Guía: Cómo aprender a delegar para convertirte en un mejor líder

El mundo ha cambiado. Las personas, sus intereses y su forma de trabajar lo han hecho con él. Por eso, cada vez es más importante liderar equipos de una forma colaborativa.

El tipo de líder autoritario que quiere que las personas hagan lo que él o ella dice,  tiene los días contados.

El liderazgo moderno se basa en hacer que las personas trabajen por un mismo fin y facilitar los mecanismos y herramientas para conseguir los objetivos comunes de la empresa; pero también los objetivos de desarrollo personal de cada persona de tu equipo. Y una de las herramientas más potentes para un manager es la de manejar el arte delegar.

En mi caso, lidero un equipo de 16 personas en plantilla más 10 freelancers que tienen diferentes funciones. ¿Crees que yo mismo soy el que organiza las tareas de mi equipo, las de los freelancers, crea informes de resultados, hace el brainstorming de proyectos nuevos, recopila las facturas de esos autónomos y las envía a pagar, coordina con otros departamentos,… ? Créeme, no me daría ni con 5 vidas.

Por su trascendencia, tanto en tu vida en general como en tu trabajo, en esta guía te mostraré su importancia, cómo identificar la delegación de tareas y los pasos para ejecutarla de manera efectiva.

¿Te vienes?

¿Qué es delegar?

Delegar está asociado con entender en qué momento encomendar cierto grado de responsabilidad a los colaboradores. El hecho de descentralizar decisiones tiene como finalidad elevar el sentido de pertenencia y la productividad del personal. Cuando aplicas este concepto, transfieres autoridad a un empleado para que cumpla con una labor.

Aunque parezca sencillo, aprender a delegar es una de las habilidades más complejas que debemos desarrollar como líderes. Para hacerlo de manera efectiva, necesitas ser un manager que domina la comunicación, establece límites, promueve la confianza y se adapta a las necesidades del equipo. Cuando esto sucede, la delegación del trabajo es más sencilla y contribuyes al desarrollo personal de tu equipo.

Diferencia entre asignación y delegación

Delegar y asignar son conceptos parecidos, pero en realidad existe una diferencia crítica entre ambos. Cuando decides asignar una labor, simplemente le estás indicado a un colaborador que lleve a cabo una acción determinada. Solamente le estás diciendo qué hacer para que siga tus instrucciones.

En cambio, delegar tareas en la empresa implica que estás transfiriendo tus responsabilidades a otra persona. Como líder, estás confiando en un empleado para que reciba una serie de instrucciones, tome las decisiones correspondientes al rol otorgado y asuma la responsabilidad de sus acciones ante los resultados.

Importancia de saber delegar

Saber cómo delegar responsabilidad debe ser un mantra para conseguir un liderazgo efectivo. Cuando tienes la capacidad de delegar actividades, estás ganando tiempo para resolver otros asuntos que pueden ser más fundamentales para el negocio. De igual forma, delegar funciones contribuye a que los empleados mejoren sus competencias, adquieran nuevos conocimientos y adquieran más confianza.

La idea básica detrás de la delegación de tareas consiste en no tener que hacerlo todo por tu cuenta. Más allá de quitarte trabajo de encima, esta facultad te ayuda a identificar quiénes están mejor capacitados para manejar ciertas situaciones. Como resultado, obtienes una gestión de equipos flexible donde los miembros pueden intercambiar roles cuando la ocasión lo requiera.

Tener la disposición a delegar a las personas de tu equipo refleja un liderazgo enfocado en propiciar un clima de confianza y responsabilidad. Como manager preocupado por el desarrollo de trabajadores, les estás mostrando que tienes fe en que pueden conseguir los resultados deseados. Como resultado, ellos te verán como un líder carismático y eficiente que busca su empoderamiento.

¿Por qué la gente teme delegar actividades?

