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EconomíaTIC

Cómo aplicar la Ley de pareto (80/20) para ser más productivo

Tim Ferris se encargó de hacer de la Ley de Pareto o la regla del 80/20, un tema candente del que seguro has escuchado aunque sea mencionar una vez gracias a su libro best seller “La semana laboral de 4 horas”. La misma comenzó con el economista y sociólogo Vilfredo Pareto, quien fue el encargado de anunciar la Ley de distribución de los ingresos, encargada de mejorar la calidad de vida.

Pero son muchas las dudas en torno a este tema, por lo que a continuación se conocerá mucho más acerca del mismo. Así como de su origen, las formas más eficientes de aplicarla y sus principios.

¿Qué es la ley de Pareto?

La ley de Pareto, también conocida como regla 80/20 es aquella que establece que el 20% del esfuerzo genera el 80% de los resultados. Esto es aplicable tanto de forma general como para un gran número de fenómenos. Otra forma de entender al principio de Pareto es que el 80% de las consecuencias proviene del 20% de las causas.

Conocer la definición de la ley de Pareto y aplicarla en la vida diaria nos sirve como referencia para centrarnos en las cosas que de verdad importan. Con ella se entiende que en realidad sin la necesidad de malgastar energía o recursos en pobres resultados, existen ciertas acciones que son capaces de dar mayores satisfacciones con menores esfuerzos.

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En el campo empresarial, más específicamente en el campo de ventas y gastos, puedes interpretarla como que el 80% de las ventas de una empresa proviene de un 20% de un producto o del 20% de sus clientes. Mientras que en la logística otro ejemplo sería que en el 20% de los productos almacenados se encuentra el 80% del valor de los productos de este lugar. También en ingeniería de software con que el 80% de los fallos de un software se origina es en el 20% del código de éste.

Los casos de la regla de Pareto son interminables, y como ya se ha mencionado es posible que coincida con una infinidad de situaciones. Es así como esta puede ser de utilidad para obtener una mayor rentabilidad enfocándose en los recursos más productivos, en lugar de hacerlo en todos por igual.

Si bien los porcentajes no son precisos en muchas ocasiones, la conclusión de esta, es que se dedica mucho tiempo en cosas que aportan poco valor. Por ello, al malgastar tiempo en estas actividades, se avanzará de forma muy lenta en la consecución de nuestros objetivos. Pero si se fuese capaz de concentrar en el 20% central, todo sería mucho más sencillo.

Para ello es necesario identificar esta relación y con ello priorizar las tareas por resultado y estimar cuál es el esfuerzo que conlleva. Hay que identificar lo que es importante, de lo que no lo es, y lo que nos acerca a los objetivos marcado invirtiendo poco esfuerzo y tiempo.

Origen de la Ley de Pareto

La teoría de Pareto obtiene su nombre de Vilfredo Pareto, pero ¿quién es Pareto? El economista que la enunció por primera vez en su “Cours d’économie politique” de 1896.

Entonces ¿cómo aplicó Pareto este principio a la economía? Con una simple observación.

Con base en el denominado conocimiento empírico, se encargó de estudiar a las personas de su sociedad. Estas se dividían en dos grupos bien definidos que eran los “pocos de muchos” y los “muchos de pocos”, una proporción 80-20. En específico, Pareto se basó en la propiedad de la tierra en Italia donde el 20% de los propietarios poseían el 80% de las tierras, y el resto del 20% de los terrenos pertenecía al 80% de la población sobrante.

Pero estas cifras tenían un carácter arbitrario que podía variar al no ser exactas. Y es que su aplicación residía en la descripción del fenómeno, haciendo que se debiese adaptar al fenómeno tratado.  Para Pareto, las masas tenían poca influencia en la política, algo que se replicaba en el reparto de bienes naturales y la riqueza mundial.

No obstante, fue Joseph Juran el responsable de popularizar esta regla en un uso general y en una gran cantidad de contextos. Juran fue un experto en calidad y gestión de la calidad que conoció la obra de Pareto en 1941. A partir de entonces se dedicó a ampliar su aplicación a las cuestiones de calidad con un considerable éxito.

Pero cabe destacar que en los últimos años, Jurán sustituyó el pensamiento de “los pocos vitales y muchos triviales” por el de “los pocos vitales y los muchos útiles”. Es decir, el esfuerzo restante del 80% no debe ser por completo ignorado.

Desde su intervención, el teorema de Pareto es percibido como una manera sencilla de indicar y fácil de recordar que una parte considerable del esfuerzo se emplea en una aportación residual, y que con un poco de ese esfuerzo es posible conseguir un gran resultado.

También en la popularización presente de esta ley que incentiva la productividad y eficiencia, autores como Richard Koch y Tim Ferris, han tenido un papel destacado. Por su parte, Richard Koch es un escritor y orador británico que con su libro “The 80/20 Principle” (El principio 80/20)  discutió sobre la aplicación de este principio en la gestión y en la vida.

