Cómo trabajar desde casa de forma eficiente (Guía para el trabajador)

El teletrabajo es un enfoque más flexible para trabajar. Evita que las personas se enfrenten a diario al tráfico y a la congestión de la ciudad, ya que no tienen que salir de sus casas. Además, permite ahorrar dinero en desplazamientos, reduce el consumo energético en las oficinas y ofrece mayor autonomía. Poco a poco, esta se ha convertido en una forma de trabajo implementada en diversas empresas y muchos trabajadores se sienten cómodos trabajando a distancia.

trabajar desde casa

 

Actualmente, la pandemia del coronavirus ha obligado a muchas empresas a tomar esta opción para poder continuar con su labor en medio del confinamiento. De esta manera, las compañías pueden seguir operativas, mientras protegen el bienestar de los trabajadores. Sin embargo, es importante tener en cuenta que, aunque trabajar desde casa es un estilo de vida codiciado por muchas personas, incluso desde antes de la crisis sanitaria, es importente tener en cuenta que para hacerlo de forma eficiente se necesita de ciertas condiciones, así como de una buena dosis de autodisciplina.

Y es que, si las empresas y los trabajadores no se preparan bien para llevar a cabo el trabajo a distancia, éste difícilmente será rentable y sostenible en el tiempo. Por ello, es esencial considerar una serie de aspectos, así como diseñar una estrategia que permita trabajar online de forma cómoda, segura y sobre todo eficiente. En esta guía de trabajo remoto para trabajadores te contamos todo lo que debes saber o poner en marcha para lograrlo.

1. Tener el equipo de trabajo adecuado

Para trabajar en casa de forma eficiente, lo primero que debes tener es el equipo adecuado. Y es que necesitas contar con todas las herramientas que te permitan realizar tus labores. Estas son  algunas de las más esenciales:

Ordenador o laptop

El equipo principal con el que debes contar para teletrabajar es el ordenador o laptop. Si trabajas para una empresa, lo más recomendable es que ésta te lo proporcione, porque así podrán asegurarse de garantizar la seguridad de los datos de la organización, sobre todo si trabajas con datos sensibles. Sin embargo, dependiendo del trabajo a realizar y del acuerdo al que se llegue con el trabajador, éste también podría trabajar con un equipo propio, sobre todo si trabaja en la modalidad ‘freelance’.

Acceso a Internet estable y confiable

Cuando trabajas desde casa debes asegurarte de contar con una buena conexión a internet. Ésta debe ser estable y confiable, ya que, si estás en medio de una videollamada importante, no es admisible quedarse offline. Además, sin internet no podrás desarrollar muchas de tus tareas y tampoco entrar al sistema en la nube de la empresa para tener acceso al trabajo compartido.

Acceso remoto seguro a la red interna de la compañía

Para llevar a cabo tus labores en remoto, también es importante que puedas tener acceso desde tu ordenador a la red interna de la compañía. Hoy en día, lo ideal es contar con alguna herramienta en la nube como Microsoft 365 o Google G Suite, ya que así será mucho más sencillo y cómodo el trabajo colaborativo.

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Herramientas de comunicación interna

Una de las desventajas del trabajo remoto es la dificultad de comunicarte en vivo y en directo, con el resto del equipo de trabajo. Al no estar en el mismo espacio físico, puede resultar un poco más engorrosa la comunicación. Para ello es fundamental manejar diferentes herramientas de comunicación interna como Skype o Slack, que permitan tanto la comunicación escrita, como por voz y vídeo.

Herramientas de comunicación externa

Si tu trabajo implica la comunicación con clientes, deberás contar con otras herramientas adicionales, como por ejemplo un teléfono móvil y acceso al correo electrónico corporativo. También puedes utilizar herramientas de comunicación como Whereby, que es una plataforma flexible con la que puedes tener reuniones con clientes desde el navegador sin necesidad de que este se descargue la aplicación, ni realice un inicio de sesión.

