado!

Cómo abrir una cuenta en slack

Si quieres aprender a utilizar Slack, antes debes darte de alta abriendo una cuenta.

Aunque existe la versión web para usar en el navegador, las aplicaciones para el móvil o desktop resultan más ágiles para cambiar entre espacios de trabajo y te ofrecen más funcionalidades.

Dicho esto, puedes descargar la versión de escritorio para Linux, Mac o Windows. Asimismo, la versión móvil está disponible para Android, iOS.

Cuando tengas la aplicación en tu dispositivo favorito, solamente tienes que conectarte a un espacio de trabajo para comenzar.

Pasos para abrir una cuenta en slack:

1. Visita la web de slack
2. Haz click en "pruébalo gratis"
3. Haz click en crear un espacio de trabajo.
4. Añade tu correo electrónico y pulsa "continuar"
5. Copia el código que ha llegado al correo electrónico que utilizaste para crear la cuenta.
6. Péga el código en Slack en el espacio en blanco que te muestra el proceso de registro de Slack
7. Añade el nombre de tu empresa o equipo y pulsa "continuar"
8. El siguiente paso dice: ¿En qué está trabajando tu equipo ahora mismo? Aquí puedes añadir, por ejemplo, el nombre de empresa, ya que es un canal abierto. Para que todos los colaboradores puedan ver la información (Es por así decirlo, como un tablón de anuncios)
9. Invita a tus compañeros de trabajo al nuevo espacio creado.
10. ¡Listo! Ya tienes tu cuenta y espacio de trabajo creados en Slack

Mi recomendación es que te descargues la app de ecritorio de Slack, ya que es más intuitiva que la versión online y tiene algunas funciones interesantes que te facilitarán la vida 🙂

Bueno, cuenta creada. Ahora vamos a ver de verdad cómo funciona Slack y cómo podemos sacarle todo el partido a esta herramienta digital imprescindible para la comunicación de tu empresa.

Cómo crear un espacio de trabajo (si ya tienes cuenta de Slack)

Si ya tienes una cuenta creada y quieres crear otro espacio de trabajo en Slack, solo tienes que seguir los sencillos pasos de este video tutorial. Recuerda que este video está basado en la app de Desktop:

Cómo conectarse a un espacio de trabajo

Todo equipo en Slack cuenta con un espacio de trabajo donde comunicarse de forma sencilla. Puede tratarse de canales abiertos o privados, mensajes directos (MD), mensajería instantánea, videoconferencias o intercambio de archivos.

Los espacios de trabajo de esta app suelen ser usados como foros entre diferentes organizaciones. Esto permite unirte a varios espacios a la vez y moverte entre ellos cuando lo necesites.

Cada una de estas salas puede disponer de reglas particulares para la interacción.

Para entrar en un espacio de trabajo, puedes solicitar el acceso o recibir una invitación por correo electrónico:

• Opción 1: solicitar acceso

• Opción 2: recibir y aceptar la invitación de algún miembro del espacio de trabajo. Para registrarte, solamente tienes que entrar al link que viene en el correo.

Cómo cambiar los espacios de trabajo

El siguiente paso en este tutorial de Slack, es la creación de espacios de trabajo.

Cuando creas un espacio de trabajo, tú eres el propietario o administrador. Esta designación te da el poder de crear canales, invitar personas y gestionar diferentes aspectos: iconos, idioma, emojis, horarios...

En otras ocasiones, tú no vas a ser el propietario, pero si el invitado.

Tanto hablemos de la primera o segunda opción, a continuación te mostraré otro capítulo del video tutorial de Slack que tengo en Youtube, donde te enseño cómo cambiar los espacios de trabajo de Slack de forma sencilla:

Cómo conceder acceso a tu espacio de trabajo digital a todos los miembros del equipo

Una vez que entiendes la dinámica del ingreso a los espacios de trabajo, agregar a otros miembros no es tan complicado. Ya sea que lo hagas por equipos, departamento o toda la organización, solo tienes que seguir 3 simples pasos:

1. Busca la etiqueta “Invitar nuevos miembros” y haz click en ella
2. Luego tienes que definir el SSO (Inicio de sesión único) y las demás configuraciones para el equipo.
3. Puedes crear varios grupos de usuarios de acuerdo a los departamentos, como: @equipo-finanzas, @equipo-marketing, @equipo-rrhh...

