Qué es el teletrabajo: Ventajas, desventajas, ley y diferencia con el trabajo a distancia

La presencia del nuevo coronavirus (covid-19) ha puesto el foco sobre la necesidad de disponer del teletrabajo en situaciones de emergencia. Debido a su importancia para el futuro de las economías nacionales, haremos un repaso para que conozcas mejor sus aspectos más importantes.

Qué es el teletrabajo

El teletrabajo es una forma de desarrollar el trabajo fuera de la oficina, realizándolo en casa, o en otro lugar. Es decir, el trabajador, o profesional independiente, ejerce su actividad profesional sin tener la necesidad de ir a la empresa, ni debe visitar las instalaciones para cumplir con su cargo. Esta dinámica de trabajo remoto se caracteriza por el cumplimiento de objetivos.

La implementación del trabajo a distancia ha ido creciendo conforme los dueños de negocios van flexibilizando los horarios y adoptando las medidas para hacerlo viable. Mediante apps, plataformas de integración, ecosistemas en la nube y otras tecnologías, las empresas pueden impulsar esta modalidad siempre que su operatividad y sus objetivos no se vean alterados.

Trabajar desde casa es una alternativa que está cada vez más presente en diferentes sociedades alrededor del mundo. Por ejemplo, en Suecia casi el 40% de los colaboradores usa esta opción, y en EEUU casi un 30% se dedica a trabajar en remoto. En cambio, en España la adopción ha sido menor, con apenas un 7% de empleados bajo este esquema.

La adopción del teletrabajo suele estar asociada con personal cualificado: técnicos, investigadores, intelectuales, administradores/contables, comerciales, ejecutivos y directivos. En este sentido, las multinacionales y megacorporaciones son las más inclinadas a implementar el trabajo a distancia sin afectar la eficiencia operativa ni la productividad de los equipos laborales.

¿Qué diferencias establece la ley entre el teletrabajo y el trabajo a distancia?

A primera vista, puede parecerte que no existe ninguna diferencia entre el teletrabajo y el trabajo desde casa. La verdad, hay unas sutiles variaciones en lo que respecta a estos conceptos. Aunque estas 2 modalidades hacen referencia al trabajo a distancia, la ley establece lo siguiente:

• El teletrabajo y el trabajo remoto pueden hacerse desde el domicilio o cualquier lugar fuera de la empresa. No obstante, para el primero se aplica un contrato normal presencial que incluye un software designado y para el segundo no.
• Si usas tus equipos, conexión a internet y otros recursos estando bajo la modalidad de teletrabajo, el empleador debe compensarte por los gastos que asumas. Esto no pasa con la opción de trabajar desde casa.
• La última diferencia está relacionada con el cumplimiento de la normativa de seguridad y salud en el entorno laboral. En el trabajo remoto la empresa se encarga de informar al colaborador sobre estos temas y queda en sus manos el cumplir la normativa. Si sufre un accidente en su hogar, el empleador no será responsable, cosa que sí sucede con el teletrabajo.

Teletrabajo, trabajo remoto y trabajo a distancia, son en esencia lo mismo. La diferencia puede estar en lo que refleje tu contrato de trabajo y, por tanto, lo que la ley diga sobre el mismo.

Como ejemplo: tu contrato dispone de un epígrafe sobre teletrabajo que dice que tu zona de trabajo es tu hogar ¿Qué ocurre si tienes un accidente en tu horario laboral fuera de tu domicilio? En un coworking espace, por ejemplo.

Importancia del teletrabajo

La importancia del teletrabajo está siendo magnificada por los problemas causados por el Covid-19, la imposición del distanciamiento social y la imposibilidad de ir a los lugares de trabajo. Las empresas que adoptaron el trabajo a distancia, principalmente incluyendo procesos, o algunos procesos, de transformación digital a su estructura empresarial, son las que en este momento han podido mantener sus operaciones, evitando despedir a su personal y protegiendo a los ciudadanos frente al contagio.

Trabajar desde casa tiene más beneficios para los negocios que contras. En primer lugar, les permite reducir costes de servicios asociados con las instalaciones y los recursos para gestionar una oficina. En segundo lugar, cuando se establecen las condiciones óptimas, diversos estudios demuestran que los teletrabajadores son más eficientes, productivos, responsables, al tiempo que están más motivados y comprometidos.

