Las mejores herramientas de gestión de proyectos, con automatizaciones, sincronización de documentos y mucho más
Gestionar proyectos es una tarea que necesita de tiempo y mucha organización. En el pasado las personas confiaban en las agendas físicas para administrar su tiempo y en las reuniones, llamadas y correos para sincronizar el trabajo.
Sin embargo, con el auge de las tecnologías de la información y la comunicación este trabajo se ha hecho más sencillo, en especial por el uso de los software de gestión de proyectos.
Las herramientas de project management son ideales para gestionar tareas y proyectos online en tiempo real, ya sea de tipo profesional o personal. Gracias a estos recursos se optimiza el tiempo y los recursos poder distribuir las tareas de una forma más rápida y eficiente.
Muchas empresas han comenzado a utilizarlas no solo porque optimizan el tiempo, sino también porque permiten que los equipos de trabajo se coordinen sin tener que estar en un mismo espacio físico. Hoy día el teletrabajo es una realidad cada vez más asentada, así como el trabajo freelance. Este tipo de trabajadores forman parte de organizaciones de todo tipo y ubicadas en cualquier parte del mundo, y para estos profesionales las herramientas de trabajo colaborativo son la mejor solución.
Contenido del artículo
Por qué deberíamos utilizar herramientas de gestión de proyectos
Es muy probable que hayas escuchado hablar de las herramientas de gestión de proyectos o incluso que hayas probado alguna de ellas. La razón por la muchos apuestan por ellas es porque ofrecen muchos beneficios a las empresas y a los grupos de trabajo. Así que, si estás pensando en utilizar una, antes de contarte cuáles son las mejores opciones disponibles, es importante que tengas claro cuáles son las ventajas que ofrecen.
Permiten la gestión de tareas desde cualquier lugar: Las aplicaciones para la gestión de proyectos en la nube están disponibles en todo tipo de equipos, lo que significa que podrás gestionar las tareas desde un dispositivo móvil o desde un ordenador. Lo mejor de todo es que puedes hacerlo desde donde quieras, siempre y cuando cuentes con una conexión a Internet.
Impulsan una mejor comunicación entre los miembros de un equipo: La comunicación entre los compañeros de trabajo es fundamental, sobre todo entre quienes trabajan en un mismo proyecto. Estas herramientas incentivan la comunicación constante, dado que todos tienen acceso a las tareas y a los avances, y porque muchos sistemas incluyen chats tanto grupales como privados para que se hagan todas las consultas necesarias.
Gestionan de forma eficiente las entregas: Con estas herramientas se lleva un mejor control y organización de las actividades pendientes. Por tanto, son excelentes para agilizar las tareas porque permiten establecer recordatorios, así como fechas con los plazos de entrega.
Permiten compartir documentos: Los software para gestionar proyectos también tienen la ventaja de ser sistemas muy completos. No solo permiten la organización de tareas y la comunicación entre los miembros de los equipos de trabajo, sino que además permiten compartir documentos online en la misma plataforma. Así no hará falta saltar a otros sistemas como el correo electrónico para revisar archivos enviados.
Facilitan el seguimiento del trabajo: Dado que todos los procesos de asignación y entrega de tareas se realizan por esta vía, los responsables de la gestión interna pueden hacer seguimiento al trabajo realizado. Es decir, pueden conocer en tiempo real cuál es el grado de ejecución de una tarea, cuánto ha tomado, si han habido contratiempos y por qué y con base en toda la información recabada tomar decisiones.
Cómo seleccionar la mejor herramienta online de project management: Criterios a tener en cuenta
Si buscas un gestor de proyectos debes saber que hay muchas opciones. No todas funcionan igual y tampoco se adaptan de la misma forma a todas las empresas. Por ello, es importante saber cómo elegir el mejor acorde a las necesidades de tu equipo de trabajo. No obstante, toda buena herramienta de gestión debe contar con ciertos factores clave. Estos son los criterios a tener en cuenta al momento de elegir un software.
Funciones avanzadas: Además de permitirte hacer un cronograma de tareas, asignar trabajos y compartir archivos, las herramientas de gestión de proyectos deben permitir funciones más avanzadas como bloquear agendas, función de prioridad de tareas, informes de seguimiento de proyectos y usuarios, etc. La idea es que sea una aplicación completa que no te haga tener que recurrir a otros medios.
Facilidad de uso: Al ser una herramienta que será utilizada por muchas personas, que pueden tener diferentes edades y conocimientos de tecnología, es importante que tenga una interfaz de usuario intuitiva. Esto significa que sea fácil de usar, ya que así se dedicará menos tiempo y esfuerzo para la capacitación del personal. Además, de su facilidad de uso dependerá el éxito de su implementación.
Capacidad de integración: El objetivo de estas herramientas de gestión es mejorar los procesos de trabajo de la empresa. Por ello, es importante que sean capaces de integrarse con otras aplicaciones como correo electrónico o de permitir la importación o exportación de ficheros de Microsoft Office u otros programas.
Seguridad: También es importante elegir una aplicación que esté respaldada por un proveedor confiable. Esto es esencial porque no solo garantiza la seguridad de la información que se comparte a través de la plataforma, sino que además te da la garantía de que estará activo en todo momento y que, además, podrás recibir soporte cuando lo necesites.
Precio: Otro aspecto que debes considerar en las herramientas de gestión de proyectos es lo que cuestan. Podrás encontrar softwares gratuitos o con planes básicos que no te costarán nada, pero la mayoría tienen planes avanzados en los que incluyen más funcionalidades y que te costará desde unos pocos euros hasta cientos, dependiendo de la cantidad de usuarios que puedan utilizarlo o de lo que ofrezcan.
Mejores herramientas de gestión de proyectos online
Ahora que conoces las ventajas que tienen las aplicaciones para la gestión de proyectos y lo que deberías considerar al momento de elegir una, puedes seleccionar el saftware idóneo para mi empresa. ¿Sabes cuál es la mejor? Las opciones son variadas, pero para ayudarte a elegir la más indicada te presentamos una pequeña lista con las mejores alternativas.
ClickUp
ClickUp es una plataforma de gestión de proyectos que ofrece una gran variedad de funcionalidades para ayudar a equipos de todos los tamaños a organizar su trabajo y colaborar de forma efectiva.
Entre las principales características de ClickUp se encuentran:
Gestión de proyectos: Permite crear proyectos, tareas y subtareas, asignar responsabilidades, establecer plazos y realizar un seguimiento del progreso.
Colaboración: Ofrece una variedad de herramientas para facilitar la colaboración entre los miembros del equipo, como comentarios, chat y reuniones.
Automatización de tareas: Permite conectar todas las partes del proyecto. Tareas, documentación, timeline, para redducir el tiempo en tareas repetitivas y los fallos en tareas manuales
Integraciones: Se integra con más de 1.000 aplicaciones, lo que permite a los equipos conectar sus herramientas favoritas.
Algunos de los beneficios de utilizar ClickUp incluyen:
Mejora de la productividad: ClickUp ayuda a los equipos a mantenerse organizados y enfocados, lo que puede conducir a una mayor productividad.
Aumento de la colaboración: ClickUp facilita la colaboración entre los miembros del equipo, lo que puede conducir a una mayor eficiencia y creatividad.
Reducción de los costes: ClickUp puede ayudar a las empresas a reducir los costes al automatizar tareas y mejorar la eficiencia.
ClickUp es una herramienta de gestión de proyectos completa y versátil, que puede ayudar a los equipos a ser más productivos y eficientes. Es una buena opción para empresas de todos los tamaños y sectores.
Notion es una plataforma de productividad que ofrece una gran variedad de funcionalidades para ayudar a personas y equipos a organizar su trabajo, crear contenido y colaborar de forma efectiva.
Entre sus principales características de Notion se encuentran:
Gestión de proyectos: Permite crear proyectos, tareas y subtareas, asignar responsabilidades, establecer plazos y realizar un seguimiento del progreso.
Creación de contenido: Ofrece una variedad de herramientas para crear documentos, hojas de cálculo, bases de datos, páginas web, wikis y mucho más.
Colaboración: Facilita la colaboración entre los miembros del equipo, con herramientas como comentarios, chat y reuniones.
Algunos de los beneficios de utilizar Notion incluyen:
Mejora de la productividad: Ayuda a las personas y los equipos a mantenerse organizados y enfocados, lo que puede conducir a una mayor productividad.
Aumento de la creatividad: Ofrece una variedad de herramientas para crear contenido de forma atractiva y efectiva.
Mejora de la colaboración: Facilita la colaboración entre los miembros del equipo, lo que puede conducir a una mayor eficiencia y productividad.
Notion es una herramienta eficaz que puede ayudar a las personas y los equipos a ser más productivos, creativos y colaborativos. Es una buena opción para cualquier persona o empresa que quiera mejorar su forma de trabajar.
Coda es una herramienta de productividad y colaboración que combina las funcionalidades de un procesador de textos con las de una base de datos. Esto permite a los usuarios crear documentos dinámicos e interactivos que pueden utilizarse para organizar el trabajo, colaborar con otros y crear contenido de forma atractiva.