2. Designar un espacio de la casa para el trabajo

El trabajo en casa es considerado por muchos como sinónimo de comodidad. Y es que algunos se imaginan simplemente trabajando desde la cama o sentados en el sofá. Pero nada más lejos de realidad. Trabajar de esta manera no solo generará incomodidad a largo plazo, e incluso lesiones, sino que tampoco ayudará a tu productividad.

Por ello, lo ideal es que elijas un espacio de la casa para trabajar. Esto no significa que debas crear un espacio exacto de oficina en casa, con escritorios, muebles de archivo y sillas de oficina, sino tener un área que puedas utilizar solo con fines de trabajo. De esta manera podrás diferenciar tu vida laboral de la personal.

Según Harvard Business Review, si no estableces límites y un lugar de trabajo específico, podrías sentir que siempre estás trabajando y que no tienes descanso. Al final esto también podría ocasionar problemas familiares e incluso insomnio, para los que suelen trabajar desde la cama, por ejemplo.

3. Establecer un horario de trabajo

Trabajar desde casa necesita de mucha disciplina, en especial en lo que respecta al tiempo de trabajo. Si la empresa para la que trabajas establece que debes cumplir un horario, deberás ceñirte a este, tal y como si fueras a la oficina. El problema puede venir, sobre todo si no estás acostumbrado o entrenado para ello, cuándo te permiten tener un horario flexible, ya que en este caso la organización depende completamente de ti.

Cuando esto suceda, debes establecer tú mismo un horario de trabajo en función de tus necesidades. Si cuentas con flexibilidad, puedes fijarlo teniendo en cuenta tus responsabilidades diarias como: cocinar, llevar a los niños al colegio o estudiar (si estás haciendo un curso u otra formación). Puedes elegir entre un horario intensivo, de 7am a 3pm, por ejemplo, o dividido: de 8am a 12pm y de 2pm a 6pm.

Sea como sea, deberás cumplir el horario que decidas como si trabajaras en la oficina. El principal error de quienes trabajan desde casa es creer que tienen todo el día para llevar a cabo sus tareas, y no es así. De hecho, si no tienes una rutina podrían ocurrir dos cosas: que no te dé tiempo de cumplir con el trabajo pautado o que termines trabajando más horas que en la oficina. Por ello es tan importante establecer un horario de trabajo y cumplirlo.

calendario trabajo

 

4. Estructurar un plan de trabajo

La eficiencia depende de qué tan ordenado seas en tu trabajo. Por ello, es clave que estructures tu día laboral y planifiques bien qué tareas deben tener prioridad y cuántas horas vas a invertir en cada tarea. Si no lo haces puede que termines el día sin haber culminado las tareas y con la sensación de que el tiempo no te alcanza.

Para evitar esto debes aplicar una correcta gestión del tiempo. Este es un proceso basado en la organización, que consiste en dividir las horas disponibles dependiendo de las tareas que tengas pendientes. Para ello la clave está en planificar dichas tareas con antelación y priorizar unas sobre otras y para lograrlo debes enfocarte en:

  • Organizar lo que vas a hacer
  • Establecer prioridades
  • Planificar
  • Automatizar procesos

Lo más difícil para muchas personas es establecer prioridades, porque a veces puede ser difícil distinguir entre lo urgente, lo importante y lo que no es ni lo uno ni otro. Si tienes este problema, puedes apoyarte en herramientas como la Matriz de Eisenhower o Getting Things Done (GTD), que son sistemas de gestión del tiempo que te permiten tomar decisiones correctas para priorizar tareas.

5. Comunicarse como nunca antes

La comunicación es un pilar fundamental para el teletrabajo. Aunque para muchos pudiera parecer que el trabajo en casa es solitario, ya que no hay contacto físico con otros colegas, lo cierto es que comunicarse con el resto del equipo de trabajo es esencial para ser más productivo y eficiente.

Para lograr esto, es importante contar con las herramientas de comunicación adecuadas, para poder usarlas dependiendo de los motivos por los que quieres o necesitas comunicarte con los demás.

Para la comunicación sincrónica

Es recomendable contar con una herramienta que permita la comunicación de todo el equipo de trabajo. Así las personas podrán discutir ideas y responder preguntas de forma inmediata y oportuna según sea el caso. Para esto, alguns de las opciones más populares son Slack o Microsoft Teams.

