Zoom es una herramienta en la nube que permite hacer videoconferencias. Esta plataforma virtual facilita organizar reuniones casuales o de teletrabajo en función de tus necesidades. Mediante esta aplicación, es posible hacer llamadas, videollamadas, chats y grabar las sesiones si buscas tener un registro.

Debido a su reciente popularidad, sabemos que esta aplicación es aprovechada por más de la mitad de las compañías en la lista Fortune 500 y las mejores universidades de Estados Unidos. De hecho, la compañía revela que existen al menos 300 millones de meetings diarios y que el programa fue descargado por 15 millones de usuarios el mes agosto 2020.

Cuando hablamos de esta alternativa a Skype, es común escuchar los términos Zoom Room y Zoom Meetings. El primero se refiere al hardware que hace falta para montar una videollamada grupal a través de esta herramienta de colaboración. El segundo no es otra cosa que usar esta app para reuniones online, teletrabajo o gestión de equipos remotos.

Características principales de Zoom

Cuando exploras la funcionalidad básica de Zoom, vas a encontrar con lo siguiente:

  • Reuniones individuales (uno a uno). Aunque optes por la versión gratuita, puedes tener este tipo de meetings sin ninguna limitación de cantidad o tiempo.
  • Videollamadas grupales. Como anfitrión, puedes juntarte con hasta 500 personas de una sola vez siempre que compres el addon (complemento) para reuniones. Con el plan freemium solamente puedes tener encuentros virtuales con 100 participantes durante 40 minutos.
  • Compartir pantalla. Esta función te permite que otros vean tu pantalla, ya sea en una videollamada 1 a 1 o con un grupo más grande. También incluye herramientas colaborativas para hacer anotaciones o dibujos interactivos.
  • Video y audio HD. Todas las reuniones online donde participes como anfitrión o no, cuentan con calidad HD. Esto aplica para encuentros virtuales con mil participantes y los 49 que puedes ver en pantalla.
  • Chat grupal. Esencial en toda plataforma virtual, la mensajería instantánea no puede faltar. En esta app, puedes intercambiar archivos, almacenar la información por hasta 10 años y consultar el historial cuando haga falta.
  • Grabaciones y transcripciones. Estas funciones facilitan el registro local o en la nube de las reuniones o videoconferencias. Además, puedes visualizar la información ingresada usando IA, lo cual permite capturar notas y elementos de acción.
  • Seguridad. Zoom sigue actualizando su seguridad para propiciar el trabajo remoto o meetings casuales sin “bombardeos” indeseados. Por eso ofrece cifrado para cada reunión, protección con contraseña, sala de espera y restricciones de admisión.

Aplicaciones de Zoom

La experiencia de Zoom es una de las más completas del mercado. Por eso no extraña el auge de su adopción a causa del Covid19. Ya sea como anfitrión o participante, esta plataforma virtual para videollamadas está diseñada para hacer más eficiente el teletrabajo y la gestión de equipos remotos. Entre sus aplicaciones destacables, no podemos dejar de mencionar:

  • Sesiones de chat. La mensajería instantánea es un elemento fundamental para la comunicación entre departamentos, equipos y colaboradores. Con este programa dispones de un espacio optimizado que puede utilizarse desde un ordenador de escritorio, smartphone o tablet. En este chat, puedes crear grupos públicos/privados, compartir archivos y hacer una reunión en breve tiempo.
  • Asistencia y administración remotas. Dentro de lo que puedes hacer con Zoom, esta herramienta en la nube te facilita la gestión informática y la asistencia remota. Mediante su central de información, puedes asignar el nivel de acceso, visualizar la distribución de la versión y monitorear quién están estando la app y sus tendencias.
  • Diversas opciones para llamar. Junto a las videollamadas, esta aplicación también ofrece otras alternativas. Para que los colaboradores siempre estén en contacto, disponen de un servicio VoIP gratuito con el que pueden conectarse en 55 países. Además, incluye números dedicados, línea sin coste y llamadas salientes globales.
  • Reuniones online modernizadas. Las juntas con Zoom en PCs o dispositivos móviles tienen todo lo necesario para maximizar el esfuerzo del personal. Es una herramienta de colaboración que permite compartir pantalla, colocar fondos virtuales, retocar tu apariencia, transmitir vídeos sin subirlos, grabar sesiones y hacer anotaciones colaborativas. Todo lo necesario para los profesionales modernos.

