Zoom es una herramienta en la nube que permite hacer videoconferencias. Esta plataforma virtual facilita organizar reuniones casuales o de teletrabajo en función de tus necesidades. Mediante esta aplicación, es posible hacer llamadas, videollamadas, chats y grabar las sesiones si buscas tener un registro.
Debido a su reciente popularidad, sabemos que esta aplicación es aprovechada por más de la mitad de las compañías en la lista Fortune 500 y las mejores universidades de Estados Unidos. De hecho, la compañía revela que existen al menos 300 millones de meetings diarios y que el programa fue descargado por 15 millones de usuarios el mes agosto 2020.
Cuando hablamos de esta alternativa a Skype, es común escuchar los términos Zoom Room y Zoom Meetings. El primero se refiere al hardware que hace falta para montar una videollamada grupal a través de esta herramienta de colaboración. El segundo no es otra cosa que usar esta app para reuniones online, teletrabajo o gestión de equipos remotos.
Cuando exploras la funcionalidad básica de Zoom, vas a encontrar con lo siguiente:
La experiencia de Zoom es una de las más completas del mercado. Por eso no extraña el auge de su adopción a causa del Covid19. Ya sea como anfitrión o participante, esta plataforma virtual para videollamadas está diseñada para hacer más eficiente el teletrabajo y la gestión de equipos remotos. Entre sus aplicaciones destacables, no podemos dejar de mencionar:
En la actualidad cuentas con una gran variedad de opciones para descargar esta plataforma virtual. Nosotros te recomendamos que visites su página oficial en USA o España para bajarte la versión más reciente de esta herramienta de colaboración. Dependiendo de dónde la quieras instalar, las alternativas son:
Hay algunas diferencias cuando decides usar Zoom como una plataforma virtual gratuita o paga. Entre las más significativas, destacamos:
Con el plan gratuito de Zoom se pueden organizar reuniones de hasta 100 personas, con un tiempo limitado a 40 minutos. A parte de eso tiene muchas funcionalidades, entre las que destaco
Incluso, puedes crear una cuenta gratuita enlazando tu cuenta de Google y desde ahí comenzar una sesión nueva, agendar una, sumarte a un encuentro, agregar contactos y más.
Es importante recordar que solamente se puede entrar a Zoom desde un dispositivo por cuenta. Cuando decides ingresar a tu cuenta en un ordenador adicional mientras tienes una sesión activa en otro, el sistema va a desconectar del primer equipo.
Por otra parte, la versión gratuita no ofrece controles para administradores, manejo de usuarios ni informes. Tampoco ofrece Zoom Rooms (sólo versión de prueba de 30 días).
Al contar con un plan, esta herramienta en la nube da la oportunidad de suscribirse y entrar usando el correo de trabajo si el administrador del sistema posee una cuenta Pro, Business o Enterprise. En este caso, lo más recomendado es sincronizar la cuenta Zoom con el calendario para agendar reuniones online.
A parte de las funcionalidades del plan gratuito, su gran ventaja es que:
Si estás empezando con Zoom y quieres tener un manejo más eficiente de esta aplicación, no te pierdas estos tips:
Esta herramienta de colaboración te deja hacer lo que se conoce como meetings recurrentes. Esto implica que puedes configurar los ajustes de una llamada o videoconferencia para que queden fijos. Así permanecen sin cambios cada vez que te reúnas y puedes unirte a una videollamada grupal usando el mismo link cada vez.
Si usas la app de Zoom, solamente tienes que entrar, pulsar en la agenda (schedule), darle a la opción repetir (repeat) y escoger la recurrencia. En caso de que necesites más información sobre cómo agendar sesiones de teletrabajo o de otra naturaleza, puedes revisar el FAQ bajo la sección “schedule meetings”.
La mayoría de plataformas virtuales para videoconferencias sufren de pequeños glitches (fallas) que alteran la fluidez de la interacción. Zoom cuenta con ajustes que te permiten modificar el audio de la llamada para quitar cualquier ruido de fondo que no quieras.
Esto lo puedes hacer entrando al menú de “Settings” (ajustes) y tienes que encontrar la pestaña de audio. Estando ahí, el submenú contiene una sección que se llama “suppress background noise” (suprimir el ruido de fondo). Esta función dispone de varios niveles de cancelación que puedes agregar.
Por ejemplo, el nivel más alto reduce todo lo que se pueda, dejando fuera los gritos de los niños, o ladridos del perro, por ejemplo. En cambio, los niveles más bajos te permiten tener música de fondo si estás en una sesión casual con familiares o amigos.
Cuando el entorno de la oficina o del hogar no es ideal para el trabajo remoto, las videoconferencias pueden resultar poco profesionales o con muchas distracciones. A través de la marca Nvidia, puedes usar una aplicación de inteligencia artificial que ayuda a cancelar el ruido de fondo durante tus reuniones.
Para montar este software, vas a necesitar la versión 10 de Windows y tener una tarjeta gráfica Nvidia GeForce RTX o Quadro RTX. Si cuentas con esta configuración, puedes usar la app Nvidia RTX Voice para dejar por fuera cualquier sonido no deseado de tu micrófono.
Si quieres hacer esto, solamente tienes que bajarte la aplicación y colocarla como tu dispositivo de entrada (input) y salida (output) por defecto. Una vez que hagas este procedimiento, notarás una mejora sustancial en la calidad del sonido para tu micro.
Ya hemos revelado que esta herramienta en la nube te deja grabar videollamadas. Como anfitrión, no tienes que pedir permiso, pero sí debes hacer los ajustes para permitir este tipo de registro. Por eso es recomendable que revises la configuración de tu cuenta antes de empezar para ver que todo esté en orden.
