Matriz de Eisenhower para priorizar tareas (ejemplo y plantilla incluídos)

¿Te ha pasado alguna vez que tienes muchas tareas pendientes y no sabes por dónde empezar?

Esto nos pasa a todos. En un principio, con una sencilla lista de tareas se puede manejar. El problema es que según van creciendo esas tareas y la complejidad de las mismas, se va necesitando un mayor grado de sofisticación en la toma de decisiones. O por decirlo de otra forma, cuando el tiempo que tienes libre se va reduciendo por la carga de trabajo, tareas,…

¿Un ejemplo? Cuando empiezas a liderar a un  equipo de trabajo. Y esto va aumentando, en función del tamaño del equipo y los proyectos que se llevan a cabo. O cuando se acerca la temporada de exámenes en la Universidad.

¿Otro ejemplo? ¡Cuando tienes niños!

Pero bueno, vamos a empezar por la base, que es la toma de decisiones. Porque si tomas las decisiones adecuadas, conseguirás más con menos esfuerzo. Así de simple.

Para ello te voy a explicar una de las herramientas de productividad más populares para dejar de procrastinar y poner tu mundo en orden: la matriz de Eisenhower.

Este es un método popularizado por Stephen Covey en su famoso libro 7 hábitos de las personas altamente efectivas, el cual permite a las personas gestionar mejor su tiempo aprendiendo a priorizar tareas.

Tareas pendientes

Ahora te voy a contar un poco más en profundidad qué es y para que sirve la matriz de Eisenhower. Pero si ya lo ves claro, pasa directamente al tutorial que te tengo preparado haciendo click aquí. Tú eliges 🙂

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Qué es la matriz de Eisenhower

La matriz de Eisenhower es una herramienta muy eficaz para administrar el tiempo de una mejor manera, organizando todas tus actividades de acuerdo a su grado de importancia y/o urgencia. Para ello, el método propone dividir las tareas pendientes en cuatro cuadrantes distintos, situando cada actividad en un cuadrante específico correspondiente al nivel de prioridad que dicha tarea necesite.

Con este método de toma de decisiones, puedes determinar qué tareas debes hacer primero y cuáles puedes dejar de lado para retomarlas en otro momento o incluso desecharlas de ser necesario; lo cual te ahorrará una inmensa cantidad de tiempo, al centrarte en las tareas más importantes y con las que obtendrás un mayor output.

La matriz puede representarse fácilmente de manera gráfica, lo cual permite visualizar de una forma óptima tu lista de tareas por orden de urgencia.

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Un poco de historia del creador

La matriz o cuadro de Eisenhower debe su nombre al genio en la gestión del tiempo Dwight D. Eisenhower, quien además de haber sido un gran político y estratega militar, fue el 34º presidente de los Estados Unidos. Eisenhower participó en la Segunda Guerra Mundial siendo Comandante Supremo de las Fuerzas Aliadas y General del Ejército.

Debido a su estatus y posición en el ejército, Dwight tuvo que enfrentarse a una gran cantidad de decisiones difíciles y tareas que tenía que delegar por el poco tiempo con el que contaba para atender un gran conjunto de actividades.

Por esta rezón, Eisenhower se vio en la obligación de gestionar de una manera eficiente su tiempo para reducir tensiones y poder cumplir con la mayoría de las actividades diarias.

¡Imagina la carga de responsabilidad que llevaba en sus hombros!

Logros como manejar las tensiones de la Guerra Fría, dar fin a la guerra en Corea, la construcción de un eficiente sistema de autopistas, entre muchos otros se le atribuyen a Eisenhower por su elaborado sistema para ordenar correctamente sus prioridades según la importancia y urgencia que estas actividades tuviesen.

Te interesará leer: ¿Qué es el pensamiento estratégico y cómo aplicarlo?

Aunque se le considera el creador de este sistema de gestión del tiempo y toma de decisiones, es importante destacar que su popularidad se debe al autor estadounidense Stephen Covey. Y es que, fue gracias a su best seller Los siete hábitos de las personas altamente efectivas que esta herramienta pudo llegar a una mayor cantidad de personas.

Por ello, a esta herramienta también se le conoce como matriz de Covey o cuadrante de Covey.

Para qué sirve la matriz de Eisenhower

La matriz de Eisenhower te permite establecer un sistema de toma de decisiones enfocado en distinguir entre lo urgente y lo importante. De esta manera, puedes dedicarle el tiempo necesario a cada actividad para cumplir con cada uno de tus objetivos y metas a corto, medio y largo plazo.