Es un hecho que delegar funciones sirve para impulsar la productividad y el rendimiento, pero no todos los líderes están dispuestos o saben hacerlo. Si lo analizamos con detenimiento, entender cómo delegar eficazmente requiere que te deshagas de algunos mitos y medias verdades sobre este proceso. Entre las razones que impiden su puesta en práctica, hay que mencionar:

Piensan que solo se trata de asignar tareas

Algunas personas piensan que delegar es simplemente pasarle su trabajo a otros y terminan por no hacerlo, por miedo a perder su puesto de trabajo si los demás aprenden a hacer lo que ellas saben. El resultado es que acaban perdiendo más tiempo y consumiendo de manera innecesaria e ineficiente los recursos de la empresa.

En realidad, aprender a delegar significa que tienes la oportunidad de hacer que tu carga de trabajo sea mucho más manejable. No debe verse como una señal de debilidad, sino como una oportunidad para que tus colaboradores crezcan y asuman más responsabilidades. Porque la misión del líder es que todos los componentes del equipo sumen el máximo posible.

Creen que pueden hacerlo mejor

Entre las diversas investigaciones que abordan este tema, una en particular muestra que hay 2 procesos psicológicos que impiden delegar actividades:

  • El efecto de la fe en la supervisión. Esto ocurre cuando el líder tiene la tendencia a creer que una labor hecha bajo supervisión sale mejor que cuando la vigilancia es mucho menor.
  • El efecto de automejora. Esto pasa cuando el manager tiene la inclinación a evaluar con mayor mérito un trabajo terminado en el cual él o ella han tenido una participación más activa.

Ahora te hago una pregunta: Imagina que lideras el departamento de marketing digital de una empresa. Tú has llegado ahí porque tienes una gran visión estratégica, te comunicas bien,.. Llega el momento de lanzar una campaña de facebook Ads. ¿Te sentarías a hacerla tu mismo porque eres el jefe? ¿O quizás te sentarías con un experto en Facebook Ads para hablar de la estrategia en general y después le dejarías desarrollarla completamente? ¿intentarías influir en el proceso o esperarías a los resultados para sacar conclusiones?

Les incomoda ceder el control

Sabemos que dejar el control en manos de otro puede ser difícil, pero para ello debes aceptar que no puedes hacerlo todo solo. Dejar de ser la persona a la que todos acuden requiere de mucha confianza y perspectiva, incluso en los mejores ambientes.

Al momento de propiciar una gestión de equipos eficientes, hace falta recordar que tus colaboradores quieren hacer un buen trabajo y tener éxito. Cuando pones en manos de otros tu destino y viceversa la gente rara vez te va a hacer quedar mal.

Les preocupa que delegar tome más tiempo

Otro obstáculo frecuente para delegar tareas en la empresa tiene que ver con creer que enseñar una actividad consume más tiempo que hacerla tú mismo. Aunque esto pueda ser cierto la primera vez, con los días esto cambiará. Ya no tendrás que dedicarle tiempo porque ni siquiera la harás.

Imagina por un momento que te toma 8 horas en guiar a alguien para realizar una actividad que haces en una hora todas las semanas. Después de 8 semanas, habrás entrenado a otro para que ejecute la tarea que te correspondía. El resultado: recuperaste el tiempo invertido en capacitación y ahora dispones de una hora extra.

Tienen miedo de que el equipo no sepa cómo manejar un mayor nivel de responsabilidad

La única forma de romper este miedo es probando. Existen personas a las que les gusta ser llevadas en volandas. Pero para la mayoría, aceptar la responsabilidad es un reto motivador y van a intentar hacer todo lo posible para devolver esa confianza. Quizás necesiten un tiempo de ajuste y tu apoyo en un principio, pero pronto te darás cuenta de que ese miedo que tenías no es más que eso, un miedo.

Quieren llevarse todo el crédito por el éxito de un proyecto

El ego juega un papel muy importante en nuestras vidas. Y en las empresas existe mucho, lamentablemente. El ego lleva muchas veces a tomar decisiones erróneas, como el de querer hacer todo por ti mismo para llevarte todo el crédito del proyecto o acción.