¿Dónde descargar Zoom y cómo?

En la actualidad cuentas con una gran variedad de opciones para descargar esta plataforma virtual. Nosotros te recomendamos que visites su página oficial en USA o España para bajarte la versión más reciente de esta herramienta de colaboración. Dependiendo de dónde la quieras instalar, las alternativas son:

  • Cliente Zoom para reuniones online. Esta versión (5.3.1) es la que puedes montar en el La descarga es automática si es la primera vez que te unes a una videollamada o videoconferencia. También puedes usar el botón de descarga en la web oficial para hacerlo manualmente.
  • Apps móviles de Zoom. En el centro de descargas oficial también vas a encontrar esta alternativa. Puedes usar el botón de la App Store o de Google Play para descargar a tu dispositivo la versión más reciente de esta herramienta en la nube.
  • Add-ons para navegadores. Si quieres iniciar una reunión desde tu navegador Chrome o Firefox, puedes agregar cada uno de estos complementos. Solo tienes que visitar la Web Store de Chrome o de Mozilla para agregarlos a tus dispositivos preferidos.
  • Varios complementos. Los complementos están disponibles para varias plataformas conocidas. Puedes usar el add-on para Outlook (versión 5.3.5281), IBM Notes (versión 5.3.5282), Intel Unite y para uso compartido de iPhone/iPad. Todos están disponibles en centro de descargas oficial y basta con usar el botón para iniciar el proceso de instalación.

Diferencias entre el uso de Zoom gratis y pago

Hay algunas diferencias cuando decides usar Zoom como una plataforma virtual gratuita o paga. Entre las más significativas, destacamos:

Plan gratuito

Con el plan gratuito de Zoom se pueden organizar reuniones de hasta 100 personas, con un tiempo limitado a 40 minutos. A parte de eso tiene muchas funcionalidades, entre las que destaco

  • ID personal de la reunión, que es como una sala de reuniones permanente, con la que acceder rápidamente a la reunión a la que se quiera asistir.
  • Grabación, aunque no en la nube sino en tu PC.
  • Pizarra virtual
  • Posibilidad de dividir la reunión en salas con grupos más pequeños.
  • Posibilidad de compartir pantalla…

Incluso, puedes crear una cuenta gratuita enlazando tu cuenta de Google y desde ahí comenzar una sesión nueva, agendar una, sumarte a un encuentro, agregar contactos y más.

Es importante recordar que solamente se puede entrar a Zoom desde un dispositivo por cuenta. Cuando decides ingresar a tu cuenta en un ordenador adicional mientras tienes una sesión activa en otro, el sistema va a desconectar del primer equipo.

Por otra parte, la versión gratuita no ofrece controles para administradores, manejo de usuarios ni informes. Tampoco ofrece Zoom Rooms (sólo versión de prueba de 30 días).

Planes de pago

Al contar con un plan, esta herramienta en la nube da la oportunidad de suscribirse y entrar usando el correo de trabajo si el administrador del sistema posee una cuenta Pro, Business o Enterprise. En este caso, lo más recomendado es sincronizar la cuenta Zoom con el calendario para agendar reuniones online.

A parte de las funcionalidades del plan gratuito, su gran ventaja es que:

  • El número de licencias (mayor en función de un plan de mayor coste)
  • La duración de las reuniones de grupo (hasta 30 horas)
  • Grabación tanto en local como en la nube
  • Conexión con Skype empresarial, para los usuarios puedan conectarse directamente a la reunión desde Skype.

videoconferencia

Trucos y atajos para Zoom

Si estás empezando con Zoom y quieres tener un manejo más eficiente de esta aplicación, no te pierdas estos tips:

¿Cómo hacer reuniones recurrentes?