Sin duda alguna, los beneficios de una herramienta de este tipo son innumerables, pero dentro de los más importantes se destacan:

El modelo es altamente recomendado para personas que ocupan puestos de decisión en sus empresas, ya que tienen un tiempo limitado y deben tomar decisiones rápidas y acertadas. Un ejemplo claro son las startups, donde los cambios se suceden de forma mucho más pronunciada que en empresas más tradicionales.

Pero también se puede aplicar en el día a día de cualquier persona, que quiera poner un poco de orden en su vida. 🙂

Utilizar la matriz de Eisenhower te ayudará a mantener el enfoque y a descartar todas aquellas tareas que son una distracción y que no contribuyen en tu desarrollo tanto personal como profesional. Lo ideal es salir rápidamente de las tareas urgentes e importantes para que puedas invertir la mayor parte del tiempo en actividades productivas que puedas desarrollar poco a poco y que a la larga te guíen al éxito.

¿Porqué es tan difícil priorizar tareas?

Si te parece complicado priorizar tareas para no sentirte abrumado con todo lo que debes hacer, debes saber que esto tiene que ver con la dificultad que tenemos los seres humanos para tomar decisiones.

Según diversas investigaciones, la toma de decisiones está íntimamente vinculada con las emociones; ya que las dos partes del cerebro que se encargan de estas áreas, la corteza orbitofrontal y la amígdala, suelen trabajar juntas cuando procesamos pensamientos complicados. Por ello cuando se siente ansiedad o depresión, hay imposibilidad de tomar decisiones.

Una forma de reducir la carga emocional en la toma de decisiones es utilizar un sistema de gestión del tiempo como la matriz de Dwight Eisenhower, ya que así podrás acostumbrarte a identificar con mayor rapidez y facilidad las tareas importantes y urgentes de las que no lo son.

¿Cómo utilizar la matriz de gestión del tiempo de Eisenhower?

IMPORTANTE: Antes de empezar, quiero que leas esto con detenimiento y lo recuerdes siempre.

Existe una Ley de gestión del tiempo que debes conocer. Se llama el principio de Pareto (regla 80/20) . Esta ley se puede aplicar en muchos aspectos de la vida y los negocios. Pero cuando hablamos de productividad y toma de decisiones, viene a decir lo siguiente:

El 20% de las tareas que haces, producen el 80% de tus resultados.

Un ejemplo, a nivel de empresa:

el 20% de tus clientes producen el 80% de tus beneficios

Ten la Ley de Pareto presente cuando estés trabajando con la matriz de Eisenhower y verás que las decisiones serán mucho más fáciles y rápidas.

Bueno, vamos a lío.

Como te mencioné anteriormente, la matriz de Eisenhower se representa gráficamente por medio de cuatro cuadrantes distintos que servirán para separar tu lista de actividades y poder visualizar la urgencia de cada una de las tareas. Por esta razón, la eficacia de este método depende en gran medida de la correcta identificación de las prioridades para determinar cuáles atender primero.

Matriz de Eisenhower

 

Para gestionar mejor el tiempo con ayuda de la matriz es importante conocer cómo funciona individualmente cada cuadrante:

Primer cuadrante

El cuadrante número uno se ubica en la parte superior izquierda. En él se deben colocar todas aquellas tareas que son tanto importantes como urgentes. Es decir, todas las actividades que deben realizarse de inmediato o a corto plazo. Estas actividades no se pueden postergar, ya que el no hacerlas puede acarrear consecuencias muy negativas.

Por ejemplo, en los negocios puede significar responder un correo a un cliente con carácter de urgencia. En la vida cotidiana, podría ser acudir al médico en situación de emergencia.

Segundo cuadrante

Este cuadrante se ubica en la parte superior derecha de la matriz. Aquí se debe añadir todo el conjunto de actividades que son importantes, pero no urgentes. Las tareas puestas en este cuadrante son significativas y traen consigo muchos beneficios, pero pueden cumplirse a largo plazo. Por ello tienes cierta holgura para decidir cuándo comenzar a hacerlas y no generan tanto estrés como las actividades del cuadrante 1.

Por ejemplo, estudiar una carrera para obtener un título, proponerse a cumplir con una rutina de ejercicios en beneficio a tu salud o las tareas importantes que tienes que realizar con el objetivo de entregar un proyecto dentro de un mes.