Entre las principales características de Coda se encuentran:
Documentos interactivos: Coda permite crear documentos que incluyen elementos dinámicos, como tablas, gráficos, listas, encuestas, etc. Estos elementos pueden actualizarse en tiempo real, lo que facilita la colaboración y la toma de decisiones.
Gestión de proyectos: Coda ofrece una variedad de funcionalidades para la gestión de proyectos, como la creación de tareas, la asignación de responsabilidades, el seguimiento del progreso y la creación de informes.
Colaboración: Coda facilita la colaboración entre los miembros del equipo, con herramientas como comentarios, chat y reuniones.
Coda es una herramienta flexible que puede adaptarse a las necesidades de cualquier persona o equipo. Es una buena opción para empresas, autónomos, estudiantes y cualquier persona que quiera ser más productivo y organizado.
Algunos de los beneficios de utilizar Coda incluyen:
Mejora de la productividad: Coda ayuda a las personas y los equipos a mantenerse organizados y enfocados, lo que puede conducir a una mayor productividad.
Aumento de la colaboración: Coda facilita la colaboración entre los miembros del equipo, lo que puede conducir a una mayor eficiencia y productividad.
Mejora de la creatividad: Coda ofrece una variedad de herramientas para crear contenido de forma atractiva y efectiva.
Coda es una herramienta eficaz que puede ayudar a las personas y los equipos a ser más productivos, creativos y colaborativos. Es una buena opción para cualquier persona o empresa que quiera mejorar su forma de trabajar.
Monday.com
Una de las herramientas más usadas por equipos de trabajo es Monday. Se trata de una aplicación simple e intuitiva con la que podrás administrar el trabajo, cumplir con los plazos y comunicarte con tus colegas. Es también una gran solución para simplificar las discusiones, ver quién está trabajando en qué y mantener a todos al tanto del progreso de las tareas.
Monday ofrece diferentes planes con precios variados según el número de usuarios que lo utilicen, pero ningún plan es gratuito, solo ofrece un periodo de prueba sin coste. El plan más básico permite hasta 5 usuarios y cuesta 25 dólares al mes. Como nota negativa, no se integra con Gmail.
Características principales:
Permite la gestión visual y monitarización de proyectos de forma sencilla.
Se integra con Dropbox, Google Drive, Zapier y otras herramientas en la nube similares de administración y trabajo compartido.
Ofrece muchas opciones de personalización.
Muestra informes y analíticas sencillos y prácticos.
Flujos de trabajo y plantillas personalizables.
Mantiene archivos, conversaciones, listas de control en un solo lugar.
Para quienes buscan una herramienta de gestión de proyectos fácil de usar, muy visual y gratuita, Trello es sin duda la mejor opción. Te permite organizar toda la información de tus proyectos en tarjetas y en ellas puedes colocar toda la información que quieras, desde descripciones hasta fechas de vencimiento. Este tipo de aplicaciones es utilizada con metodolog#ias de gestión de proyectos como Kanban o Scrum.
Podrás asignar tareas a los usuarios que participan en los tableros y hacer comentarios que pueden ser respondidos por los participantes. También muestra un registro de la actividad para que puedas monitorear el trabajo. Puedes usarlo de forma gratuita y si quieres más funcionalidades, integraciones y seguridad avanzada podrás ampliar el plan a uno pago.
Características principales:
Sus tableros visuales facilitan tanto la organización como el seguimiento de tareas.
Puedes agregar comentarios, archivos adjuntos, etiquetas, checklists, etc. a las tarjetas de Trello.
Trabaja con un intuitivo sistema de arrastrar y soltar que permite cambiar el estado de las tareas de manera sencilla, rápida y cómoda.
Se pueden añadir colaboradores a las tarjetas para que realicen el seguimiento del ticket.
Permite integrar aplicaciones directamente en tu workflow.
Otra alternativa que te ayudará a gestionar tus proyectos es Asana. Es una herramienta en la nube con la que podrás planificar los trabajos en equipo. Ya sea para gestionar encargos de clientes, llevar a cabo una campaña de marketing o preparar el lanzamiento de un nuevo servicio u producto, podrás llevar el control con esta app.
Ofrece tres planes: una versión gratuita, una premium y otra para empresa. Si tienes un negocio unipersonal o un grupo de trabajo pequeño, la versión gratuita te funcionará perfectamente. El único inconveniente es que no permite el acceso si estás fuera de línea.
Características
Tiene una Interfaz sencilla e intuitiva.
Ofrece actualizaciones en tiempo real para que los usuarios vean rápidamente los cambios más recientes que se han hecho.