El procedimiento es el siguiente:
Te recordamos que los administradores tienen la facultad de habilitar la grabación de llamadas o videoconferencias para individuos y grupos. Al momento de hacer este registro, tienes que escoger entre el almacenamiento local o en la nube. La opción local puede ser un dispositivo de tu preferencia y la otra solo está disponible para planes pagos.
Para el registro en la nube, debes disponer de un sistema Linux, MacOS o Windows. En el momento en que estás grabando una reunión online y eliges la opción “Record to the cloud”, el video, el chat y el audio son guardados en los servidores de la compañía en formato MP4.
Por ejemplo, cuando empieza la videollamada, en el panel de la pantalla debería aparecer el icono de “record”. Si pulsas ahí, te debería dar las opciones de almacenamiento. Si no ves el botón de grabar, revisa “My meeting settings” en la versión web o dile al administrador que lo habilite.
Durante la llamada o videoconferencia, puedes ver quiénes están grabando y también se le comunica al grupo que la sesión está siendo registrada.
Al igual que en la versión de escritorio, puedes usar tu smartphone o tablet para grabar una reunión online. Este servicio solo está disponible para la nube, así que tendrás que optar por un plan de pago para usar esta función. Con la app móvil, el almacenamiento es limitado, por lo que tienes que controlar el tamaño de las grabaciones.
Para grabar una llamada o video llamada con esta herramienta de colaboración, tienes que seguir estos pasos:
A menudo, no vas a querer mostrar tu oficina o sitio de trabajo en casa por diversas razones. En esos casos, puedes usar fondos virtuales con diferentes temas que te llamen la atención. Además de los que incluye esta aplicación, puedes subir alguna imagen y personalizarla para este fin. Esta función está disponible para smartphones, PC's, Iphones y Mac.
Al igual que con los fondos, puedes animar un poco tus encuentros agregando filtros durante tus llamadas. Los hay de 2 tipos y los puedes encontrar en el menú de ajustes denominado “backgrounds y filters” (fondos y filtros). Puedes agregar colores a la cámara o seleccionar una máscara parecida a las que se usan en Snaptchat.
No siempre vas a lucir como quieres al momento de hacer una videollamada o videoconferencia. Si no has dormido bien o estás teniendo un mal día, Zoom te puede ayudar con la función “Touch up my appearence” (Acomoda mi apariencia).
Esta opción utiliza un filtro que sirve para retocar sutilmente tus líneas y de esta forma darte un look natural. Para usar esta función, tienes que ir a los ajustes, localizar la pestaña de video y marcar la casilla justo al lado de donde dice “Touch up”.
Si quieres ver a 49 personas en la pantalla en vez de las 25 por defecto, el procedimiento es muy sencillo, pero depende de dónde lo uses. En el móvil, la app solo permite ver al orador activo. Cuando se unen más participantes, observas una pequeña imagen en la esquina inferior derecha. En este caso, solamente podrás ver a 4 personas al mismo tiempo.
Para tener a 49 usuarios en tu pantalla, vas a necesitar usar tu ordenador con MacOs o Windows. Después de que hayas instalado la aplicación de Zoom, tienes que irte a los ajustes y encontrar la sección de video para ver la configuración. Allí habilitas la opción “Ver hasta 49 participantes en la galería” (View up to 49 participants in the gallery view).
Al igual que con otras herramientas de colaboración para el trabajo remoto, esta plataforma virtual tiene varios atajos incorporados al teclado. Esto te ayuda a agilizar las cosas durante los encuentros casuales o formales. Entre las más útiles, vale destacar las siguientes:
A medida que Zoom se fue volviendo más popular, aparecieron algunos problemas de seguridad. Debido a su mayor adopción durante la pandemia, la aplicación presentó algunas fallas que salieron a la luz. Afortunadamente, la empresa ha tomado cartas en el asunto y rectificado los problemas más serios.
Por ejemplo, la empresa había manifestado que usaba el cifrado de extremo a extremo pero tuvo que aclarar cómo se estaba implementando. De hecho, esta encriptación solamente está disponible para las llamadas o videoconferencias que se hacen con las diferentes apps Zoom y para Zoom Rooms mientras nadie grabe. Esta medida de seguridad no está disponible si se conecta el audio a un teléfono normal.
En vista de sus problemas de seguridad, Zoom ha tenido que hacer varios cambios para mantener la confianza de los usuarios. Una de estas modificaciones es la exigencia de una contraseña por defecto para las reuniones online. Combinada con las salas de espera virtuales, te aseguran que solamente las personas que han sido invitadas son las que pueden entrar.
De igual forma, esta plataforma virtual te facilita el trabajo para que tengas juntas seguras en tiempo real. Por eso cuenta con varias funciones de seguridad que permiten bloquear la reunión después de haber comenzado, quitar a participantes, silenciarlos e inhabilitar el chat.
Para acceder a estas herramientas de seguridad en Zoom, solamente tienes que apretar el botón de seguridad que aparece en la ventana cuando la llamada o videoconferencia está en proceso. También puedes poner el cursor sobre alguno de los usuarios admitidos para interactuar con ellos (silenciarlos, sacarlos...).
Como ya sabes, la versión gratuita puede ser suficiente para videoconferencias de hasta 100 personas con una duración de 40 min. Sin embargo, si quieres hacer reuniones online de hasta 1000 participantes, o hacer reuniones de larga duración, tienes que optar por uno de los planes que ofrece esta empresa.
Ya sea que quieras hacer videollamadas grupales, webinars, sesiones de capacitación, cursos en línea y más, debes escoger entre 3 planes principales y un complemento adicional: