Lean management: ¿Por qué introducir esta filosofía en tu equipo o empresa?

El lean management, el lean manufacturing y el lean thinking son temas cada vez más relevantes para el mundo corporativo.

Como filosofía integral para eliminar desperdicios, mejorar procesos y promover la eficiencia, resulta fundamental para el crecimiento escalable.

Dada su importancia, te explico las razones para ponerla en práctica en tu emprendimiento o negocio.

Qué es el lean management

Lean management es una manera de abordar los procesos operativos de una organización aplicando la mejora continua.

La metodología lean está fundamentada en hacer más con menos implementando pequeños ajustes de forma sistemática y contínua. Su finalidad consiste en promover la calidad y la eficiencia.

De igual forma, la metodología lean management incluye una serie de prácticas destinadas a eliminar el despilfarro para alinear los recursos del negocio con sus objetivos.

Tanto los líderes del equipo como los colaboradores son los encargados de mejorar el rendimiento y resolver problemas. Todas las partes involucradas tienen el propósito de reducir las actividades sobrantes de la cadena productiva.

El lean management puede ser considerado como una estrategia para entregar el mayor beneficio para el cliente al menor coste posible para la empresa.

Tomando en cuenta sus principios de innovación continua y mejora de la eficiencia, trata de eliminar los agentes o herramientas innecesarias.

Es una búsqueda incesante por superar obstáculos, errores y factores que ralentizan la comercialización.

En sí, el método lean startup lleva dentro de su significado la intención de poner en forma o reducir el uso de recursos para conseguir resultados superiores.

Por ello usa la identificación de cada etapa del producto para reducir las actividades que no produzcan valor. Así, la gerencia ahorra tiempo, esfuerzo y dinero mientras mejora la competitividad.

Filosofía del Lean Management

La filosofía del lean thinking parte de lo que se conoce como el lean manufacturing o producción simplificada.

En este sentido, la primera corresponde a una perspectiva mucho más amplia porque involucra el liderazgo, la mejora de procesos y otros aspectos que van más allá de lo relacionado con la elaboración de productos o servicios.

Si imaginas que el lean management representa una pirámide, el lean manufacturing estaría ubicado en la base, donde están los empleados y operarios.

Dentro de esta jerarquía, este personal es el más relevante para la mejora continua (kaizen) y deben conocer todo lo que se gesta desde la dirección, la gerencia y los demás departamentos de la organización.

Por esta razón, la implementación de la metodología lean es un esfuerzo mancomunado para que todos los departamentos y líderes estén alineados con los objetivos.

Como filosofía que debe ser adoptada por todas las áreas estratégicas del negocio, se puede regir por varios principios y enfoques, que trataremos con más detalle en el apartado siguiente.

Cuáles son los 5 principios básicos de la metodología lean management

Es justo decir que la mejora continua detrás de esta filosofía representa una tarea que nunca termina porque la perfección no existe. En base a esta afirmación, reducir las actividades que no generan valor para lograr la mejora de la eficiencia requiere una mirada minuciosa a la operatividad empresarial.

Por difícil que parezca afrontar tal cantidad de operaciones, puedes guiarte por los 5 principios básicos del lean management:

Valor (Value). Sin importar el lean thinking que decidas adoptar, las acciones de ajuste deben estar orientadas a cumplir con el “customer first”. Esto significa que siempre debes tener en cuenta la satisfacción del cliente.

Capacidad (Flow). Una empresa que no entienda cómo operar de manera eficiente, no puede garantizar una mejora de la competitivida. Por ello es importante aspirar a tener la capacidad de ofrecer calidad ante cualquier incidencia del mercado.

Disponibilidad (Achieve flow). Este principio enfatiza la necesidad de contar con la tecnología y herramientas requeridas cuando hagan falta. Para establecer la mejora de procesos, debes contar con un funcionamiento óptimo de recursos.

Adecuación (Pull). Son varias las herramientas de lean management que han sido desarrolladas en las últimas 5 décadas desde su aparición. Esto implica que debes organizar bien qué métodos puedes combinar para estandarizar tus operaciones.

Flexibilidad (Continuos Improvement). Este concepto indica que toda organización debería saber adaptarse a las necesidades de la demanda real y no proyectada. Es decir, entender cómo ajustar el ritmo de producción para evitar el despilfarro y el overstock.