Tercer cuadrante

El tercer cuadrante ocupa la parte inferior izquierda de la gráfica. Corresponde a todas aquellas tareas que son urgentes, pero no importantes. Este tipo de actividades pueden no ser prioritarias y por lo general son tareas que otras personas podrían hacer por ti.

Es decir, si estás atendiendo asuntos verdaderamente importantes que necesiten de tu tiempo, puedes delegar estas tareas o hacerlas una vez terminadas las del primer cuadrante.

Cuarto cuadrante

Este es el cuadrante que tiene menor prioridad de todos. Está ubicado en la parte inferior derecha y contiene las tareas que pueden eliminarse, ya que representan una pérdida de tiempo y no te ayudan a cumplir tus metas. Son actividades que no son ni urgentes ni importantes, están en el último lugar de la lista ya que es mejor invertir el tiempo en cosas más productivas, como por ejemplo las tareas del cuadrante 2.

Cuando hablamos de productividad personal. Algunas de las actividades que se identifican en este cuadrante son ver series de televisión o jugar videojuegos. ¿Te gustan? Sí ¿Son importantes para conseguir tus objetivos? No

Una vez asignada cada actividad a un cuadrante específico es bastante sencillo visualizar cuáles son las tareas que requieren de tu atención temprana, las que pueden esperar un poco más de tiempo para realizarlas o las que no son relevantes y no te afectan en nada si no las haces.

Ejemplo de la matriz de Eisenhower

Ahora que sabes qué función tiene cada cuadrante y qué tipo de tareas debes colocar en cada uno, es importante que aprendas a ubicar bien tus actividades en cada uno de ellos. Para ayudarte, te explico un ejemplo general y muy sencillo de cómo se utiliza la matriz de Eisenhower para priorizar tareas: El equipo de cirugía de un hospital.

Tareas

  1. Un paciente ingresa de emergencia con apendicitis aguda
  2. Tres personas necesitan una cirugía bariátrica. Un procedimiento quirúrgico para reducir el estómago del paciente
  3. Hacer una encuesta de satisfacción sobre el hospital

Cuadrante 1 – Hacer

Recuerda que este es el cuadrante de lo importante y urgente, al cual también se le conoce como cuadrante de estrés porque las tareas de esta sección por su relevancia pueden provocarlo. Para saber bien qué tareas van en esta sección debes preguntarte si solo las puedes hacer tú y si es importante que lo hagas ya. Utilizando el ejemplo de un hospital se puede entender qué tipo de tareas entra en este cuadrante.

El paciente que entra de urgencia con apendicitis aguda, será urgente operarlo y debe hacerse en un corto plazo.

Cuadrante 2 – Programar en el calendario

Si la tarea solo la puedes hacer tú, pero se puede posponer, entonces entra en este cuadrante porque se establece un horario para ella.

Siguiendo el ejemplo del hospital, una tarea adecuada para este cuadrante sería la cirugía bariátrica. Este procedimiento quirúrgico, aunque es importante para quien lo solicita, no es urgente, por lo que puede ser agendado para llevarse a cabo en una fecha cercana pero no inmediata.

Cuadrante 3 – Delegar

Aquí quiero hacer una distinción. Porque según la Matriz de Eisenhower, la tarea se delega porque es urgente pero no importante. Pero en nuestro caso, puede que haya una tarea urgente e importante que no puedas hacer tú.

Volvamos al caso del hospital y del paciente con apendicitis aguda que es trasladado de urgencia al hospital.

Evidentemente el asunto es urgente. Pero puede darse el caso de que no haya una sala de operaciones disponible en el hospital. Por lo tanto, es necesario buscar en otros hospitales cercanos que pueden realizar la cirugía de inmediato. En este caso, el asunto se delega a otra persona.

Cuadrante 4 – Eliminar

También llamado cuadrante de escape, es el que concentra las tareas de menor importancia, aquellas que incluso podrían eliminarse sin problema.

En este último ejemplo podemos hablar de la realización de una encuesta anual a los pacientes del hospital. Los datos de esta podrían resultar útiles para el centro médico, pero no deben hacerla ellos (pueden contratar a alguien para ello) ni tampoco debe hacerse ahora mismo. A fin de cuentas podría programarse a largo plazo, para hacerla en algún momento del año.

Descarga la plantilla de la matriz de Eisenhower

Como puedes comprobar, la matriz de prioridades de Eisenhower es una herramienta excelente para organizar tus tareas de forma más eficiente. ¡Ahora sólo te queda probarla!

Matriz de Eisenhower editable

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