¿La realidad? El ego solo bloquea tu éxito y el de los que te rodean.

La complejidad de los proyectos exige contar con un equipo cualificado, donde la comunicación fluya, para poder llevarlo a cabo. Si eres capaz de conseguir esto como manager, serás capaz también de crear más proyectos de éxito.

¿Conclusión? Aumentará tu valoración como líder dentro de la empresa, porque eres capaz de multiplicar el rendimiento de tu equipo.

Piensan que su staff está sobrecargado y sienten que no deben darles más trabajo

Si a  ti también te pasa esto, ¿es la realidad o es lo que tú crees? ¿has preguntado a tu equipo por este tema? ¿Está sobrecargado por la cantidad de tareas o por cómo está estructurada la forma de trabajar?

Mi consejo: Hablar con ellos directamente sobre su carga de trabajo y preguntar abiertamente quién estaría interesado en tomar la responsabilidad de las nuevas tareas delegadas.

Les preocupa que su jefe que su trabajo no es importante

Muchos managers piensan que si delegan muchas tareas, llegará u momento en el que su jefe piense

¿Pero qué hace esta persona todo el día? Podría ahorrarme un gran sueldo, ya que la mayoría de tareas las realizan otras personas.

Si tu jefe piensa así, quizás es la hora de cambiar de empresa 🙂 Pero lo que quiere un jefe es que tú, como manager, saques el mayor partido de los miembros de tu equipo y no que acumules la mayor cantidad de tareas posible.

¿Por qué? Porque las tareas compartidas te darán la posibilidad de crecer exponencialmente. Y si el rendimiento de tu equipo crece exponencialmente a la vez que se mantienen o incluso se reduce el estrés, los resultados serán con total seguridad mucho mejores.

Piénsalo:

  1. Delegas todas las tareas que piensas que te quitan un tiempo innecesario o que crees que otras personas pueden hacer mejor.
  2. Empiezas a dedicarle el tiempo a esas tareas que dan un mayor valor a la empresa.
  3. Los miembros de tu equipo gestionan las tareas que mejor se les dan o las que más les motivan.
  4. Se crea un clima de confianza y comunicación fluida que repercute de forma positiva en el trabajo del equipo.

¿Crees que a medio/largo plazo los resultados de tu departamento mejorarán o empeorarán? Si crees lo mismo que yo, sigue leyendo.

Cómo determinar si hace falta delegar

Otra de los motivos por los cuales cuesta tanto descentralizar decisiones es que los líderes no saben con certeza qué delegar. Para cualquier manager, especialmente los que entran a una nueva organización, hay tareas que debería asumir y otras que tendría que encomendar a sus colaboradores.

Si quieres tener una idea más clara sobre qué funciones delegar, te recomiendo hacer una auditoría siguiendo esta clasificación:

  • Insignificantes. Son las que consumen poco tiempo, pero que se pueden acumular si no son atendidas. Agendar reuniones/citas, comprar pasajes, borrar emails, etc., son cosas para un asistente.
  • Tediosas. Son aquellas que haces sin pensar y de manera repetida, como copiar y pegar información sobre posibles clientes. Si delegas estas actividades, tendrás más tiempo para realizar las que realmente crean mayor valor para la empresa.
  • Consumidoras (tiempo). Las actividades que toman tiempo pueden ser divididas en partes más pequeñas y delegar lo más sencillo a otros empleados (o aquellas tareas en las que sean expertos). De esa forma podrás agilizar el trabajo.
  • Transmisibles. Puede que en la lista tengas algunas funciones que puedes enseñar a otros para que las completen. Si no requieren de experticia específica y puedes entrenar al personal, son buenas candidatas para la delegación.
  • Indomables. Son aquellas actividades para las cuales no tienes conocimientos ni habilidades y te toman 5 veces más que a personas más capacitadas. Si el personal domina mejor las competencias que no posees, deja que ellos se ocupen.
  • Programadas. Siempre es mejor que manejes aquellas labores que tienen una fecha de entrega asignada. En caso de que no te alcance el tiempo para completarlas todas, te sugerimos confiar en tu equipo para cumplir con tus fechas de entrega.