Modalidades de teletrabajo

Cuando revisamos las modalidades específicas de trabajo a distancia, encontramos 3 tipos:

• Domicilio. Como indica su nombre, es cuando el empleado se dedica a trabajar desde casa y ejerce sus labores profesionales en la comodidad de su hogar.
• Móvil. Es una combinación del anterior con el agregado de mayor movilidad. Es decir, puede que varios días trabaje desde un café o un coworking, y otros días lo haga desde su casa.
• Telecentro. En esta modalidad, el empleador tiene más injerencia, ya que dispone de un espacio específico para que los teletrabajadores cumplan con su labor. Por lo general, son instalaciones lejos de la sede principal.

Efecto del Covid-19 sobre el aumento del trabajo a distancia y una buena oportunidad para las empresas

En este momento, se está hablando mucho más de trabajar desde casa por la pandemia causada por el nuevo coronavirus. Las razones principales para ello son variadas, como resguardar la salud de los trabajadores, evitar la propagación del virus en el entorno laboral y mantener las operaciones para sopesar las pérdidas por el Covid-19.

En este caso de fuerza mayor, el trabajo a distancia se ha convertido en una solución fundamental para que muchos negocios puedan seguir operando. Aunque empresarios, y emprendedores, aún tengan sus dudas sobre la productividad cuando se aplica esta modalidad de trabajo, los estudios indican que la flexibilidad laboral mejora la eficiencia, la conciliación familiar y la satisfacción del personal.

En una situación de emergencia como la que estamos viviendo, muchas compañías pueden seguir a flote favoreciendo el trabajo desde casa. Por otro lado, colaboran con las pautas de distanciamiento social/cuarentena establecidas por los gobiernos y pueden reducir, hasta cierto punto, el coste que está provocando este virus sobre la economía mundial.

Ventajas e inconvenientes del teletrabajo para las empresas

La adopción del trabajo remoto puede que no sea una tarea sencilla para muchas empresas que no poseen la tecnología, la infraestructura técnica, los protocolos de seguridad ni las pautas de gestión para hacerlo. Aun así, es importante sopesar los pros y contras de esta modalidad para tu negocio:

Ventajas

Los beneficios más importantes del teletrabajo para tu negocio pueden ser:

• Aprovechamiento de un mismo cargo. Dependiendo de la carga horaria que tengan los teletrabajadores, puedes suplir las actividades de un solo puesto usando a varias personas.
• Reducción del absentismo. Ya que el teletrabajador no tiene que acudir a la oficina y cumple las actividades asignadas a su propio ritmo, asume mayor responsabilidad. La empresa no penaliza su ausencia, sino que usa otros indicadores para medir su eficiencia.
• Ahorro de costes. Estando en casa o en el lugar que se decida tomar para trabajar, el teletrabajador usa sus propios recursos para hacer sus actividades y no tiene que desplazarse a la oficina. Esto puede significar mayor productividad, menos costes operativos y menor uso de recursos en las instalaciones.
• Mayor satisfacción laboral. Está demostrado que los empleados motivados, comprometidos, con posibilidades de capacitación y conciliación familiar, están más satisfechos. Esto eleva su rendimiento, están más orientados a cumplir sus metas y aumentan su productividad, lo que se traduce en mayor rentabilidad para el negocio.

Desventajas

Entre los problemas que causa trabajar en remoto, podríamos destacar:

• Riesgos de ciberseguridad. El teletrabajo incluye varios desafíos para las empresas. Éstas tienen que adoptar una serie de medidas para evitar infiltraciones a sus sistemas, ataques malintencionados, pérdida de información y otros riesgos. Puede que para algunas empresas estas políticas de seguridad sean inviables.
• Posibles fugas de información. Si el teletrabajador usa su equipo, o uno de la compañía, para hacer sus labores, puede acceder a información sensible. Dependiendo del nivel de acceso, se hace difícil controlar el robo, o copiado de datos, algo que requiere de restricciones bien definidas.
• Cambio de cultura organizacional. En España se confunde el tiempo en la oficina con la productividad, presencialismo. Cambiar esta mentalidad no es sencillo y las empresas que buscan sobrevivir a las exigencias del mercado deben entender que la dinámica laboral es otra.

Ventajas y desventajas del teletrabajo para el trabajador

Así como hay pros y contras de tener teletrabajadores en la empresa, no puedes dejar de analizar los beneficios que esta modalidad le ofrece al personal, y también sus inconvenientes.

Beneficios

Las ventajas del trabajo a distancia para quien lo realiza son varias, por lo cual señalaremos las más importantes:

• Reducción de gastos. Estando en casa o trabajando cerca del hogar implica menos gastos en gasolina, tickets de transporte público, comida en la calle e incluso ropa. Cuando sacas la cuenta del dinero invertido en ir cada día a la oficina, el ahorro puede ser sustancial.
• Mayor flexibilidad laboral. Indiferentemente de que trabajes para un negocio, seas emprendedor o freelancer, puedes escoger la mejor hora para hacer tus labores. Esto te da la oportunidad de usar el momento en que te sientes más productivo, como la mañana o la noche. Además, puedes atender a compromisos sociales con más facilidad.
• Menos estrés. Trabajar en casa te permite disponer de tu propio espacio y no tener que lidiar con un clima laboral complicado. Esta opción limita las reuniones de trabajo sin sentido y el apuro para llegar a tiempo, elimina los embotellamientos de tráfico y otras situaciones estresantes. Como eliminas varias preocupaciones habituales, esto termina beneficiando tu salud mental y física.
• Más tiempo con la familia. Dentro del salario emocional del empleado, la conciliación familiar se ha vuelto esencial para su rendimiento. Contar con un horario flexible y no tener que estar en la oficina facilita invertir tiempo con los hijos, la pareja y compartir mucho más en familia sin las demandas de un trabajo convencional.
• Ahorro de tiempo. Trabajar a distancia puede representar un uso más eficiente del tiempo. Sin tener que preparase para ir a trabajar, sin traslados de una o dos horas, sin atascos en horas pico y otras incidencias fuera de casa. Por lo tanto, es posible invertir ese tiempo en otras actividades más placenteras y menos estresantes.

Inconvenientes

Los principales inconvenientes de trabajar desde casa son:

• Poca interacción humana. Para la gran mayoría de los teletrabajadores, la principal preocupación es el aislamiento y la soledad en el trabajo. Generalmente, no hay pausas para tomarse un café con colegas de trabajo, almorzar con ellos o hacer planes para el fin de semana. En vez de interactuar con compañeros, estarás dedicado a tus labores, a la atención de clientes y a una que otra reunión virtual.
• Las distracciones de casa. Así como el hogar puede ser tu santuario, también puede ser tu perdición. Salir a hacer la compra, limpiar la casa, cocinar, atender a los niños, las redes sociales o la televisión; hay muchas cosas dentro de tu casa que pueden interponerse en tu rutina. Por este motivo, trabajar a distancia requiere de mucha disciplina y una buena organización.
• Posibilidad de mermar tu productividad. El punto anterior puede incidir de forma decisiva sobre el trabajo que puedas culminar durante la jornada. Hay gente que es más productiva cuando la presionan, o tienen un jefe que está encima y atento de lo que hacen. La falta de motivación y las distracciones suelen minar el rendimiento.

Factores a tener en cuenta a la hora de implantar el teletrabajo

Si pretendes implantar el trabajo a distancia, considera estos factores:

A nivel humano:

1. Crear dinámicas y rutinas de trabajo saludables y basadas en la confianza. Con la finalidad de que cada quien sepa su rol, la empresa debe instaurar una serie de protocolos con los cuales todos estén familiarizados. Estas directrices determinarán las condiciones laborales, la organización interna y la dinámica de trabajo para los teletrabajadores.
2. Promover el teambuilding. No todo debe ser trabajo a distancia, ya que las personas necesitan tener cierta afinidad con quienes colaboran. Muchas empresas, startups o proyectos, facilitan la interacción mediante eventos mensuales, trimestrales o anuales para que el personal se conozca. Excursiones, paseos, dinámicas y otras actividades, sirven para establecer una vinculación mayor con el equipo.
3. Respetar los derechos de los trabajadores. Salvo por ciertos beneficios que le corresponden al personal presencial, los teletrabajadores poseen los mismos derechos y obligaciones. Esto implica que deben contar con vacaciones, permisos, descansos diarios, movilidad, posibilidades de promoción, capacitación, compensaciones y demás. A esto hay que sumar, el que tienen derecho a desconectarse fuera del horario laboral y tener intimidad sin que estén vigilados todo el tiempo.