De todos modos, y aunque la comunicación directa puede ser muy importante, recuerda que trabajando en remoto siempre es mejor utilizar la comunicación asíncrona.

Para tener un plan común

Cuando se trabaja en remoto es importante que todo el equipo de trabajo pueda ver en qué están trabajando los demás y cuál es el avance de las tareas. Para esto existen herramientas de gestión de proyectos como Trello o Asana. Gracias a estas plataformas es posible llevar una mejor planificación que evite enfrascarse en reuniones poco productivas.

Para reuniones en video

Como no todo puede solucionarse por chat o por correo, los equipos de trabajo en remoto deben contar con herramientas para realizar videoconferencias. En este caso se pueden utilizar plataformas como Skype, join.me, Google Hangouts o Zoom.

Para almacenar documentos

Otra herramienta de comunicación que no puede faltar es la de almacenamiento de documentos en la nube, algunas de las más conocidas son Google Drive o Dropbox. Es importante que los colaboradores elijan una plataforma en comín y que además establezcan un sistema para nombrar los documentos que se suben a la misma. De esta forma será más sencillo para todos ubicar la información cuando la necesiten.

Para agendar reuniones

Tener un calendario compartido puede ser de mucha utilidad para agendar reuniones. Si todos utilizan el mismo, que puede ser Google Calendar o Fantastical, por ejemplo, será más sencillo que todos estén informados sobre las próximas reuniones o eventos, y con ello se podrán evitar los correos electrónicos con información engorrosa.

Para comunicar avances de tareas

Para trabajar de forma eficiente en equipo, mientras se trabaja en remoto, también es recomendable usar metodologías como Scrum para la gestión de proyectos. Este es un proceso basado en entregas parciales de una tarea, que se priorizan según el beneficio que aportan al proyecto. Es una metodología recomendada para proyectos en los que se necesitan resultados rápidos y donde los requisitos no están bien definidos o son cambiantes.

Scrum es una metodología ágil que funciona con base a un cronograma de actividades de los proyectos, que se dividen en pequeños bloques. De esta manera se puede trabajar de forma más eficiente a través de reuniones semanales donde se hace un resumen de lo que se ha hecho y de lo que se planea hacer la semana siguiente.

En esta metodología de trabajo también se contemplan los mini reuniones diarias de 15 minutos. En estas mini reuniones el equipo inspecciona el trabajo que está haciendo cada uno, la dependencia entre tareas, el progreso de cada uno y sobre todo los obstáculos que puedan impedir alcanzar un objetivo y concluir la tarea.

6. Usar la flexibilidad sabiamente

Una de las ventajas de trabajar online es la flexibilidad, que se puede tener respecto a la forma de trabajar. En muchos casos no importa el número de horas que trabajes al día, sino que el proyecto sea entregado en la fecha establecida. Esto te da la libertad de organizar tu tiempo de la mejor manera y aprovechar las horas y momentos en los que sientes que eres más productivo.

Para lograrlo es importante que sepas cómo gestionar bien tu tiempo y para ello estas pautas pueden serte de mucha utilidad.

Crea una rutina

Ya hablamos de la importancia de tener un horario de trabajo. Pero más allá de esto, es importante que también establezcas una rutina que te haga sentir preparado para ponerte en marcha. Por ejemplo, es recomendable que te des una ducha y te vistas como si fueras a la oficina. De esta manera programas tu mente para realizar tus tareas y no sentirás tanta flojera como si tuvieras el pijama puesto.

Establece límites para tus amigos y familiares

Esto es especialmente importante si vives con otras personas. Cuando trabajas en remoto tienes más libertad para revisar el móvil y hablar con otras personas, pero estas interrupciones a la larga afectarán tu productividad en el día a día. Por ello, debes limitar el contacto con amigos y familiares en tu horario y espacio de trabajo.