Esta reinterpretación lanzada en 1997 se convirtió en un éxito siendo traducido a 35 idiomas y vendiendo más de un millón de copias. The 80/20 Principle es también ya un clásico de los libros de negocios.

El estadounidense Tim Ferris, por igual uso a la ley en su exitoso libro de 2007 “The 4-Hour Workweek”. El libro ha pasado más de cuatro años en la lista de The New York Times Best Seller List, ha sido traducido a 35 idiomas y ha rebasado el millón de copias vendidas.

¿Cómo aplicar la regla 80-20 en la vida diaria? Ejemplos

¿Cómo aplicar la ley de Pareto en la vida diaria? Primero debes comenzar a notar que hay determinadas horas en tu día a día en las que te encuentras más a gusto trabajando. Son esos momentos en los que tu capacidad de concentración aumenta al máximo. Tienes que identificar cuál es ese momento de inspiración, porque es en éste en donde serás más eficiente y eficaz.

Cuando los tengas identificados, tienes que reservarlo en tu calendario para ti. Para ello tendrás que tomar estas 2 o 3 horas del día única y exclusivamente para ti. No debes estar disponible para nadie en estas horas porque es en este momento que te dedicarás a las tareas que tienes que hacer. El único foco que tendrás será el trabajo a realizar.

Así que lo que queda es saber qué harás en estas horas de tu día, y a qué tareas les sacarás el mayor provecho posible. No es sobre cuál tarea en específico realizarás sino más bien sobre el tipo de tarea a realizar.

Tomando en cuenta todo esto, estas son algunas ideas para incorporar al óptimo de Pareto en la vida diaria. Son alternativas muy curiosas y simples pero que pueden generar una serie de cambios interesantes.

  1. Para el aprendizaje de una materia: Plantéate que para aprender se necesita invertir el 20% de esfuerzo para obtener el 80% del resultado. Entonces analiza si la materia seleccionada para el estudio realmente recompensa el esfuerzo considerable que se necesita para dominarla.
  2. En el ahorro: Puede que en lugar de ahorrar recortando gastos pequeños de aquí y allá diarios lo que necesites sea centrarte en el 20% de acciones capaces de hacerte obtener el 80% de tu ahorro. ¿Pagas 100€ al mes por un gimnasio al que vas 1 o 2 veces a la semana? Quizás sea mejor entrenar en casa.
  3. En la ganancia de ingresos: Tampoco tiene sentido el dedicarse de una manera intensa a aquello que no genere buen dinero. Al contrario, lo mejor será dedicar tu esfuerzo al 20% de las actividades que produzcan el 80% del beneficio e ir despojándote de las actividades que no te reportan tantas ganancias. Así aumentará tu calidad de vida.
  4. En las relaciones personales: Aquí resulta una conclusión muy interesante, la cual recae en que inclusive cuando se trata de una relación de pareja el 20% de tus esfuerzos produzca el 80% de los resultados ¿Cómo? Existen detalles que en la cotidianidad pasan desapercibidos, pero por el contrario en circunstancias difíciles (como una muerte o enfermedad) o importantes (cumpleaños, aniversarios) valen mucho más.
  5. En las tareas diarias: Cuando haces una lista, lo más probable es que te dediques a invertir la misma cantidad de esfuerzo en todas las tareas de la misma. Pero esto no es productivo, porque hay tareas de más importancia y productividad que otras, a las que por defecto sí se le deben invertir más minutos. ¡Ordena tus tareas por importancia ante de empezar!
  6. En los problemas cotidianos: Ten en cuenta que el 20% de los problemas nos producen el 80% de los dolores de cabeza. Al momento de tener que resolver estos, enfócate en aquellos que son realmente perjudiciales para ti, y enfócate en la solución de estos primero.
  7. En los consejos de vida: Donde quiera que leas: libros, blogs, redes sociales, etc. Encontrarás un número enorme de consejos de vida. No puedes aplicar todo lo que lees en tu vida diaria, por lo que escoge entre los consejos más beneficiosos para tu vida. Aquellos tips que te darán el 80% del resultado.

Principio de Pareto para el equipo de trabajo

Este principio también puede aplicarse en un equipo de trabajo. Siendo una de sus aplicaciones más útiles si se toma en cuenta que siempre se está en la constante búsqueda de optimizar el tiempo en el trabajo lo más posible. Para comenzar algunos ejemplos principio de Pareto son:

  • El 20% de tu tiempo de trabajo es el responsable de producir el 80% de tus resultados.
  • El 20% de los productos en los que trabajes serán el 80% de tus ventas.
  • El 20% de tus proyectos aportan el 80% del resultado.
  • El 20% de los clientes serán los que darán el 80% de tus ventas.

Estos ejemplos, son muestras perfectas de todo lo que representa la ley de Pareto, y son estas estimaciones y su correcta interpretación las responsables de establecer un ambiente de trabajo mucho más efectivo, productivo y sobre todo relajado.