Integra una función de prioridad de tareas para mejorar la productividad.
Permite enviar notificar a los empleados a través de una bandeja de entrada personalizada.
Permite asignar tareas y compartir detalles, además de agregar plazos de entrega.
Puedes planificar el proyecto de forma visual para ver cómo se traza cada paso.
Es un software de gestión de proyectos muy completo y versátil utilizado por grandes organizaciones, aunque también funciona para freelancers de cualquier sector. Sin embargo, está pensada para ser usada por equipos crecientes con el objetivo de mejorar la productividad porque unifica todos los niveles de un proyecto.
ProofHub facilita los flujos de trabajo y de gestión con funciones para eliminar la necesidad de utilizar herramientas diferentes. No tiene una versión gratuita y si quieres comenzar a utilizarla el coste será de 45 dólares mensuales, aunque también existe una versión más costosa que permite la gestión de un número de proyectos ilimitado y ofrece opciones más avanzadas.
Características más destacadas:
Herramientas para testear y realizar anotaciones online.
Zoho Projects destaca como una herramienta simple de administración de proyectos gracias a su interfaz intuitiva rediseñada. Con esta plataforma podrás convertir un proyecto complejo en unidades más pequeñas para hacerlas más fáciles de gestionar. Llama la atención porque ofrece cuadros e informes con datos de los progresos hechos en cada tarea.
Asimismo, recoge datos sobre los colaboradores y su disponibilidad; si están libres, desocupados o saturados de trabajo. Tiene varios planes de suscripción, siendo el más básico el que admite hasta 20 proyectos y cuesta 20 dólares. El plan más costoso cuesta 100 dólares mensuales. Sin embargo, hay un plan gratuito, que, si bien admite un solo proyecto y apenas 10 MB de memoria, podría ser suficiente para comenzar.
Características principales:
Los hitos, las listas de tareas y las tareas te ayudan a organizar proyectos complejos.
Los diagramas de Gantt detallan de forma visual el proyecto y su progreso.
Permite registrar las horas facturables y no facturables utilizando hojas de horas.
Permite registrar problemas y hacer un seguimiento de los mismos.
Se integra con ZOHO CRM y otras herramientas como Google Apps e Issue Tracker para registrar incidencias.
Ofrece analíticas avanzadas.
Conecta a todos los miembros del equipo, incluso si trabajan en remoto.
Wrike es uno de los mejores softwares de gestión de tareas en la nube que puedes encontrar. Es un sistema robusto y versátil que ayuda a los equipos de trabajo a coordinar mejor las tareas y a comunicarse de forma óptima. Lo mejor de todo es que permite establecer prioridades y alinear a los equipos para trabajar de manera más rápida e inteligente.
Una de sus cualidades es que permite obtener informes sobre el grado de ejecución y desarrollo de los proyectos en tiempo real. Ofrecen una versión gratuita para equipos pequeños con un máximo de 5 usuarios, pero también un paquete profesional que cuesta 9.80 dólares por usuario al mes.
Características a destacar:
Permite crear metas y establecer prioridades.
Gráficos de Gantt interactivos, asignación de recursos y plantillas.
Flujos de trabajo y campos personalizables.
Las tareas se pueden sincronizar con los calendarios de Google, Outlook y iCalendar.
Proporciona información precisa y actualizada a los clientes.
Ayuda a convertir una estrategia en un plan procesable y aplicable.
Jira es una solución de planificación de proyectos orientada sobre todo al desarrollo web, que permite optimizar la productividad de los equipos de trabajo. Es ideal para gestionar entornos colaborativos cuando se necesita trabajar en una estructura, agrupación y flujo de trabajo determinado.
Ofrece un registro de horas sobre las tareas y destaca porque todos los miembros del equipo pueden planificar su trabajo diario de diferentes formas, sea creando incidencias, historias de usuario e incluso asignando tareas y subtareas a los demás miembros. Además, es compatible con metodologías como kanban, scrum u otras. Tiene diferentes planes dependiendo de la cantidad de usuarios. El más barato es la tarifa de 1,10 dólares por usuario, pero para una plantilla de más de 250 personas.
Características a destacar:
El equipo de trabajo puede personalizar la planificación a tu gusto.
Permite priorizar la información porque se pueden ordenar las incidencias, historias de usuarios o tareas con tan solo arrastrar y soltar.
Muestra una visión global sobre el trabajo del equipo, sin importar si están en una misma ubicación o en remoto.
El uso de cualquiera de estas herramientas mejorará la productividad de los equipos de trabajo. Elige la que mejor se adapte a las necesidades de tu empresa y la que te ofrezca el plan más conveniente.
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