16 consejos para trabajar en remoto con un equipo de manera eficiente

La globalización ha afectado a muchos aspectos de nuestra vida y el trabajo es uno de ellos. En un mundo interconectado el trabajo tradicional es un concepto obsoleto. Hoy en día hay muchos equipos que trabajan desde lugares diferentes, e incluso desde países diferentes.

Trabajar en remoto con un equipo es un reto, no vamos a negarlo. Pero es posible hacerlo de forma eficiente y lo cierto es que si consigues que funcione la productividad aumentará de forma exponencial. Piensa en los ahorros en desplazamientos, en tiempo y en la mejora de calidad de vida que supone el trabajo en remoto.

Uno de los grandes retos de trabajar en remoto con un equipo es cómo organizarse. Son muchas las preguntas que hay que responder: qué herramientas usar, cómo comunicarse, cómo monitorizar el trabajo, de qué manera gestionar los proyectos que implican a varias personas… Existen muchos más recursos de los que podría parecer a primera vista y de hecho son muchas las empresas que han incorporado trabajar online como una práctica parcial dentro de la jornada de sus trabajadores y las herramientas en la nube que permiten una adecuada gestión de dicho trabajo no paran de crecer.

Muchas startup se han creado con varios socios trabajando desde lugares diferentes y han logrado facturaciones de grandes cifras y cada vez son más los nómadas digitales que viajan por el mundo mientras realizan su trabajo desde un ordenador. Los ejemplos son muchos y dispares pero nos dicen que trabajar en remoto no solo es posible sino que de hecho es mucho más beneficioso para ambas partes. Se gana en calidad de vida, se ahorran costes y en definitiva se gana en felicidad y eficiencia.

¿Por qué el trabajo remoto te hace más feliz y eficiente?

Puede que si oyes afirmar que el trabajo remoto nos hace más felices y eficientes te parezca cuando menos una suposición bienintencionada. Pero en realidad podemos decir que estamos hablando de un hecho comprobado. Tomemos por ejemplo este estudio de un profesor de Standford y publicado por el National Bureau of Economic Research. Este estudio tomó a 250 voluntarios que trabajaban en la misma empresa, la mitad lo hacían desde su casa y la otra mitad acudía a las oficinas. El estudio se llevó a cabo durante 9 meses y estos fueron los resultados que se obtuvieron:

• La empresa, CTrip, ahorró unos 2000$ anuales por cada empleado en concepto de espacio de trabajo.
• Los empleados que trabajaban desde casa eran un 13.5% más eficientes que los que lo hacían desde la oficina.
• Los trabajadores que realizaban trabajo remoto estaban más comprometidos con su empleo, en concreto un 9% más que el resto.
• Los trabajadores que se quedaban en casa se ponían menos enfermos y pedían menos permisos.
• La tasa de desgaste era un 50% mejor en los trabajadores que habían escogido trabajar desde casa.
• Y aunque la felicidad es difícil de medir, lo que sí podemos afirmar es que los empleados que trabajaban desde casa reportaron una mayor satisfacción con su empleo que los que lo hacían desde las oficinas de la empresa.

Aunque se trata de un estudio concreto y con una muestra que puede considerarse pequeña lo cierto es que todo apunta a que el trabajo desde casa permite trabajar de manera eficiente. Las ventajas son claras, y no solo para los trabajadores sino también para la empresa.

Pero, ¿por qué trabajar desde casa nos hace más felices y eficientes?

Porque evita distracciones y conversaciones improductivas que están a la orden del día en la oficina. Y porque nos permite conciliar mejor la vida familiar y laboral y nos ahorra gastos y tiempo en desplazamientos.

Este estudio no es el único, los resultados de este experimento son muy parecidos a otro estudio de Gallup, según el cual los empleados que trabajan desde casa están bastante más predispuestos (41%) que el resto (30%) a desarrollar engagement con la empresa.

Por supuesto no todo iba a ser positivo, el trabajo remoto requiere de una serie de características para que resulte productivo. El pero más importante es evitar la cama, la nevera y la tele, las tres grandes amenazas que tenemos en casa. Es muy importante haber creado un espacio de trabajo, la disciplina y las herramientas de comunicación para poder trabajar en equipo. Pero todo esto lo veremos en el apartado de consejos en el que vamos a ayudarte con tips para que trabajar desde casa se convierta en un sueño y no en una pesadilla.

¿Por qué trabajar desde casa debería ser una práctica habitual en las empresas?

El trabajo en una oficina durante 8 horas diarias está comenzando a quedarse obsoleto. Un trabajador que desempeña su labor desde su domicilio ahorra costes para la empresa y para si mismo, al tiempo que mejora su productividad y su calidad de vida. Parece demostrado que se reduce el absentismo laboral y la rotación de empleados disminuye, algo que afecta enormemente a la productividad en una empresa.

