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EconomíaTIC

20 Herramientas para trabajar a distancia de forma eficiente

Hoy, al abrir mi ordenador, lo primero que he visto ha sido que Google cumple 20 años. Eso me ha hecho pensar en cómo ha cambiado todo en el mundo digital desde entonces y observar, con cierta perspectiva, todo lo que podemos hacer hoy en día gracias a empresas como ella.

El trabajo remoto y el nomadismo digital son posibles gracias a un gran número de herramientas digitales que nos permiten trabajar a distancia, coordinar y sincronizar todas nuestras tareas, así como proyectos en la nube, o mantener una comunicación constante y fluida con nuestro equipo.

En este post de Economia TIC te queremos dejar 20 herramientas para trabajar a distancia que harán que tu trabajo en remoto sea mucho más eficiente.

Herramientas para comunicación interna con tu equipo

Las herramientas de comunicación interna son la piedra angular de cualquier empresa que trabaje cien por cien en remoto, ya que las mismas suponen el canal a través del que nuestros equipos y/o departamentos van a estar conectados.

Slack

Slack es ya de sobra conocido y poco, o prácticamente nada, podré aportar que no sepas ya.

Su CEO ya dijo en su momento una frase lapidaria de esas que pasan a la historia, y es que tenía (y tiene) la pretensión de matar al correo electrónico tal y como lo conocemos hoy en día, ahí es nada.

Slack tiene un funcionamiento y una integración con aplicaciones de terceros que es simplemente brutal. Además, a ello hay que sumarle la gestión que podemos hacer de la herramienta, donde entran en juego:

  • los grupos (podemos estar en tantos grupos de slack como queramos y comunicarnos de forma totalmente independiente en cada uno)
  • los hilos, que son las etiquetas que nos permiten dividir a los equipos de trabajo o abrir uno (o varios) canales para cada proyecto que estemos ejecutando.

Telegram

Apareció en escena para ser la sombra de WhatsApp y se ha hecho con una larga lista de usuarios.

Desde que entró en el mercado ha variado muchas cosas en su funcionamiento y en la integración del servicio de forma nativa para múltiples dispositivos. Si a esto le sumamos que no es necesario tener con nosotros nuestro teléfono móvil para que funcione, pues obtenemos una mezcla perfecta para cualquier comunicación.

Ahora mismo, además de actuar como gestor de mensajería, Telegram está apostando por ser el sustituto de las listas de difusión (newsletter) de muchas empresas o iniciativas.

Google Hangouts

Además de un sistema de videoconferencia, Google Hangouts es también un sistema de chat o comunicación.

Lo cierto, es que ahora mismo Google Hangouts, igual que muchos servicios con los que Google experimenta o compite, está en un situación un poco extraña… Aún así, su integración dentro del ecosistema de Google G Suite o Gmail, hace que muchas personas lo sigan utilizando de forma natural.

Whatsapp

El rey de la mensajería instantánea, que pasó a ser propiedad de Facebook hace ya dos años.

WhatsApp se ha transformado en el sistema de comunicación por defecto de gran parte de la población mundial, y aunque está muy vinculado con la comunicación personal, son muchas las empresas que lo utilizan para comunicación interna o como canal de comunicación de equipo.

Twist

El rara avis de la lista. Este sistema de comunicación interna es un poco menos conocido, pero si te hablo de su equipo de desarrollo: Doist, desarrolladores también de Todoist, quizás eso si que te suene un poco más.

Twist está pensado y configurado como un sustituto natural para Slack, enfocado en la productividad y la comunicación para el trabajo en equipo, con un enfoque hacía el trabajo remoto.

Herramientas para videoconferencia

Los sistemas de comunicación a través de chat suponen la piedra angular de cualquier ecosistema remoto, pero otro elemento súper importante dentro del mismo, son los sistemas de videoconferencia.