Esta herramienta de colaboración te deja hacer lo que se conoce como meetings recurrentes. Esto implica que puedes configurar los ajustes de una llamada o videoconferencia para que queden fijos. Así permanecen sin cambios cada vez que te reúnas y puedes unirte a una videollamada grupal usando el mismo link cada vez.

Si usas la app de Zoom, solamente tienes que entrar, pulsar en la agenda (schedule), darle a la opción repetir (repeat) y escoger la recurrencia. En caso de que necesites más información sobre cómo agendar sesiones de teletrabajo o de otra naturaleza, puedes revisar el FAQ bajo la sección “schedule meetings”.

¿Cómo eliminar el ruido de fondo en las videollamadas?

La mayoría de plataformas virtuales para videoconferencias sufren de pequeños glitches (fallas) que alteran la fluidez de la interacción. Zoom cuenta con ajustes que te permiten modificar el audio de la llamada para quitar cualquier ruido de fondo que no quieras.

Esto lo puedes hacer entrando al menú de “Settings” (ajustes) y tienes que encontrar la pestaña de audio. Estando ahí, el submenú contiene una sección que se llama “suppress background noise” (suprimir el ruido de fondo). Esta función dispone de varios niveles de cancelación que puedes agregar.

Por ejemplo, el nivel más alto reduce todo lo que se pueda, dejando fuera los gritos de los niños, o ladridos del perro, por ejemplo. En cambio, los niveles más bajos te permiten tener música de fondo si estás en una sesión casual con familiares o amigos.

¿Cómo mejora la calidad del micro con IA?

Cuando el entorno de la oficina o del hogar no es ideal para el trabajo remoto, las videoconferencias pueden resultar poco profesionales o con muchas distracciones. A través de la marca Nvidia, puedes usar una aplicación de inteligencia artificial que ayuda a cancelar el ruido de fondo durante tus reuniones.

Para montar este software, vas a necesitar la versión 10 de Windows y tener una tarjeta gráfica Nvidia GeForce RTX o Quadro RTX. Si cuentas con esta configuración, puedes usar la app Nvidia RTX Voice para dejar por fuera cualquier sonido no deseado de tu micrófono.

Si quieres hacer esto, solamente tienes que bajarte la aplicación y colocarla como tu dispositivo de entrada (input) y salida (output) por defecto. Una vez que hagas este procedimiento, notarás una mejora sustancial en la calidad del sonido para tu micro.

¿Cómo grabar una llamada como vídeo?

Ya hemos revelado que esta herramienta en la nube te deja grabar videollamadas. Como anfitrión, no tienes que pedir permiso, pero sí debes hacer los ajustes para permitir este tipo de registro. Por eso es recomendable que revises la configuración de tu cuenta antes de empezar para ver que todo esté en orden.

El procedimiento es el siguiente:

  • Entra en tu cuenta Zoom
  • Haz clic donde dice ajustes de la cuenta/reuniones (account/meeting settings).
  • Busca la pestaña que dice grabar (recording) y habilita la opción.

Te recordamos que los administradores tienen la facultad de habilitar la grabación de llamadas o videoconferencias para individuos y grupos. Al momento de hacer este registro, tienes que escoger entre el almacenamiento local o en la nube. La opción local puede ser un dispositivo de tu preferencia y la otra solo está disponible para planes pagos.

Para el registro en la nube, debes disponer de un sistema Linux, MacOS o Windows. En el momento en que estás grabando una reunión online y eliges la opción “Record to the cloud”, el video, el chat y el audio son guardados en los servidores de la compañía en formato MP4.

Por ejemplo, cuando empieza la videollamada, en el panel de la pantalla debería aparecer el icono de “record”. Si pulsas ahí, te debería dar las opciones de almacenamiento. Si no ves el botón de grabar, revisa “My meeting settings” en la versión web o dile al administrador que lo habilite.

Durante la llamada o videoconferencia, puedes ver quiénes están grabando y también se le comunica al grupo que la sesión está siendo registrada.

¿Cómo grabar en un móvil con Zoom?