Beneficios para la empresa

• Reducción de costes por empleado en espacio de trabajo
• Disminución de los permisos por enfermedad o asuntos propios
• Mayor engagement con la empresa de los empleados
• Mayor productividad de los empleados
• Los trabajadores se quedan más tiempo en la empresa, disminuyendo la rotación
• Más posibilidades en la selección del personal, con el trabajo remoto la distancia ya no es un problema. Podemos contratar a los mejores profesionales con independencia de que vivan en la ciudad donde tiene sede la empresa o no.

Beneficios para el trabajador

• Importante ahorro en costes de transporte, ropa y otros gastos (con lo que tienen una mejor percepción del salario recibido)
• Ahorro en tiempo, en las grandes ciudades los desplazamientos pueden suponer hasta un 20% de la jornada laboral efectiva diaria.
• Mejor conciliación familiar

Algunas grandes compañías como Basecamp, Buffer, Zapier o Help Scout operan con el 100% de su plantilla en remoto, demostrando que este modelo es posible. Otras compañías como Dell, Oracle, Adobe o Salesforce tienen un modelo mixto, con una parte importante de sus plantillas trabajando desde casa. La economía digital es un valor claramente en auge y cada vez más y más empresas están acogiendo este modelo de trabajo a distancia.

Y por supuesto está la figura del nómada digital que desempeña su labor mientras se mueve por el mundo, sin ningún tipo de atadura ya que lo único que necesita para poder trabajar es su ordenador y una conexión a internet. Estos nómadas digitales crean verdaderos negocios online en los que cualquier vestigio físico no existe y son la expresión más extrema del teletrabajo.

Pero que sea posible y que sea beneficioso no implica necesariamente que sea sencillo. El trabajo en remoto supone un reto para empresa, trabajadores o freelancers. No está exento de algunos peligros derivados de las distracciones, la falta de disciplina o de simplemente compartir espacio de descanso y trabajo bajo el mismo techo. Pero si grandes empresas lo han conseguido hay que pensar que es posible. Vamos, pues con los consejos que tenemos preparados para que el trabajo remoto sea verdaderamente beneficioso y productivo. Si estás pensando en trabajar por tu cuenta, quieres implantar el trabajo a distancia en tu empresa o ya eres freelancer seguro que te vendrán geniales.

Consejos para un trabajo remoto productivo

Comunicación, comunicación y comunicación

Aunque pueda parecer que el trabajo remoto es solitario porque no existe contacto físico lo cierto es que la comunicación es vital. Un equipo remoto tiene que poder comunicarse de forma muy fluida y directa para conseguir que el trabajo sea productivo. Una de las herramientas preferidas por las empresas para la comunicación interna escrita es Slack, una herramienta de comunicación de equipos que cuenta con un servicio de mensajería, intercambio de archivos, búsqueda avanzada y un sinfín de integraciones.

La importancia de “verse las caras”

Si bien chatear en un entorno adecuado de comunicación interna es lo más directo e inmediato hay ocasiones en las que una videoconferencia de unos minutos puede ser mucho más efectiva. No subestimes el poder de la comunicación “cara a cara” como el método más eficaz de resolver algunas cuestiones. El mismo Slack tiene opción de llamada con vídeo, otras de las aplicaciones más utilizadas son Skype y Google Hangouts.

Es importante que utilices una herramienta de vídeo y no solo de audio. Está demostrado que una gran parte de la comunicación en la vida real se basa en en el lenguaje no verbal, por lo que una conversación de audio solo no establecerá un adecuado canal de comunicación con tu equipo.

Espacio de trabajo

En una oficina el espacio está preparado para el trabajo pero cuando tu oficina está en tu domicilio el espacio muchas veces se comparte con otros usos. Sin embargo este es un factor importantísimo para la productividad. Debes escoger un espacio de trabajo que no uses con otros fines, lo ideal es disponer de una habitación pero si no te es posible entonces deberías tener al menos un espacio dentro de una habitación.

Por supuesto una mesa amplia y una silla cómoda son indispensables. La luz natural es muy deseable pero en caso de que sea escasa deberás completarla con una buena iluminación artificial.

Ten a mano todo lo que puedes necesitar para tu trabajo y asegúrate de que el entorno es propicio a la concentración y que no existen a tu alrededor distracciones.

Tómate descansos

En la oficina parece natural una charla en el pasillo de unos minutos o la pausa del café pero si trabajas desde casa estos descansos son menos obvios. Deberías levantarte de la mesa, caminar unos pasos y descansar la vista de la pantalla cada dos horas al menos. Está demostrado que este sencillo hábito mejora la productividad, a veces basta con ir a la cocina a tomar un vaso de agua o asomarse a la ventana.