Ventajas del lean management

El lean management puede ser muy beneficioso cuando se implementa de manera correcta y se promueve la búsqueda incansable del desperdicio. Como es un modelo que impacta e involucra a toda la empresa, hay que hacer una evaluación detallada del funcionamiento. Esto va permitir una mejora sustancial operativa al menor coste posible.

Otras ventajas asociadas con su implementación son:

Ahorro de costes. La metodología lean está enfocada en maximizar ganancias. Por eso la aplicación de sus prácticas facilitan que reduzcas gastos para agregarlos a tus dividendos. Esto sucede porque el precio del producto depende de varios factores, como la demanda del mercado o sus cualidades, siendo esencial saber controlar los costes.

Uso del “push and pull”. Cuando los líderes no están pendientes de la mejora de la eficiencia por acumulación de inventario, los precios operativos suben. La mentalidad “pull” te ayuda a controlar la producción conociendo los procesos iniciales. Esto te ayuda a prevenir el costo de manipulación y la sobreproducción al pedir solo lo que necesitas.

Interacciones positivas con clientes. El lean managament comenzó teniendo en cuenta la percepción del cliente. La experiencia con el producto, la comunicación con empleados y la atención de sus problemas te indican dónde debes reducir el desperdicio. Si las encuestas te indican cierta tendencia, debes considerar lo que podrías perder. Este sistema sirve para mejorar todo lo que concierne al servicio al cliente.

Mejora de la cultura organizacional. La introducción del lean thinking al clima laboral genera una transformación necesaria del personal. El personal se muestra más receptivo a la mejora de la competitividad y no se conforma con las formas convencionales de hacer las cosas. El aprendizaje de los principios que gobiernan esta filosofía conduce a una mayor apreciación de la kaizen.

Aumento de la moral del staff. Otra ventaja de la metodología lean tiene que ver con las competencias que deben exhibir los managers dentro de una organización. Ya que necesitan ser más comunicativos, flexibles y empáticos, los empleados pueden involucrarse más en los procesos. Además de recibir mayor empoderamiento, entienden mejor su papel en la generación de calidad y valor.

Historia de la metodología lean management

Repasar la historia de la metodología lean es como adentrarnos un poco a lo fue el progreso de Japón después de la II Guerra Mundial. De hecho, esta forma de hacer las cosas dentro de una empresa tiene sus orígenes en el lanzamiento de Toyota durante 1933. Debido a la precaria situación nacional, muchos negocios carecían de los mismos recursos que otras economías industrializadas.

Aunque la familia Toyoda quería competir abiertamente con el mercado estadounidense, sabía que no podía hacerlo bajo las mismas condiciones. En Estados Unidos ya estaba implantada la fabricación en serie y a gran escala. Este hecho representaba una producción a bajo coste guiada por una inversión notable en lo último en tecnología.

En esos años, Kiichiro Toyoda (fundador de Toyota), no podía darse el lujo de fabricar coches en masa porque no contaba con el dinero para tal hazaña. En cambio, apostó por la producción a pequeña escala, con mínima inversión en maquinaria y máxima eficiencia. Su objetivo fue: desarrollar un sistema tan productivo como la manufactura en grandes cantidades.

El pensamiento de este emprendedor japonés estaba guiado por el aprendizaje de las técnicas de producción en serie sin imitar dicho modelo. Mediante su liderazgo, la innovación continua de sus colaboradores e investigaciones, desarrollaron un método apropiado para la situación económica. No obstante, debía resolver la disparidad en las cifras de producción.

La respuesta a la desventaja de no producir a gran escala fue la implementación de la metodología lean management. Aunque en aquel entonces no se conocía así, era una estrategia que buscaba eliminar los desperdicios y despilfarros del sistema estadounidense. Esto significó una gestión sin tregua para reducir las actividades que no producen valor.

Al final, dieron con los principios del lean thinking y con herramientas propias para la fabricación de coches. Este enfoque de mejora de los procesos y la eficiencia luego pasaría a otros ámbitos industriales. El término como lo conocemos hoy día, fue acuñado por John Krafcik (1980), ayudante de investigación del MIT.

TPS

A partir del TPS o sistema Toyota, salen los 7 desperdicios del lean management, que resumiremos así:

Traslados. Llevar la mercancía de un lugar a otro quita espacio, consume tiempo y genera costes. Por ese se usa estaciones de trabajo que reducen las distancias de carga y la manipulación dentro de cualquier proceso.

