Cómo ser más productivo: 16 hacks que aplicar desde hoy mismo

La eterna pregunta sobre cómo ser más productivo no deja de rondar nuestra mente. El anhelo de ser más organizados, eficientes y aprovechar al máximo el tiempo, requiere de un esfuerzo continuado. Si no tienes el compromiso y la actitud para maximizar tu productividad, te será difícil lograrlo. Para ello, te dejamos nuestras mejores recomendaciones.

7 hábitos para ser más productivo y eficiente en el trabajo

En la lucha por saber cómo ser más productivo, tendrás que hacer algunos cambios necesarios en tu perspectiva sobre lo que significa ser eficiente. Ya que la tecnología, el multi-tasking y una mayor cantidad de estímulos afectan la productividad, las condiciones que te rodean son las responsables de frenar las acciones que conducen al enfoque adecuado.

enfocar

A continuación, te enseñaré 7 consejos para ser más productivo que puedes aplicar hoy mismo. Con estos «simples» cambios, aprenderás cómo ser organizado y gestionar mejor tu tiempo para tener un mejor balance en tu vida profesional:

Empieza por una agenda diaria o semanal

Para ser más eficiente debes hacer toda clase de compromisos contigo mismo si quieres triunfar en este propósito. Muchos expertos recomiendan que trates de dividir tu día o semana en bloques asignados a actividades o tareas que se ajustan a tu ritmo. Se trata más de tener una hoja de ruta a seguir que preocuparte por completarlo todo con anticipación.

Esta agenda de trabajo o esquema de tareas puede hacerse durante el fin de semana o en algún momento antes de arrancar el día. Como vas a tener los bloques bien especificados, a qué hora piensas dedicarte a tal o cual cosa, puedes concentrarte en completar lo que hayas marcado como prioridad. Y si surge algo inesperado, sabrás cómo hacer espacio para ello.

Profundiza sobre la tarea pendiente

No es raro que nuestras primeras ideas sobre un proyecto o un problema no sean las mejores. A veces, para ser más productivo necesitas meditar el asunto de manera deliberada y en diversas situaciones. Tal vez en tu trote matutino, viendo tele, paseando a la mascota o mientras vas en el metro.

Esto no debe confundirse con dedicarte exclusivamente a ese trabajo o asunto en específico. Es una forma de volver sobre tus pasos para encontrar una solución desde otra perspectiva. Mientras no estás “ocupado”, estrictamente hablando, puedes sacar de ese tiempo un hábito para ser más eficiente.

Haz una sola cosa a la vez

Muchos de los problemas actuales que afectan nuestra capacidad de atención surgen de hacer demasiadas cosas a la vez. Aumentar la productividad no significa estar pendiente de varias tareas y no resolver ninguna. En cambio, implica ir a paso a paso, cumpliendo con lo que es prioritario y no dejando cosas a medias.

Al entender cómo gestionar tu tiempo para ser más productivo, pones tu atención en la tarea encomendada y eliminas las posibles distracciones. La causa principal de un trabajo poco eficiente está relacionada con estar pendiente del correo, las redes sociales, el navegador, la charla con el compañero y todo lo que no tiene que ver con hacer el trabajo del día.

Enfócate en períodos cortos e intensos

Para ser más productivo en el trabajo o cualquier aspecto personal, necesitas incorporar un sistema que permita prologar tu atención más allá de unos pocos segundos. En este sentido, te sugiero:

  1. Trabajar o dedicarte a la actividad por 25 min
  2. Descansar 5 min.
  3. Repetir los dos pasos anteriores 3 o 4 veces y luego tomar un break entre 10 y 15 min.

Con este método también debes aplicar la premisa de hacer una sola cosa a la vez. Es decir, cuando estés descansado, revisa una red social y termina, chequea el email y lo cierras. Otros especialistas en el tema sugieren tomarse un café, salir a dar un paseo o hacer cualquier cosa que no esté relacionada con la actividad pendiente.