Cuándo deberías delegar tareas en la empresa

En combinación con lo anterior, para entender cómo delegar responsabilidades hay que saber qué tanto control debes tener sobre una situación. De acuerdo a Jürgen Appelo, existen 7 niveles de delegación que sirven como herramienta eficaz para establecer el grado de responsabilidad para cada miembro de tu equipo de trabajo.

El nivel más básico en la delegación de trabajo es cuando les dices a las personas lo que tienen que hacer. Este enfoque coarta el desarrollo de los trabajadores y les ofrece pocas oportunidades de intentar cosas nuevas o diferentes. Si puedes ceder todo el control (nivel 7), facilitas el empoderamiento de todo el personal.

Además, saber delegar te permite comprender la dinámica de emparejar a los empleados con aquellas tareas que se ajustan mejor a sus competencias. Cuando puedes aplicar esta premisa, estás garantizando los resultados esperados y un rendimiento superior. Para delegar tareas de manera efectiva, considera lo siguiente:

  • ¿Quién en vez de ti? Debes preguntarte primero: ¿Quién puede hacer esta tarea por mí? Aquí lo importante es delegar tantas labores como sea posible para que puedas atender las cosas que son más importantes para el éxito del negocio.
  • ¿Quién mejor que tú? También debes resolver la interrogante: ¿Quién puede hacer este trabajo mejor que yo? Los managers efectivos se distinguen por encontrar talento complementario con dones superiores en áreas especializadas. Si hay alguien que lo puede hacer mejor y más rápido, dale la confianza que merece.
  • ¿Se puede hacer a un menor coste? Al evaluar el trabajo en cuestión, debes preguntarte: ¿Quién puede hacerlo a un menor coste? Muchas empresas han descubierto que usar el outsourcing para ciertas operaciones especializadas resulta más rápido y barato. Se ha vuelto común delegar tareas a terceros para ahorrar recursos y enfocarse en otras áreas estratégicas.
  • ¿Se puede eliminar? Puedes consultar con otros si la actividad en cuestión no es necesaria o qué pasaría si no se ejecuta. Existe una gran variedad de procesos dentro de una organización que sobran, lo cual puede mejorar la efectividad general de la dinámica laboral sin que esto represente una pérdida de productividad.

Cómo aplicar la matriz de Eisenhower para delegar funciones

La matriz de Eisenhower, que puedes revisar con más detalle en este post, es una herramienta muy útil para priorizar tareas. Es un gráfico conformado por 4 cuadrantes, donde cada uno representa un nivel de urgencia. Este método para mejorar la toma de decisiones está diseñado para administrar el tiempo de forma eficiente y descentralizar decisiones.Matriz de Eisenhower

Este sistema estructurado, concebido por el presidente Eisenhower, favorece a líderes o managers encargados de tomar decisiones. Si tu tiempo es limitado, esta metodología divide las actividades urgentes de aquellas importantes. Bien aprovechada, sirve para filtrar las labores que puedes delegar y las que debes atender personalmente por ser más críticas.

Teniendo en cuenta los requisitos para delegar autoridad, la distribución de la matriz está dividida así:

  • 1er cuadrante. Son las tareas urgentes e importantes que debes atender lo antes posible para evitar efectos negativos.
  • 2º cuadrante. Son actividades importantes, pero no urgentes que puedes cumplir en un plazo más amplio.
  • 3er cuadrante. Incluye el trabajo importante más no urgente. Con no es prioritario, puedes delegarlas a tu equipo.
  • 4º cuadrante. Corresponde a labores que bien pueden ser eliminadas o delegadas, ya no son relevantes para cumplir tus objetivos.