Ambas herramientas (junto con los gestores de proyectos) suelen ir de la mano. De hecho, Slack incorporó su propio sistema de videoconferencia dentro de su herramienta como una de las opciones estrella de su plan premium.

Appear-in

Desde tierras escandinavas nos llega este sistema de videoconferencia ultra sencillo de utilizar.

Appear es tan simple como poner una url en tu ordenador y compartirla con aquella persona con la que quieres hablar. Todo sucede en el navegador (o en la app nativa que tienen para iOS o Android)

No es necesario instalar nada para utilizar esta herramienta y la configuración se realiza de forma muy sencilla desde las opciones del propio navegador.

Skype

Skype es el veterano de la sala. Es tan veterano, que en muchos ámbitos a hacer una videoconferencia se le denomina directamente hacer un Skype.

Después de su adquisición por parte de Microsoft ha sufrido una serie de cambios y mejoras, sobre todo en su línea de diseño, para intentar competir con herramientas como WhatsApp o Telegram.

Eso sí, la parte de las videoconferencias sigue, en esencia, prácticamente igual.

Google Hangouts

Llego al mercado para ser la competencia mas brutal de Skype. Y en un determinado punto, gracias a la calidad de la conexión y contar con un buen número de usuarios que utilizan soluciones como Google Gmail, casi lo consigue.

Ahora mismo Google Hangout es perfectamente funcional, pero Google, en su estrategia de experimentación constante, está realizando una serie de cambios dentro de su infraestructura.

Zoom

Otro de los sistemas de comunicación que ya lleva unos años en la palestra.

Siempre más vinculado al sector profesional, Zoom basa su estrategia en paquetes de pago orientados a diferentes segmentos profesionales.

Herramientas para la gestión de proyectos

Llegamos a mi parte favorita de las herramientas: la de productividad. Y es que estas herramientas son el soporte de cualquier equipo que trabaje de forma remota.

Asana

Como ya te comenté en otro post de Economía TIC, para mi Asana es el mejor sistema de gestión de proyectos que he utilizado hasta ahora.

Dentro del mismo tienes la posibilidad de gestionar los proyectos por tareas, el método kanban, poner flujos de trabajo o visualizar las progresiones de los mismos.

Además, tiene un sistema interno de proyectos y progresos muy avanzado, integra conversaciones y tiene aplicación móvil para iOS y Android que funcionan de lujo.

Trello

El referente para aplicar el método kanban y el favorito de cualquier equipo de medios.

La experiencia de usuario con Trello es muy intuitiva, aunque en algunas ocasiones su sencillez pueda resultar caótica sino se aplica una metodología de trabajo seria.

Trello está muy orientado a todos aquellos que quieran gestionar sus proyectos a través del método kanban (trabajar de forma progresiva moviendo los elementos o tareas de un proyecto a largo de diferentes columnas), pero, bajo mi punto de vista, se puede quedar un poco corto o ser muy confuso si quieres atacar o desarrollar tareas más específicas.

Basecamp

Otro de los clásicos de la gestión de proyectos. Basecamp es un sistema bastante completo para la gestión de proyectos y se centra, sobre todo, en la línea de comunicación del equipo como eje central para resolver los mismos.

Para mí, y dentro del uso que le he dado, me parece un enfoque un tanto inapropiado y que puede llegar a ser caótico a medida que se va sumando gente a cada proyecto.

Pero, actualmente cuenta con una base de más de 2 millones de clientes, así que no voy a ser yo el que ponga en tela de juicio el funcionamiento de esta herramienta de productividad.

Todoist Business

Me encanta Todoist, fue la herramienta que elegí para llevar a cabo mis tareas del día a día (y para guardar mis pelis y libros favoritos, hacer la lista de la compra, etc.) después de la compra de Wunderlist por parte de Microsoft.

Todoist es muy simple de utilizar y cuenta con integraciones en diferentes navegadores, así como aplicaciones nativas para la mayoría de los sistemas operativos existentes.