A nivel organizativo:

1. Definir objetivos: la implantación del teletrabajo requiere de buena coordinación y metas claras para que se ejecuten los objetivos planteados. Esto significa asignar una lista de tareas diaria para el personal a través de una plataforma que permita medir el grado de cumplimiento.
2. Formar a los empleados en las nuevas tecnologías: las innovaciones dentro del campo del trabajo remoto son muchas y la empresa debe aplicar las más convenientes según su modelo de negocios. Su implementación requiere que los colaboradores conozcan bien estas tecnologías, las herramientas y funciones que incluyen. Esto les permitirá sacarle el mayor provecho y trabajar a distancia con la mayor eficiencia.
3. Disponer de las herramientas adecuadas: para trabajar en remoto, las empresas tienen a su disposición un amplio abanico de opciones tecnológicas que facilitan la comunicación interna y la coordinación de los equipos de trabajo. Entre las más conocidas, destacan:
   1. Slack. Ampliamente reconocida por su capacidad para integrar aplicaciones de terceros, se ha convertido en una herramienta que rivaliza con el email. Dentro de su funcionalidad se distinguen los hilos y los grupos para facilitar la gestión de proyectos.
   2. Skype. Conocido por muchos y ahora propiedad de Microsoft, este sistema de mensajería puede ser de mucha utilidad para la comunicación interna. De hecho, son muchas las organizaciones que la usan para promover la interacción colaborativa.
4. Establecer mecanismos de control (no punitivos): la imposición de controles para los teletabajadores puede variar. Una manera es recompensándolos en función de los objetivos alcanzados, darles equipos que lleven un registro de su actividad o emplear plataformas específicas que tienen herramientas para llevar el horario de cumplimiento. Mediante la tecnología y una gestión adecuada, los empresarios pueden motivar, medir e impulsar la eficiencia de sus colaboradores a distancia.
5. Establecer protocolos de comunicación interna: para un proceso más ágil y una mejor comunicación, se puede usar la metodología SCRUM. Esta se caracteriza por reuniones cortas (-15 min) a la misma hora que establecen las pautas diarias y donde se revisan los avances del día anterior en el proyecto. Es una forma efectiva de resolver las incidencias, problemas o inquietudes de los colaboradores.

A nivel técnico:

1. Apostar por los servicios en la nube: en términos de seguridad, la nube se ha convertido en la plataforma ideal para gestionar el trabajo remoto. Estos entornos virtuales les sirven a las empresas para alojar gran cantidad de información y aplicar las medidas de seguridad requeridas para esta labor. Además, estos proveedores externos de SaaS proveen de las herramientas, actualizaciones y del software para que los gerentes o empleados solamente tengan que conectarse.
2. Hacer hincapié en la seguridad digital y la protección de datos: cuando se apuesta por la implementación del teletrabajo, hay que tener muy presente los aspectos de seguridad digital dentro y fuera de la empresa. Si se le permite al personal usar sus propios equipos, o dispositivos, y una conexión a internet ajena, hay que extremar las medidas ante los posibles riesgos. Por eso se recomienda usar:
   1. Protocolos de seguridad inalámbrica. La práctica de UYOD (Use Your Own Device, por sus siglas en inglés) o usa tu propio dispositivo, resulta muy conveniente para empresas y colaboradores que operan bajo el teletrabajo. Para controlar el acceso a internet mediante redes inalámbricas inseguras, se recurre a protocolos como el WPA2-Enterprise, el cual incluye 3 formas de cifrado.
   2. Redes VPN. Las redes virtuales están diseñadas para esconder la identidad, conectarse al wi-fi de forma segura y asegurar las conexiones online. Estas plataformas no necesitan equipos conectados entre sí y permiten crear una red local accesible desde cualquier parte del mundo. Soluciones como CyberGhost, ExpressVPN y NordVNP están siendo usadas para habilitar el trabajo a distancia.
   3. Programas anti-malware. Toda infraestructura informática precisa de actualizaciones constantes, en especial parches de seguridad. Esto se complementa con herramientas que reduzcan los riesgos de las conexiones externas y eviten los ciberataques provocados por troyanos, gusanos, spyware y otros virus. Programas como BitDefender, Panda, Kaspersky, Avira, ESET, y demás, son muy útiles.

Situación del teletrabajo en España

El nuevo coronavirus ha puesto sobre la mesa la necesidad de profundizar la implantación del teletrabajo en los países más afectados. En España, donde esta modalidad empezó en los noventa, su crecimiento inicial fue del 11% anual, lo cual estaba por debajo del promedio en Europa, que rondaba el 34%.

Si bien los españoles son conocidos por liderar las tendencias tecnológicas, su avance en este sector podría ser la excepción. Muestra de ello es que de los 20 millones de empleados que existen en esta economía, solamente el 22% puede trabajar a distancia. Esto se debe a razones culturales que promueven una productividad basada en horas presenciales.