Respeta tus horarios

La flexibilidad del trabajo a distancia te permite organizarte como tú quieras. Pero es importante que una vez que establezcas tu organización, te ciñas al plan. ¿Qué significa esto? Pues que debes respetar el tiempo que pasarás trabajando, el de los descansos y los fines de semana. Debes aprender a separar el trabajo del ocio y ser racional con el tiempo que le dedicas a cada uno.

Define tu horario de trabajo

No todos somos igual de productivos dentro de las diferentes horas del día. Hay personas que son más productivas por la mañana, otras al margen del medio día (o por la tarde) y algunas personas son de hábitos nocturnos.

Marcarte el horario en el que eres más productivo es un ejercicio muy importante. Algunos libros como ¿Cuando? de Daniel H. Pink, pueden ayudarte a identificar en que horas del día eres más productivo.

7. Hacer seguimiento de tu progreso

Cuando se trabaja desde casa se tiene más libertad, ya que no tienes un jefe encima supervisando a cada momento lo que haces, tampoco otros compañeros de trabajo. Sin embargo, esto puede ser un arma de doble filo si tú mismo no estableces una estrategia que te permita hacer un seguimiento de tu progreso.

Por fortuna, existen muchas herramientas que permiten hacer un seguimiento de tus tareas y llevar un mejor control de tus proyectos pendientes. Si las utilizas podrás trabajar de manera más eficiente y mejorar mucho tu productividad. Pero, ¿cuáles son las mejores? Estas son algunas de las más recomendadas.

Trello

Es una de las herramientas más usadas por su simplicidad y eficiencia. Trello permite organizar las tareas pendientes de una manera sencilla y práctica, muy visual, al tiempo que haces un seguimiento de ella. Funcionan por medio de tableros, donde se colocan las tareas y se le pueden añadir detalles como fechas de entrega, notas, comentarios, archivos adjuntos, etc. Los tableros pueden ser privados o públicos y se pueden recibir notificaciones por correo electrónico.

Asana

Esta es otra gran herramienta para mejorar el flujo de trabajo. Destaca porque permite añadir tareas y establecer fechas de entrega, y además tiene funciones que permiten que los miembros de un equipo estén siempre al corriente de lo que se está haciendo. Asana gusta mucho porque es una plataforma muy completa que integra comunicación y planificación de proyectos a través de tableros, calendarios y otras acciones.

Toggl

Otra herramienta muy útil para hacer un seguimiento de tus tareas es Toggl, sobre todo a nivel temporal. Su objetivo es ser un temporizador de tareas para que puedas saber cuánto tiempo le dedicas a una actividad. Esto es importante cuando estás trabajando bajo un horario específico o cuando quieres verificar cuánto tiempo te toma un proyecto determinado.

8. Evitar las distracciones

El trabajo por internet puede ofrecer muchas ventajas, pero hay que saber sacarle provecho y reducir al máximo las cosas que puedan reducir tu productividad como las distracciones. Estando en casa puede ser difícil concentrarse, sobre todo si no tienes una planificación de tu día y no utilizas herramientas para gestionar el tiempo.

Las tareas del hogar, el grupo de WhatsApp de los amigos o la familia, las compras de la casa, la televisión, las redes sociales y hasta las reuniones de trabajo pueden hacer que te distraigas de tu trabajo y pierdas minutos que se convierten en horas valiosas desaprovechadas. Por ello, es fundamental que, mientras trabajes en casa, evites las distracciones al máximo. ¿Cómo puedes hacerlo? Enfocándote en estos tres aspectos.

Evita el multitasking

El multitasking es considerado por muchos como una habilidad laboral imprescindible. Sin embargo, hacer varias tareas a la vez puede que no sea tan beneficioso como muchos lo pintan. Según estudios científicos, el modo multitarea puede afectar a tu productividad y tu creatividad,  ya que produce un bajón tanto en la atención como en el rendimiento intelectual, lo que puede llevar a cometer errores. Las investigaciones apuntan a que en realidad se puede lograr más si la persona lleva una organización segmentada y designa un tiempo específico para cada tarea.