Establece fechas de entrega (deadlines)

El reto de ser más productivo implica que debes tener objetivos grandes y metas pequeñas para cumplirlos. Cualquier tarea o actividad puede ser dividida en pasos que debes ejecutar cada cierto tiempo. La ventaja de este sistema es que te permite ir regulando el estrés natural de completar el proyecto antes o durante la fecha límite.

Aunque los gurús de la productividad prefieren manejar las cosas difíciles primero, no es un mantra que debas seguir a rajatabla. Si crees que resolver los aspectos más sencillos primero te dará más tiempo para abarcar lo más complicado, puedes ir probando qué receta se ajusta más a tus capacidades y sentido de organización.

Implementa el slow work (trabajo lento)

Estar atento a todo lo que surja en el trabajo o tu vida personal puede llevarte a perder tu enfoque con mayor facilidad. Son pocas las razones que justifican un ritmo frenético ante la vida. Esto puede cambiarse mediante el slow work, un método que elimina el multitasking, asigna más tiempo a cada labor y pone metas razonables de trabajo diario.

Los que te dicen que en esta vida hay que vivir deprisa y hacer lo más posible durante una jornada, seguramente están más preocupados por el éxito que por la plenitud. La buena comunicación sobre expectativas y una labor bien hecha es lo que debe prevalecer, algo que muchos clientes aprecian más que simplemente cumplir.

Trabaja tu creatividad

Otro de los hábitos para ser más productivo consiste en entender cómo funciona el mecanismo de creatividad en tu cerebro para saber estimularlo. Esta comunicación interna ocurre en 3 redes principales: la red por defecto (encargada de la lluvia de ideas y soñar despierto), la red de saliencia (responsable de cambiar el “switch” y los estímulos ambientales), y la red ejecutiva (encargada de la atención).

Las capacidades creativas altamente desarrolladas dependen de cómo tu cerebro puede actuar de manera simultánea entre estas 3 redes. ¿Cómo mejorar este aspecto? Te invitamos a incluir actividades cognitivas estimulantes, como el ajedrez, leer ficción, escribir en diferentes géneros, bailar o participar en artes o manualidades que promuevan esta conexión.

¿Qué tiene que ver ser más productivo con tener mayor creatividad?

Has escuchado alguna vez la famosa frase: “Locura es hacer lo mismo una y otra vez esperando obtener resultados diferentes”. Trabajar tu creatividad te permitirá ver los problemas desde diferentes perspectivas, por lo que aumentarán tus posibilidades de encontrar soluciones prácticas. ¡A más creatividad, más soluciones! Y mientras mayor facilidad tengas para ver la solucion a los problemas, más productivo serás.

Y si no me crees, échale un vistazo a este artículo: 😉

¿Qué es el pensamiento lateral?

6 consejos para ser más productivo en los negocios

Ser eficiente y organizado a la hora de emprender un negocio puede marcar la diferencia entre el éxito o el fracaso. El tiempo representa tu recurso más preciado, por lo debes saber cómo aprovecharlo al máximo. Para lograrlo, vas a necesitar los siguientes hábitos para ser más productivo:

  1. Apóyate en la tecnología (sin pasarte). La tecnología hace más sencillo que puedas hacer tus tareas de una forma más eficiente. Por ejemplo, herramientas como google Docs te permiten trabajar de forma colaborativa en un texto, en vez de enviarte un archivo por email cada vez que haces un cambio. Seguro que alguna vez te ha pasado eso de enviarte un documento en Word que acaba por la revisión número 10 😀 ¿El truco con la tecnología? Dejar de utilizar (o desconectar) cualquier herramienta que no te ayude a realizar la tarea.
  2. Resuelve los problemas ya. A diferencia de la vida diaria, las empresas requieren de soluciones rápidas y efectivas. Este consejo sirve para evitar el efecto “bola de nieve” y que luego tengas que lidiar con una auténtica catástrofe. Si tienes 30 min o más, actúa según la magnitud de la situación.
  3. Aprende a negarte. Aunque muchas veces no quieras decirle “NO” a alguien, resulta una cualidad imprescindible para enfocarte y cumplir con tus pendientes. Preguntate siempre ¿Va a traer valor para la empresa realizar esta tarea y dejar aparte lo que tengo pendiente por hacer? El artículo sobre la regla 80/20 te ayudará con esto.
  4. Favorece la energía positiva. Así como nos enseñaron a huir de las personas tóxicas, la energía negativa puede ser muy perjudicial en el entorno laboral. Además de perder tiempo escuchando quejas, estas actitudes frente a la vida solamente te hacen cuestionar tu camino y te roban gran parte de la motivación. Céntrate en encontrar espacios para favorecer esa energía positiva con tus compañeros. El coffee break, las actividades fuera de la empresa, comer juntos en la pausa del medio día o, simplemente, hacer algunas bromas durante el día para crear un entorno más distendido. Todas estas pequeñas cosas suman para crear un equipo compacto y más eficiente.
  5. Anota para no olvidar. Hay muchas formas para ser organizado y productivo. Una de ellas es llevar contigo una libreta para anotar tu agenda del día, reajustar tus tareas o escribir tus ideas. También cuentas con aplicaciones para el móvil que te sirven de recordatorio u organizador para estar encima de tus responsabilidades. Hay muchas posibilidades para organiztar tus tareas. ¿El secreto? ¡Crear una rutina y escribirlas siempre! 🙂
  6. Responde cuando sea necesario. Si tuviera que responder a todas las personas que me escriben a lo largo de la semana, necesitaría otra vida 😀 Por eso filtro rápidamente todos los mensajes que no me interesan desde un punto de vista estratégico o que aportan muy poca información (espero que nadie se lo tome de manera personal).

3 leyes para ser más productivo en tu vida personal

Descubrir cómo ser organizado tiene efectos positivos no sólo en el mundo de los negocios, sino en la vida diaria. Más allá de ayudarte a sobresalir en la oficina, puede ayudarte con tu sentido de realización personal. Muchas personas se quejan de que no hacen lo suficiente, que les falta tiempo o que sus problemas los abruman. Esto puede deberse, en parte, a una organización ineficiente de su tiempo.

Utilizar nuestro tiempo de una forma más eficiente, nos genera una mayor motivación por lograr lo que nos proponemos. Si estás de acuerdo con esto, échale un vistazo a los siguientes consejos para ser más productivo:

Planifícate

Al igual que con el trabajo, planificar tu día puede hacer maravillas por tu bienestar emocional. En este punto, te recomendamos 4 aspectos clave:

  • Listas. Señalado por los mejores especialistas, este recurso sirve para delinear las actividades de forma sencilla, precisa y concreta. Aquí incluyes el resultado de lograr un objetivo y los pasos cuando se trata de un proyecto grande que necesitas desglosar en metas menores.
  • Prioridades. Cualquier objetivo en tu vida puede ser más o menos relevante para lograr el éxito que anhelas. Usando una referencia conocida (la matriz de Eisenhower), puedes clasificarlos así: importante/urgente, importante/no urgente, no relevante/urgente y no relevante/no urgente.
  • Metas. La motivación es un concepto importante a tener en cuenta a la hora de organizarse. Establecer metas te ayuda a marcarte una hoja de ruta a seguir y valorar las cosas que consigues. Y recuerda, si estableces un objetivo muy complicado, intenta desglosarlo en pequeños hitos fáciles de alcanzar. De esta forma tu motivación seguirá intacta.
  • Evolución. Debido a nuestra naturaleza, a veces atravesamos momentos buenos y otros no tantos. Estar “down” no debe impedirte avanzar en tus logros. Si las cosas no han funcionado como esperabas, evalúa, ajusta y sigue intentandolo. Lo importante es no rendirse, mostrar resiliencia y premiarte por los avances conseguidos. (Un pequeño consejo: la mayoría de cosas que nos suceden, son producto de nuestra imaginación 🙂 )