Cómo delegar tareas de manera efectiva (guía paso a paso)

Entender cómo delegar eficazmente exige que también sepas empoderar a tu equipo para saber aprovechar sus competencias. El proceso de delegación de trabajo está compuesto por 7 niveles (Appelo), los cuales sirven para distribuir la autoridad dentro de una organización. Para complementar este conocimiento, te sugiero tomar nota de estos consejos:

1. Elige a la persona correcta para el trabajo

Buena parte de ser un líder efectivo tiene que ver con saber cuáles son las fortalezas, debilidades y personalidades de tus empleados. Cuando tienes la necesidad de delegar actividades para un proyecto que requiere mucha colaboración, tienes que elegir a las personas adecuadas. Antes de irte por alguien que le gusta trabajar solo, reúne a los que prefieren hacerlo en equipo.

Una vez que hayas hecho la auditoría correspondiente a la delegación de tareas, tienes una lista que debes atender. Lo más recomendable en esta instancia es que te sientes con tu equipo para hablar sobre la distribución de cargas. Si quieres elevar la confianza y el compromiso, deja que cada quien escoja lo que más le interesa.

Si no estás seguro de a quién delegar en tu equipo, te sugiero que utilices la idea del DAFO personal con cada uno de ellos. Identifica donde pueden añadir valor y dónde hay oportunidades de crecimiento e invita a esa persona a hacerse responsable de esa tarea o proyecto

2. Explica por qué estás delegando

Habrá momentos en que decidas encomendar a tus colaboradores una labor sin previo aviso. Cuando esto ocurre, lo más aconsejable es que les des un poco de contexto para que entiendan mejor los motivos detrás de la responsabilidad otorgada. Esta explicación está orientada a mostrar interés por el desarrollo de trabajadores y construye una cultura de confianza.

El hecho de explicarles tu elección también sirve para que ellos vean en cada tarea delegada una oportunidad para mejorar sus habilidades y tener más responsabilidades. De igual forma, si se trata de personal que está empezando en la empresa, muéstrales apoyo y comunicación continua. Con los más experimentados, toma en cuenta su experiencia y opinión.

3. Entrega las instrucciones adecuadas

En los entornos empresariales, resulta crítico explicar a los empleados la necesidad del proyecto, qué esperas de ellos y qué plazo tienen. Cuando saben qué es lo que esperas, están más dispuestos a entregar resultados. Como líder efectivo, debes comunicar información precisa para evitar el micromanagement y favorecer un plan de acción que fluya.

Antes de delegar métodos, te sugiero encomendar resultados. Por ejemplo, en vez de comunicarles “consigan esos leads”, es mejor decirles:

“Vamos a hacer una campaña para conseguir leads cualificados, relacionados con este user persona. El objetivo final es que esos leads entren en nuestro embudo de conversión y generemos un 2% de tasa de  conversión.

Ahora saben qué es exactamente lo que quieres y los objetivos que quieres alcanzar. No importa cómo aborden la tarea ni la perfección, sino el resultado esperado.

4. Establece plazos definidos

Más allá de las expectativas, el liderazgo efectivo utiliza las metas y los plazos para evaluar el progreso del proyecto sin necesidad de micro managing. En este sentido, los “deadlines” son importantes para evitar que el colaborador deje todo para última hora. Aunque tenga dificultades para cumplir con los objetivos más pequeños, siempre tiene tiempo para corregir.

Apelando a la metodología lean o ágil, todo buen proyecto debe contar con un plazo estimado de finalización. Esta planificación debe incluir revisiones e informes periódicos para conocer si hay algún problema o alguien necesita apoyo. Así el personal puede recibir orientación para que conseguir los resultados esperados en el plazo marcado.

5. Apoya a tus empleados

El desarrollo de los trabajadores dentro de una organización ocurre de varias maneras. Lo más importante es ofrecerles apoyo, capacitación y las herramientas para que exploten todo su potencial. Para ello, debes proporcionarles recursos y entrenamiento que les permita adquirir nuevas habilidades o mejorar las existentes.