En el caso de gestión de proyectos, cuenta con una versión business que puede ser muy útil para un freelance o para equipos pequeños que no necesiten una gestión compleja de proyectos.

Herramientas para medir el tiempo

Otra parte importante dentro de la optimización de los proyectos es medir el tiempo. Muchos proyectos o tareas van asociados a una duración temporal, que es la que nos dice si estamos siendo o no productivos dentro de los mismos.

Toggl

Toggl es una herramienta fundamental en mi día a día. Muy sencilla de utilizar y que me aporta todo lo necesario para medir el tiempo desempeñado en cada tarea o proyecto.

Además, podemos integrar equipos (hasta 5 en la versión free de la plataforma) y así tener un reporte global de los tiempos destinados por proyectos.

Poder tener esto bajo control nos ayuda de sobremanera a saber si nosotros o nuestro equipo está siendo eficiente con sus tareas y desarrollos

Harvest

Harvest es una herramienta muy similar, al menos en concepto, a Toggl.

La misma nos permite, también, hacer un traqueo de todos los proyectos y de los desempeños de cada miembro del equipo dentro de los mismos.

Herramientas para la gestión de documentos en la nube

Además de gestionar proyectos o de medir el tiempo que dedicamos a los mismos, es igual de importante poder trabajar en la nube.

Recursos para hacerlo hay muchos, pero seguro que los tres que te voy a mencionar por aquí, los tendrás en mente.

Google G Suite

Qué te voy a contar de Google G Suite a estas alturas. El sistema todo en uno de Google incorpora herramientas tan fundamentales como: Gmail, Google Drive (documentos, hojas de cálculo y presentaciones en la nube), Google Meet, Google Calendar y alguna opción más que harán que la gestión de nuestros proyectos sea mucho más sencilla.

Microsoft Office 365

Microsoft tuvo que dar el salto a la nube para poder competir con Google a través de sus herramientas de ofimática.

A estas alturas de la película creo que no debo detenerme en hablar de Microsoft Excel, Microsoft Word o Power Point. Pues bien, Microsoft Office 365 pone todas esas herramientas en la nube para facilitarte el trabajo.

Dropbox

Si conociste las primeras andaduras de Dropbox lo recordarás como un gestor de contenidos en la nube. Un lugar desde el que sincronizar documentos y archivos de forma fácil.

Viendo la potencialidad que tiene trabajar y mantener documentos sincronizados en tiempo real, Dropbox decidió apostar por herramientas como Dropbox Paper, que nos permiten hacer una gestión de contenidos similar a la que realizamos con Google Drive.

Herramientas para customer service

Dar servicio a nuestros clientes es algo tan fundamental como mantener comunicado y activo a nuestro equipo.

Para facilitarnos esta misión tenemos herramientas como Help Scout o Drift.

Help Scout

Help Scout es un sistema de customer service que nos permite tener una conversación fluida, y con reportes, con todos nuestros clientes. Así conseguimos dos objetivos fundamentales: tener un seguimiento óptimo de nuestros leads (oportunidades), así como un dashboard en el que poder reportar cada una de las conversaciones para ser más productivos.

Drift

Dentro de los servicios que podemos utilizar para generar leads y dar soporte a nuestros clientes, Drift es uno de los que más tendencia está generando últimamente. Drift es compatible e integrable con una gran cantidad de servicios (como Slack, por ejemplo) lo que nos permitirá dotar a nuestra web o CRM de un servicio de soporte con una alta calidad.

Y hasta aquí ha llegado el post de hoy. Estas son solo algunas de las herramientas para trabajar a distancia que puedes utilizar, por supuesto, dentro del mercado tienes muchísimas más. Así que si conoces alguna que no esté en la lista, no dudes en compartirla con nosotros a través de nuestros comentarios.

Artículo ecrito por: Carlos Jonay

Carlos Jonay