Enfócate

Resulta curioso pensar que cada vez ponemos menos atención para hacer las cosas. Móvil, redes sociales, reuniones,… existen numerosos ladrones del tiempo que no te permiten realizar tus tareas de forma consciente (dicho de otra forma, estar 100% en el ahora) En términos de eficiencia, es muy perjudicial en tu profesión o vida personal. Si no puedes concentrarte lo suficiente, no conseguirás la mejorar tu productividad. Y lo que es peor, tendrás tu cabeza las 24 horas del día llena de distracciones y pensamientos,.. que no sirven para nada y absorven toda tu energía.

equilibrio

Por otro lado, enfocarse no se centra sólo en eliminar distracciones. También se basa en saber valorar cuáles de las tareas que vas a realizar son las que van a generarte mejores resultados, beneficios o mayor satisfacción.

Teniendo en cuenta estos dos parámetros, aquí van mis tres consejos: 

  • Analiza tus momentos más productivos. Existen personas diurnas o nocturnas cuando se trata de hallar esa total concentración ideal para abordar un problema o una actividad. Identifica en qué grupo estás para que puedas rendir mucho más.
  • Conserva tu hogar ordenado. El desorden es una distracción al organizar tus ideas. Intenta aplicar un enfoque minimalista para no tener un montón de cosas desperdigadas y usar solamente lo que necesites.
  • Cuando realices una tarea, utiliza sólo las herramientas necesarias para ese fin. Enfócate en la tarea que estás realizando lo mejor que puedas y no cedas a la tentación hasta que termines.
  • Aplica la Ley de Pareto para decidir qué actividades te van a reportar un mayor beneficio. Ser eficiente no versa sobre hacer la mayor cantidad de cosas, sino la mayor cantidad de cosas que te reporten un mayor bienestar ya sea a nivel económico, familiar o metafísico 😀

Cuídate

Mantenerse enfocado en las metas o las tareas diarias requiere una buena dosis de energía y que tu cuerpo responda a las exigencias emocionales y mentales. Además de ejercitarte de forma regular para liberar el estrés, ten presente estos tips:

  • Come de forma saludable. Por más que la cultura te indique lo contrario, las comidas pesadas y procesadas no te ayudan a rendir como quieres. Cuidar tu alimentación es esencial para estar atento, despierto y con ganas de que cada día sea una experiencia productiva.
  • Aprovecha el día. Quienes entienden el poder del carpe diem son los que tienen la disposición para ser más productivos en sus vidas y carreras. Esta internalización implica levantarse temprano, desayunar bien, planificar o repasar con calma las actividades del día e incluso adelantar algo.
  • Duerme bien. La idea de tener un descanso apropiado no tiene por qué ser una ley escrita en piedra. Mientras que la recomendación para los adultos es de 7 horas, esto depende de cómo funcionan tu mente y cuerpo. Hay quienes con 5 o 6 horas tienen suficiente para sentirse renovados. Lo que sí está demostrado, es que si descansas de una forma adecuada, tu rendimiento será mayor.

Conclusión: Cómo aumentar tu productividad (y ser más feliz)

En la búsqueda de cómo ser más productivo te vas a encontrar con una serie de obstáculos internos y externos que intentarán sabotear tus intenciones. No es un camino fácil y requiere de mucha disciplina, pues el secreto está no sólo en aplicar estos consejos, sino en crear rutinas con ellos que poco a poco se vayan afianzando en tu día a día.

Recuerda: la motivación dura poco, pero las rutinas que creas pasan a formar parte de tu comportamiento

Por último, me gustaría añadir mi reflexión personal (aún más). ¿Cuál es el objetivo de ser más productivo? No sé cuál es el tuyo, pero el mío es intentar hacer las necesarias bien en el menor tiempo posible, para tener una mejor calidad de vida.

Por ejemplo, si puedes ganar 2000€ al mes trabajando 10 horas a la semana (algo que mucha gente no gana ni haciendo 40), ¿trabajarías más para conseguir más dinero o aprovecharías el tiempo para hacer las cosas que realmente te gustan en la vida?

¡Espero tu respuesta en los comentarios!

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