Al igual que en la versión de escritorio, puedes usar tu smartphone o tablet para grabar una reunión online. Este servicio solo está disponible para la nube, así que tendrás que optar por un plan de pago para usar esta función. Con la app móvil, el almacenamiento es limitado, por lo que tienes que controlar el tamaño de las grabaciones.

Para grabar una llamada o video llamada con esta herramienta de colaboración, tienes que seguir estos pasos:

  1. Abre la app en tu móvil
  2. Haz clic para iniciar o unirte a una reunión
  3. Aprieta en el menú de los 3 puntos en la esquina inferior derecha de la pantalla
  4. Dale click en grabar o grabar en la nube
  5. Debes poder ver un icono de grabación que te permite parar o pausar
  6. Una vez que termine la videoconferencia, puedes encontrar el registro en “Mis grabaciones” (My recordings, en el sitio de Zoom)

¿Cómo poner fondos virtuales en Zoom?

A menudo, no vas a querer mostrar tu oficina o sitio de trabajo en casa por diversas razones. En esos casos, puedes usar fondos virtuales con diferentes temas que te llamen la atención. Además de los que incluye esta aplicación, puedes subir alguna imagen y personalizarla para este fin. Esta función está disponible para smartphones, PC’s, Iphones y Mac.

  • En el móvil. Usando la app de Zoom, solamente tienes que ingresar en tu cuenta y unirte a una junta vía móvil. Luego ubicas los 3 puntos en la parte inferior de la pantalla para darle clic y entrar donde dice “más” (more). Allí vas a encontrar la pestaña “fondos virtuales” (virtual backgrounds) y puedes elegir el que más te guste.
  • En el ordenador. En tu Mac o PC, abre el cliente Zoom y le das donde dice “Configuración” (Setup) para seleccionar el fondo virtual. Este programa tiene algunas opciones instaladas para que uses la que prefieras. Si quieres tener un fondo personalizado, da un click en el signo (+) en la parte superior izquierda de las muestras y agregas una imagen que tengas. Esto también lo puedes hacer durante tus reuniones online apretando la flecha al lado del símbolo de video.

¿Cómo agregar filtros a tus videollamadas Zoom?

Al igual que con los fondos, puedes animar un poco tus encuentros agregando filtros durante tus llamadas. Los hay de 2 tipos y los puedes encontrar en el menú de ajustes denominado “backgrounds y filters” (fondos y filtros). Puedes agregar colores a la cámara o seleccionar una máscara parecida a las que se usan en Snaptchat.

¿Cómo mejorar tu apariencia en Zoom?

No siempre vas a lucir como quieres al momento de hacer una videollamada o videoconferencia. Si no has dormido bien o estás teniendo un mal día, Zoom te puede ayudar con la función “Touch up my appearence” (Acomoda mi apariencia).

Esta opción utiliza un filtro que sirve para retocar sutilmente tus líneas y de esta forma darte un look natural. Para usar esta función, tienes que ir a los ajustes, localizar la pestaña de video y marcar la casilla justo al lado de donde dice “Touch up”.

¿Cómo ver a 49 personas simultáneamente en Zoom?

Si quieres ver a 49 personas en la pantalla en vez de las 25 por defecto, el procedimiento es muy sencillo, pero depende de dónde lo uses. En el móvil, la app solo permite ver al orador activo. Cuando se unen más participantes, observas una pequeña imagen en la esquina inferior derecha. En este caso, solamente podrás ver a 4 personas al mismo tiempo.

Para tener a 49 usuarios en tu pantalla, vas a necesitar usar tu ordenador con MacOs o Windows. Después de que hayas instalado la aplicación de Zoom, tienes que irte a los ajustes y encontrar la sección de video para ver la configuración. Allí habilitas la opción “Ver hasta 49 participantes en la galería” (View up to 49 participants in the gallery view).