Inventario. Hace falta controlar las necesidades de almacenaje y la manipulación para reducir gastos. Esto se logra alienando la producción con la demanda, entregas de suministros justos a tiempo en la línea y recepción puntual de materia prima.

Defectos. Las devoluciones, reparaciones rechazos cuestan dinero al tiempo que afectan la imagen de la empresa. Esto se resuelve con altos estándares de calidad y estaciones de trabajo adaptables a cada una de las tareas.

Tiempo. La cadena de producción se retrasa cuando el personal se queda sin piezas y tiene que esperar el reabastecimiento. Por ello hay que garantizar un flujo constante de cierta cantidad de componentes para evitar las interrupciones.

Procesos. Reducir las actividades que no produzcan valor significa recortar la cantidad de desperdicios. Por ejemplo, los contenedores pequeños acortan la línea, contribuyen al picking, optimizan el flujo y ahorran tiempo.

Movimiento. Los movimientos para completar las tareas consumen tiempo y dinero. Esto requiere estaciones de trabajo que eliminan los desplazamientos innecesarios, cuentan con herramientas a la mano y evitan las distracciones.

Sobreproducción. Si los programas de fabricación no están alineados con la demanda, ocurre la sobreproducción. El lean thinking cuenta con aplicaciones “pull” ajustadas a las necesidades de los clientes que usan los principios Kanban y “just in time”.

Ejemplos de lean management

Para poner en perspectiva la aplicación universal de este marco teórico, aquí te presentamos 3 ejemplos de lean management:

Salud

El sector hospitalario en España está haciendo esfuerzos por incluir el lean management en salud por los beneficios que representa. A pesar de que no son muchos los hospitales o clínicas que han adoptado estas ideas, quienes dirigen estos centros sanitarios reconocen su viabilidad. En este contexto, los principios lucen así:

Identificación del valor agregado y los usuarios. Cada persona puede tener una visión diferente sobre las expectativas del servicio disponibles para su condición física o mental.

Mapa de transmisión de valor. Por lo general, la admisión y el alta hospitalaria son procesos problemáticos que consumen tiempo y recursos. Aquí hay que detectar las ineficiencias y desperdicios usando el método lean.

Pensamiento interdisciplinario. Dentro del lean thinking, hay que saber cómo coordinar e integrar cada departamento en función de la mejora de la eficiencia.

Organización considerando al paciente. Se empieza por la asignación de competencias, tareas y responsabilidades. Esto busca la reducción de la estancia en centros de salud mediante un trabajo holístico de los médicos.

Mejora sostenible y continua. A medida que se optimiza los procesos y colaboraciones, los hospitales aportan más valor a su personal, pacientes y proveedores.

Marketing

Puede decirse que la inclusión del lean management en marketing es algo reciente. Con este modelo se pretende aprovechar las técnicas, competencias, acciones de promoción para conseguir la atención deseada. Se usa para productos, marcas y personas favoreciendo un contenido a bajo coste y en tiempo real.

El modelo Lean Startup promueve la innovación continua mediante 5 fases:

Identificación del problema. En este momento, defines un posible punto de dolor de los clientes para tratar de resolverlo. Puede que ahora no esté al alcance de la empresa, pero el proceso de aprendizaje te dará las pautas para satisfacer la necesidad.

Creación del prototipo. Para validar la hipótesis inicial, debes proceder a hacer un PMV (Producto Mínimo Viable). Se trata de un ensayo con posibles clientes para validar el producto o marca. El prototipo debe ser de bajo coste y gran impacto.

Medición de resultados. Los efectos que consigas durante la prueba te indican si has logrado un PMV. Cuando obtengas el feedback que esperas de las personas, sabrás que vas por el buen camino. La medición te sirve para corregir y seguir probando.

Mejora continua. Durante los ensayos, habrá cosas que salieron bien y otras mal. El aprendizaje continuo te permite ajustar los errores o realzar otras características para obtener los resultados esperados.

Iteración. Como el propósito es llegar a una versión final mercadeable, debes repetir las etapas anteriores las veces que sean necesarias para conseguir un producto terminado.

Lean startup

El lean startup es un método que se usa para el lanzamiento de emprendimientos. Como tenemos un post más explicativo al respecto, solamente explicaremos brevemente sus etapas:

Planteo de la hipótesis. Aquí identificas el problema, explicas quiénes estarían interesados en tu solución e identificas el punto de dolor entrevistando a clientes potenciales.