Muchas veces, como manager debes ayudar al empleado para que vea qué está haciendo bien y cómo podría ser más eficiente. Dentro del proceso de delegación  de trabajo, el feedback continuo sirve para monitorear y estar al tanto de los progresos. Durante un proyecto, pregúntales si necesitan apoyo, hazles saber que confías en ellos y que pueden acudir a ti cuando las cosas se compliquen.

5. Delega autoridad y responsabilidad

Una de las razones por las cuales una empresa presenta problemas para descentralizar decisiones surge por la falta de empoderamiento. Esto impide que los colaboradores actúen conforme a la situación por no tener suficiente autoridad. La consecuencia natural es que el trabajo se paralice y la consulta hace que las actividades tomen más tiempo.

Como líder, debes saber cómo delegar responsabilidades para tareas específicas si no quieres estar encima de los miembros de tu equipo o terminando de hacer su trabajo. Ya que debería ser al revés, tienes que fomentar una cultura organizacional donde el personal sienta que puede tomar decisiones, consultar cuando haga falta y hacer lo necesario para cumplir.

6. Revisa el trabajo y utiliza la gerencia por excepción

Un buen manager es aquel que no tiene la necesidad de culpar a un empleado cuando decide encomendarle una actividad determinada y algo sale mal. Para que esto no pase, debes revisar las actividades del equipo una vez que estén terminadas. De esta forma garantizas que lo hagan bien y puedes guiarlos sobre alguna mejora para alcanzar los objetivos siguientes.

También te recomiendo gerenciar por excepción. Esto implica que, si todo está saliendo bien, el trabajador no tiene que reportarte a cada rato. Si no te informa sobre algún incidente, entonces sabes que todo marcha según el plan. Mientras no ocurra una excepción que exija tu intervención, este tipo de delegación ahorra tiempo y facilita la eficiencia.

La metodología Scrum está formada por un sistema de reuniones cortas diarias (15 minutos) más una semanal donde se hace un repaso de la semana y se planifican actividades para la siguiente. Esas reuniones cortas son el momento perfecto para que los miembros de tu equipo puedan dar feedback sobre sus problemas o inquietudes. De esa forma, tu equipo podrá reaccionar de forma más ágil ante los problemas,.. y no esperar a que se acabe el plazo de entrega del proyecto para ponerlos sobre la mesa.

7. Recuerda mostrar tu agradecimiento

Uno de los requisitos para delegar autoridad y ser un buen gerente requiere que aprecies cualquier logro, por pequeño que sea. Este reconocimiento sobre el progreso de los colaboradores sirve para mantenerlos motivados.

En la medida que les hagas saber que sus esfuerzos son valorados, tendrás a un equipo más comprometido, dedicado y efectivo.

Aunque no lo parezca, mostrar agradecimiento cuando los empleados alcanzan una meta no resulta tan sencillo de aprender. Por eso es importante mostrarles los detalles específicos de aquello que están haciendo bien para que tengan un mapa de cómo seguir teniendo éxito. Si lo haces, contribuyes a la satisfacción laboral, generas mayor identificación con el proyecto común y, por tanto, generas un mayor rendimiento.

Conclusión

Como todo lo que vale la pena, aprender a delegar no va a suceder de la noche a la mañana. Espero que con las herramientas y los consejos de esta guía, puedas entender mejor cómo funciona este proceso e ir desarrollando esta habilidad blanda tan importante para la gestión de equipos de alto rendimiento.

Recuerda que parte del significado de delegar implica empoderar, conceder autonomía y pasar autoridad a otras personas. Aunque al principio puede asustarte perder control, estas acciones sirven también para aliviar tu carga de trabajo, generar confianza y una dinámica más eficiente. Mientras más intentes delegar tareas en la empresa, crecerás como líder y contribuirás al desarrollo personal del staff. Además, te centrarás en las tareas que pueden reportar un mayor valor a la empresa. ¿Te acuerdas de la Ley de Pareto? 😉

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