Algunos atajos en el teclado para Zoom

Al igual que con otras herramientas de colaboración para el trabajo remoto, esta plataforma virtual tiene varios atajos incorporados al teclado. Esto te ayuda a agilizar las cosas durante los encuentros casuales o formales. Entre las más útiles, vale destacar las siguientes:

  • Alt + M o comando () + Control + M: Silenciar o activar el audio para todos menos el anfitrión
  • Alt + S o comando () + Control + S: Iniciar la pantalla compartida
  • Alt + A o comando () + Shift + A: Silenciar o prender el audio
  • Alt + C o comando () + Shift + C: Comenzar/parar la grabación en la nube
  • Alt + P o comando () + Shift + P: Pausar o reiniciar la grabación
  • Alt + R o comando () + Shift + R: Iniciar/detener la grabación local
  • Alt + F1 o comando () + Shift + W: Cambiar a orador activo en una videoconferencia

Temas de seguridad y actualizaciones recientes de Zoom

A medida que Zoom se fue volviendo más popular, aparecieron algunos problemas de seguridad. Debido a su mayor adopción durante la pandemia, la aplicación presentó algunas fallas que salieron a la luz. Afortunadamente, la empresa ha tomado cartas en el asunto y rectificado los problemas más serios.

Por ejemplo, la empresa había manifestado que usaba el cifrado de extremo a extremo pero tuvo que aclarar cómo se estaba implementando. De hecho, esta encriptación solamente está disponible para las llamadas o videoconferencias que se hacen con las diferentes apps Zoom y para Zoom Rooms mientras nadie grabe. Esta medida de seguridad no está disponible si se conecta el audio a un teléfono normal.

Actualizaciones de seguridad por defecto

En vista de sus problemas de seguridad, Zoom ha tenido que hacer varios cambios para mantener la confianza de los usuarios. Una de estas modificaciones es la exigencia de una contraseña por defecto para las reuniones online. Combinada con las salas de espera virtuales, te aseguran que solamente las personas que han sido invitadas son las que pueden entrar.

Herramientas de seguridad de Zoom

De igual forma, esta plataforma virtual te facilita el trabajo para que tengas juntas seguras en tiempo real. Por eso cuenta con varias funciones de seguridad que permiten bloquear la reunión después de haber comenzado, quitar a participantes, silenciarlos e inhabilitar el chat.

Para acceder a estas herramientas de seguridad en Zoom, solamente tienes que apretar el botón de seguridad que aparece en la ventana cuando la llamada o videoconferencia está en proceso. También puedes poner el cursor sobre alguno de los usuarios admitidos para interactuar con ellos (silenciarlos, sacarlos…).

¿Cuáles son los planes pago de Zoom?

Como ya sabes, la versión gratuita puede ser suficiente para videoconferencias de hasta 100 personas con una duración de 40 min. Sin embargo, si quieres hacer reuniones online de hasta 1000 participantes, o hacer reuniones de larga duración, tienes que optar por uno de los planes que ofrece esta empresa.

Ya sea que quieras hacer videollamadas grupales, webinars, sesiones de capacitación, cursos en línea y más, debes escoger entre 3 planes principales y un complemento adicional:

  • Zoom Pro. Esta cuenta te cuesta $14,99 al mes por ser anfitrión de encuentros. Con este plan puedes crear una identificación (ID) de meetings personalizada para sesiones recurrentes y grabar en dispositivos diversos o en la nube. El límite de tiempo para las videconferencias es de 24 h.
  • Zoom Business. Este plan tiene un precio de $19,99 mensual y puedes tener hasta 10 anfitriones como mínimo. Para los meetings, permite incluir el branding de la empresa y una URL personalizada. También permite tener las transcripciones en la nube y posee un servicio al cliente dedicado.
  • Zoom Enterprise. Esta opción tiene un coste de $19,99 al mes por cada anfitrión (100 mínimo) y está destinada a negocios que tengan más de mil empleados. Posee descuentos para Zoom Rooms y webinars, almacenamiento ilimitado en la nube y un gerente de éxito para el cliente.
  • Zoom Rooms (opcional). Puedes incluir esta función en tus sesiones. Si quieres probar de qué se trata, puedes registrarte al período de prueba gratis de 30 días. Después de ese plazo, cuesta $49 al mes.

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