Cómo trabajar con clientes, proveedores y socios externos en canales compartidos (Slack connect)

Si quieres trabajar con otras personas que no son parte de tu empresa, cuentas con Slack connect. Es una función para compartir canales sin necesidad de abandonar tu espacio de trabajo.

Esta opción está disponible para los planes de pago. Para ello, debes cumplir con 3 pasos:

• Tu empresa envía una invitación a las personas que te gustaría formen parte del canal compartido. El límite de espacios para interactuar es de 19.
• La empresa u organización que recibe la invitación pueden aceptar o rechazar la invitación.
• En caso de aceptarla, el propietario del canal debe dar el visto bueno. Esto también tiene que ocurrir para quien ha sido invitado.

¿Cómo modificar tu perfil de slack?

Una de las primeras tareas en Slack, una vez has hecho el setup básico, es la modificación del perfil. Es un formulario bastante básico que debes llenar con tus datos personales. Los espacios a rellenar son:

• Nombre
• Nombre Slack (opcional)
• Puesto
• Número de contacto
• Zona horaria
• Skype (opcional)
• Foto
• Estatus
• Disponibilidad

Lo de la foto, el estatus y la disponibilidad te lo explico más adelante.

Cambiar tu información de perfil en Slack

Para cambiar tu información de perfil, solamente tienes que hacer lo siguiente:

1. Haz clic a tu nombre en la columna de la derecha
2. Selecciona “Editar perfil” (Edit profile)
3. Rellena el formulario y haz clic en “Salvar cambios” (Save changes)

Pasos para modificar tu foto en Slack:

1. Dentro de la edición de tu perfil, haz clic sobre tu nombre en la esquina superior derecha
2. Haz click donde dice "Subir foto", justo debajo de “Foto de perfil” (Profile photo)
3. Escoge una fotografía para subir
4. Ajústala para que quede bien (cortar/editar)
5. Finaliza con “Guardar cambios”

Te recuerdo que en esta app, la foto debe tener desde 512x512 hasta 1024x1024 pixeles.

CONSEJO PRO: También puedes ir directamente a tu perfil haciendo clic en el logo o foto (si ya le tienes puesta) que encontrarás en la esquina superior derecha.

Cómo cambiar tu status de Slack de ausente a disponible / o viceversa

El estado en tu perfil de Slack ayudará a tus compañeros a saber si estás disponible en ese momento. Esta herramienta en la nube te permite hacerlo mediante la función de “status o avalibility”.

Los pasos para cambiar tu status en Slack son:

1. Dale clic a tu foto en la esquina superior derecha
2. Aprieta en cambiar estado a disponible/ausente
3. ¡Listo!

Cómo cambiar tu estado en Slack para informar de que estás en una reunión, comiendo, etc.

Lo mejor es que veas el video, donde te explico todo lo que puedes hacer con esta función:

¿Cómo crear canales en Slack?

Para saber cómo funciona Slack es importante entender los canales.

Los canales representan espacios para tener conversaciones sobre un tema específico. Parecidos a las comunidades en redes sociales, cada uno tiene un creador, un propósito, reglas, miembros y apps. Usados para la gestión de proyectos, los canales están ubicados en la parte izquierda de la pantalla y tienen varias funciones.

Tipos de canales:

• Canales abiertos: para anuncios que todas las personas de la empresa puedan ver. Se pueden hacer por temáticas o un canal de anuncios de empresa, por ejemplo.
• Canales cerrados: creados para equipos y/o proyectos concretos. Ahí solo pueden interactuar los miembros de ese canal.
• Canales compartidos: estos espacios sirven para conectar tu Slack con el de otro negocio para gestionar equipos y mejorar la comunicación.

Por lo general, cualquier miembro del equipo tiene la facultad para crear un canal al menos que el administrador no permita esta acción. Los invitados no tienen este privilegio. El proceso funciona de esta forma:

Pasos para crear canales en Slack

1. Hacer clic en el + de la etiqueta  “Canales” (Channels) que se encuentra a la izquierda de la pantalla, en la lista de canales y mensajes directos
2. Haz clic a crear canal
3. Introduce un nombre que no exceda los 21 caracteres
4. Puedes agregar una pequeña descripción o finalidad para que compañeros y visitantes sepan de qué va
5. Establece si es un canal cerrado o abierto
6. Haz clic en crear
7. Empieza a invitar a los usuarios de una vez (también puedes hacerlo posteriormente)

Para agregar usuarios posteriormente, entra en el canal y selecciona “Añadir gente”.

¡Pronto añadiremos más videos!