Enfócate en períodos cortos e intensos de trabajo

Otra forma de evitar las distracciones para ser más productivo cuando se trabaja desde casa es utilizando un sistema que te permita concentrar tu atención en una actividad por un corto tiempo y después tomar descansos. Recuerda que la atención es un recurso limitado, por lo que es mejor que te enfoques durante cortos periodos de tiempo para ser más eficiente. Una técnica muy recomendada es Pomodoro, un sistema que establece bloques de trabajo de 25 minutos, seguidos de 5 minutos de descanso. Tras cuatro ‘pomodoros’ (bloques de 25 minutos) puedes tomar pausas más largas (15 minutos). De esta manera puedes maximizar tu concentración y ser más efectivo.

Minimiza las interrupciones

La técnica Pomodoro te ayudará a concentrarte en el trabajo. Pero, para que esta funcione es importante la autodisciplina, y esto significa poner freno a las interrupciones. Para ello es importante aislar los posibles ladrones de tiempo como la televisión, el móvil y el propio internet. Es importante que evites tener abiertas las redes sociales mientras trabajas, porque cualquier chat podría distraerte. También es importante que le pidas a familiares y amigos que no te llamen en tu horario de trabajo, salvo que sea imprescindible. Si vives con otras personas, puedes aislarte un poco usando auriculares, de esta manera las interrupciones para decirte algo serán menos frecuentes.

9. Asumir responsabilidades de lo que puedes o no hacer

Completar tareas desde casa no siempre es posible. Si ese es tu caso, y sientes que algún proyecto no puede ser culminado de esa manera, debes ser transparente al respecto y comunicar esas dificultades al equipo de trabajo para que juntos puedan encontrar soluciones y usar recursos adicionales.

Este problema suele presentarse, sobre todo, cuando se trata de proyectos complejos. En este caso, lo más recomendable es apostar por una metodología ágil, ya que son perfectas para cuando tenemos que enfrentarnos a una gran lista de tareas. Su objetivo es que podamos centrarnos en los elementos prioritarios para ir completando el proyecto por fases sin caer en el caos porque se subdivide en tareas más pequeñas.

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Estas herramientas también impulsan una comunicación más fluida con el equipo. Las empresas pueden ahorrar hasta un setenta por ciento del tiempo de su equipo mediante la planificación de tareas con alguna de las metodologías ágiles que existen, porque les permite tener visibilidad del trabajo que están haciendo los demás, colaborar con ellos y también solicitar ayuda en caso de necesitarla.

10.Tomar descansos

Si quieres ser realmente productivo mientras trabajas desde casa, necesitas tomar descansos. No debes permanecer pegado a la pantalla del ordenador todo el día, de allí que sea tan importante tener una planificación de las tareas del día y establecer un horario de trabajo que respetes.

La técnica Pomodoro de la que te hablamos, además de ayudar en la concentración y a evitar perder el tiempo, incentiva las pausas frecuentes. De hecho, algunas investigaciones científicas demuestran que tomarse pequeños descansos ayuda a que las personas puedan trabajar de forma más eficiente durante más horas seguidas.

Al momento de tomarte un descanso, no se vale abrir YouTube o revisar el móvil. El descanso implica alejarte del ordenador, ya que para que el descanso sea efectivo, debes desconectarte completamente del espacio de trabajo. Así que levántate de la silla, camina, estira las piernas y los brazos y quédate un rato en otro espacio de la casa.

Puedes aprovechar la pausa para tomarte un café, hacer una llamada para charlar con alguien o simplemente salir al jardín, balcon o asomarte por la ventana y respirar. La idea es que te distraigas de las tareas laborales para que puedas hacer mejor tu trabajo una vez que te sientes de nuevo.

Para muchas personas es clave aprender a cómo trabajar desde casa con la misma efectividad que en la oficina, o incluso más. Como has visto en esta guía para trabajar desde casa paso a paso, sí que es posible hacerlo. Sin embargo, para ello es fundamental seguir algunas reglas, tener mucha organización y autodisciplina. Si logras concentrarte, crear una buena planificación, evitar distracciones y respetar tus horarios podrás trabajar en remoto de forma eficiente, productiva y saludable.

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