¡Muévete! Puedes hacerlo

Una de las ventajas de trabajar en remoto es que puedes hacerlo desde cualquier sitio. Si bien es necesario establecer un sitio y un horario estable el cambiar de lugar de trabajo ocasionalmente rompe la rutina, potencia la creatividad y te proporciona mayor bienestar. Puedes trabajar parte de tu jornada desde un café con buena conexión wifi, desde una biblioteca o incluso desde un parque o tu terraza si hace buen tiempo. No tengas miedo a estas posibilidades, un sitio inspirador y agradable será muy beneficioso para tu creatividad y mejorará tu productividad.

Trabaja de pie o las standing desks

Diferentes estudios como éste de WebMD o éste de American Journal of Epidemiology afirman que pasar muchas horas al día sentado puede tener graves consecuencias negativas para la salud, hasta el punto de que se calcula que la gente que se sienta la mayor parte del día tiene un 54% más de probabilidades de morir de un ataque al corazón.

No queremos ser alarmistas pero existe una tendencia al alza del uso de las standing desks o mesas para trabajar de pie.

Otra ventaja más es que de pie hay algunos músculos que se activan y por tanto se queman más calorías que estando sentados. Aunque hay opiniones respecto al tema ¡te recomendamos probarlo!

No olvides tu vida social

Cuando trabajamos desde casa podemos tender a descuidar nuestra vida social. No caigas en este error, todos necesitamos el contacto de persona a persona con nuestros semejantes así que queda con tus amigos regularmente. También puedes ampliar tu círculo de amistades a través de lugares como Linkedin o unirte a grupos y comunidades de los temas que te interesen. Sea como sea ¡soziabiliza!

Haz ejercicio

Si trabajas desde casa es posible que tu actividad física se reduzca bastante. Establece una rutina diaria de ejercicio físico y cúmplela para que tu salud no se resienta. Es recomendable realizar como mínimo 30 minutos diarios de ejercicio físico. Además, ten en cuenta que no se trata solo de cuidar tu salud. El ejercicio te vuelve más creativo y más productivo ¡y además te hará sentir mejor!

Establece tus horarios

Cuando compartes espacio para tu vida laboral y tu vida personal es muy importante mantener cada cosa en su sitio. Es fácil que acabes mezclando todo y poniendo una lavadora mientras contestas una llamada o respondiendo a un email mientras ves tu serie favorita desde el sofá si no estableces límites. Delimita tus horas de trabajo y una vez termines da por finalizada la jornada hasta el día siguiente.

Si usas el móvil para el trabajo, ten una tarjeta solo para el trabajo

Si necesitas usar el teléfono móvil te recomendamos tener una número exclusivo para el trabajo separado de tu número personal aunque trabajes desde casa. No le des el teléfono fijo o el móvil personal a tus clientes. Una vez terminada la jornada podrás apagar el móvil y dejar un mensaje con el horario en el que te encontrarán disponible al día siguiente.

Delega

Es probable que cuando comiences a trabajar desde casa tengas la impresión de que dispones de muchísimo tiempo. Pero aunque es cierto que vas a ahorrar tiempo en desplazamientos al final las horas del día no se estiran. No pretendas hacerlo absolutamente todo. Delega y comparte tareas para que tu trabajo continúe siendo productivo.

Lleva un registro de lo que estás ahorrando

Puede ser una buena idea poner una hucha en casa y depositar en ella lo que gastabas en gasolina o en la máquina de café. Cuando menos lo esperes podrás darte un buen capricho gracias a estos ahorros o simplemente aumentar tu fondo de emergencias.

Si no vives solo deja claro que estás trabajando

A veces puede parecer que como estás en casa puedes encargarte de llevar un paquete a correos o de hacer la compra. Si no vives solo asegúrate de que tu pareja, familia o compañeros de piso comprenden que aunque estés en casa estás trabajando así que no puedes dedicar tu horario de trabajo a otras tareas al igual que ellos.

Cuida tu aspecto y el de tu espacio

Si vas a realizar una videollamada a un cliente o a un socio o colaborador tanto el entorno como tu aspecto y vestimenta deberían ser adecuados. No queremos decir que tengas que vestirte con traje y corbata cada día si no es necesario pero ten en cuenta que quizás estar en pijama todo el día tampoco sea lo más adecuado.

Usa las herramientas adecuadas para mantener a tu equipo cohesionado

Ya hemos mencionado algunas de ellas, pero las herramientas colaborativas como Slack, Trello o Google Drive son fundamentales si vas a trabajar en equipo de forma remota. Es esencial que los proyectos en los que intervienen varias personas se encuentren en estas valiosas plataformas que además son gratuitas.

Establece un espacio para la distensión con el equipo

Si vivís en la misma ciudad quizás podéis quedar una vez al mes, en caso contrario quizás una distendida charla por Skype los viernes sea una buena idea. Cualquier otra propuesta será completamente válida, pero es importante que todo el contacto no se restrinja al trabajo y que se deje un espacio para el ocio aunque sea remoto.

Esperamos que este artículo te haya sido de mucha utilidad y que tu trabajo en remoto sea mucho más productivo gracias a nuestros consejos.