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Al aplicar este principio tendrás la posibilidad de mejorar considerablemente el entorno del trabajo porque con éste será posible aprender nuevas lecciones, y aportar beneficios nunca antes notados.

Es además una fuente de inspiración importante para las ideas de negocios y motivar al trabajo en equipo para que éste participe de una manera activa y racional en la mejora de productividad.  Otros ejemplos o sugerencias sobre cómo aplicar la ley de Pareto en el trabajo en equipo están son:

  • Usa el 80% de tu tiempo en dedicarte en la actividad que te da el 20% de los mejores resultados.
  • Determina cuál es el 20% de los miembros del grupo que dan el 80% de los resultados.
  • Verifica el 20% del trabajo que brinda resultados, y el 80% delégalo a otra sección.

Cabe destacar, que para que todo esto funcione es necesario, que todo el equipo tenga conocimiento del significado del Principio de Pareto y la forma en la que funciona de una manera adecuada. Ya que una vez aplicado, será el responsable de devolverle a tu equipo muchas horas de trabajo ineficiente, para así poder concentrarse en las actividades que den mejores conclusiones.

El principio de Pareto: cómo optimizar tu negocio con la regla del 80/20 (con ejemplos)

Para optimizar tu negocio usando el principio de Pareto, estos son algunos de los consejos junto a sus respectivos ejemplos de aplicación que mejor pueden realizar este propósito en su totalidad.

  • Identifica las tareas del 80/20: Toma un lápiz y una hoja y haz una lista con todas las tareas que realizas a diario en tu negocio. Después en otro apartado escribe las tareas que realmente producen el mayor porcentaje de resultados. Supongamos que tu negocio se encarga de vender productos de limpieza y a diario debes encargarte de la comercialización de tu producto estrella vs. otros productos que aportan menos ingresos o una carga superior de trabajo. No puedes dedicarle el mismo tiempo a estos, sino que debes priorizar aquel que te de los mejores resultados en el menor tiempo posible.
  • Cuestiónate: Siempre que te enfrentes a un nuevo proyecto o una nueva tarea debes cuestionarte si éste beneficiará o perjudicará el 80% de tus actividades. Por ejemplo, ¿es útil invertir tiempo en la renovación de mi oficina o no?
  • Elimina o relega: En un proyecto siempre habrán procesos o tareas que no afecten a la productividad del negocio en un gran porcentaje. No importa por dónde lo tomes porque esto es una verdad. Es por esto que lo mejor es simplemente eliminar o relegar aquellas actividades que no representen ninguna satisfacción.
  • No agregues, sustituye: Recuerda en todo momento que tu tiempo es limitado. Por ello, en el caso de que aparezca un proyecto importante, es vital que aquellos que tengan un impacto pequeño en tus beneficios sean sustituidos. Si trabajas en muchos proyectos a la vez, tendrás menos tiempo para llevarlos a cabo, por lo que la calidad de los resultados será inferior. Céntrate en los que te reporten mayores beneficios y/o te quiten la menor cantidad de tiempo posible.
  • La lista de algún día: Crea una lista con aquellas actividades que no tienen mucha importancia y que pueden ser dejadas para después, para concentrarte en el proyecto principal de tu negocio. La idea es ir postergando la realización de esta lista si no se tiene algo más importante que hacer.

¿Cómo saber si estamos trabajando según el principio de Pareto?

Una vez aprendido de qué trata la ley de Pareto y cuáles son las mejores formas de aplicarla, se ha dado un primero paso. Pero algunas veces existe un problema cuando se refiere a comprobar si de verdad se está poniendo en práctica de manera correcta.  Para determinar esto, analiza si cumples con lo siguiente al contestar estas preguntas simples:

  • ¿Cuál es tu estado de ánimo? Si te sientes satisfecho por estar haciendo lo que te gusta o porque esto contribuye al logro de tus propósitos, es una buena señal.
  • ¿Ya no relegas tareas esenciales? No tienes tiempo que desperdiciar cuando podrías estar usando este mismo tiempo en la ejecución de tareas importantes.
  • ¿Has aprendido a delegar? Para colocar en ejecución el principio Pareto es necesario que delegues tareas que no son tan importantes en realidad. De cumplir esto, estás dando un nuevo paso.
  • ¿Estás adoptando alguna de estas conductas alejadas del principio? Hay conductas que contradicen por completo todo lo impuesto por el principio de Pareto, por lo que de no aprovechar el 20% puede que:
    • estés haciendo lo que otra persona quiere que hagas
    • estés haciendo cosas para las que no eres bueno
    • estés haciendo cosas que no te gustan y hacen sentir insatisfecho
    • estés haciendo cosas que toman mucho esfuerzo y energía de tu parte

Todo esto son signos evidentes de que no se está implementando correctamente la ley de Pareto.

Artículo ecrito por: Hector

Hector