En la actualidad, 4.405.320 personas son teletrabajadores, lo cual depende del tipo de labor. Los científicos y técnicos conforman el 50% de esta cantidad y los contables, administradores y empleados de oficina les siguen con un 20%. A estos perfiles los acompañan los gerentes o directivos, con un 17%, junto los profesionales técnicos que representan un 11%.

Estadísticas de teletrabajo por comunidades

Dentro de las comunidades autónomas, existe una clara diferenciación sobre el trabajo desde casa. Por ejemplo, Madrid (28%), Cataluña (25%), País Vasco (24%), Navarra (23%) y Asturias (22%) son las regiones que encabezan la implantación del teletrabajo en el país. En cambio, lugares como Andalucía, Castilla La Mancha, Castilla y León, La Rioja y Murcia están por debajo de la media nacional, que es de un 20%.

En este momento de crisis mundial, empresas como Vodafone, o el Banco Santander, tomaron la iniciativa de proteger a sus colaboradores ante el Covid-19. Mientras que en 2019, un 70% de la fuerza laboral prefería trabajar a distancia, muchos negocios no les daban esta facilidad. De hecho, el 57% de los empleados de hoy piensan que existen las herramientas para la implantación del teletrabajo.

Ejemplos de empresas que ofrecen teletrabajo en España

Tomando como referencia el libro blanco del teletrabajo en España, podemos revisar los datos sobre las compañías más relevantes que han aplicado el trabajo en remoto. Aunque no son muchas las marcas que permiten esta modalidad, en el sector de la información y la comunicación destacan las iniciativas de Cisco, Intel, HP, Indra, IBM, Microsoft Ibérica y otros empresas telefónicas.

Otros ámbitos, como el de banca y los seguros, también están impulsando el trabajo desde casa. Los ejemplos más notorios son: Admiral Seguros-Balumba, Banesto, Sanitas, Bankinter, BBVA, Mutua Madrileña y Línea Directa Aseguradora. En el sector de consultoras podemos encontrar a: Accenture, Ernest&Young y PricewaterhouseCooper.

Marco jurídico sobre teletrabajo

Dentro de la normativa nacional y europea sobre el teletrabajo, hay 2 aspectos relevantes a revisar:

Acuerdo marco europeo sobre teletrabajo

Propuesto por varias instituciones europeas, el acuerdo marco europeo sobre teletrabajo 2002 es una iniciativa que pretende resguardar los derechos de estos colaboradores y uno de los primeros de su clase. Si bien su adopción no es obligatoria, los firmantes se comprometieron a su aplicación. Es un acuerdo destinado a igualar las condiciones de los teletrabajadores con los demás trabajadores.

Ley de teletrabajo

Cada país ha tratado de establecer un marco regulatorio para quienes ejercen como autónomos o freelancers con la intención de que contribuyan al fortalecimiento de las economías.

España

El teletrabajo es España está regulado en la actualidad por el Real Decreto-ley 3/2012, que vino a ser una reforma del mercado laboral. Este estatuto reemplazó la normativa anterior sobre el contrato de empleados a domicilio que estaba definida en el Art. 13 del Estatuto de los Trabajadores. En este apartado se describía al teletrabajador como alguien que no estaba bajo la supervisión del empleador.

Con la reforma, la figura del trabajo a domicilio cambió a una denominación de “trabajo a distancia” y le otorga los mismos derechos que quien realiza sus actividades de manera presencial. Esto incluye la capacitación, compensaciones, seguridad, salud y otros aspectos. Esta Ley de Teletrabajo presenta la posibilidad de la alternancia presencial/domiciliar, la adscripción a un centro de trabajo, la eliminación del visado administrativo, entre otros derechos y obligaciones.

Méjico

Producto de una reciente reforma a la LFT (Ley Federal del Trabajo), los mejicanos han incluido un capítulo de 5 artículos que regula el teletrabajo, también llamado, home office. Esta modalidad de trabajo está regida por un patrón y un contrato laboral que especifica las condiciones de servicios, las herramientas tecnológicas y el entorno para hacer su labor.

Colombia

En este país, la Ley 1221 de 2008 es la encargada de regular el teletrabajo. De acuerdo a este estatuto, esta modalidad es: “una forma de organización laboral que representa el desempeño de actividades remuneradas o la prestación de servicios a terceros usando como plataforma las TICs”. Establece que la relación laboral es igual que un contrato normal y divide a los teletrabajadores en: autónomos, móviles y suplementarios.