Validación del problema. Es el momento de crear el producto mínimo viable (PMV) o un prototipo, el cual tiene características básicas para probar su viabilidad en el mercado.

Medición del planteamiento. Los pasos necesarios para que ocurra la venta son los datos que te van a permitir generar los KPIs para medir la efectividad del proceso.

Matriz de aprendizaje. La retroalimentación de clientes y stakeholders te permite seguir aprendiendo sobre qué debes modificar del servicio o producto según su mercado.

Repetición del ciclo. Determinadas las correcciones posibles dentro de las fases anteriores, se recurre a la mejora continua para la evolución del producto o servicio.

Lean management vs lean manufacturing

La idea detrás del concepto lean está asociada con desempeño y la eficiencia. En este sentido, el lean manufacturing tiene como objetivo mejorar el performance productivo mediante una serie de principios. Esto incluye un flujo de trabajo estandarizado, aumento del flujo del producto, reducción de los procesos que no agregan valor, eliminación del desperdicio, control del inventario y adición de valor para el cliente en cuanto a precio, calidad y envío.

En cambio, el lean management está más orientado a los aspectos gerenciales del negocio. Las técnicas de gestión y el liderazgo son los encargados de impulsar los objetivos lean. Por ejemplo, en el enfoque Toyota se aplica el sistema de coaching Kata, el cual busca preparar a los líderes de todos los niveles de la empresa. Esta filosofía dirigencial incluye sistemas para entrenamiento, motivación, alineación de metas y métodos como el de Hoshin Kanri.

Puede decirse que ambos enfoques persiguen lo mismo en cuanto a hacer las cosas más rápido y mejor teniendo en cuenta la reducción del despilfarro y las tareas innecesarias. En la teoría, los expertos del tema utilizan estos términos de manera indistinta para hablar sobre esta filosofía. En todo caso ambas perspectivas se guían por la kaizen, donde el lean management contiene al lean manufacturing porque abarca todas las áreas del negocio.

Lean management vs agile

Al comparar la metodología Agile y lean management, encontramos las siguientes similitudes y diferencias:

Al implementar la metodología lean, pretendes ejecutar una producción con la menor cantidad de lotes, lo cual obedece a una mejora de la eficiencia. Con el sistema ágil, haces algo parecido mediante una serie de iteraciones sin necesidad de producir en masa.

A través de la metodología Agile debes ejecutar revisiones constantes de cada uno de los resultados y procesos para determinar si hacen falta mejoras o no. Esto también corresponde al lean management, con la cual cada operación debe ser examinada y adaptada para conseguir la kaizen.

Para estos enfoques nada es más relevante que el producto final. Tanto el objetivo de desarrollo como de producción debe estar destinado a reducir las actividades que no produzcan valor para el cliente y no que tengan en cuenta su satisfacción.

El método lean cumple con una serie de principios que evitan el despilfarro y los desperdicios. Con el sistema ágil, se pretende una adaptación constante a lo que quiere el posible consumidor. En ambos casos la meta es que el producto cumpla con las expectativas del buyer persona.

Derivado de lo anterior, las diferencias más notable entre estas filosofías son muy pocas. En esencia, se reduce a 2 aspectos:

Mientras que la metodología lean está orientada a los procesos de producción, la Agile está más dirigida a la forma de desarrollar productos viables.

Durante la gestión de proyectos, los marcos de referencia para los Sprints del sistema ágil son el Kanban y el Scrum; sobre todo el último. Aunque el primero existe dentro del lean manufacturing, el otro está más adaptado al desarrollo.

¿Por qué introducir la filosofía lean en tu equipo o empresa? (convertir las ventajas en beneficios)

Conocidas la ventaja de la metodología lean management, llega el momento de convertirlas en beneficios para el negocio. Este es un sistema que integra a todos los que conforman la organización, sirve para hacer una evaluación exhaustiva de las operaciones. En este sentido, su aplicación está orientada a:

Facilitar la comparación de los resultados actuales con los previos y verificar que los ajustes realizados hayan acelerado o no el logro de los objetivos.

Promover el trabajo en equipo y el reconocimiento de que cada departamento es una parte fundamental del proceso. La eficiencia y productividad de cada colaborador afecta el flujo de trabajo del resto y de la empresa.

Ser una estrategia cuya aplicación bajo los principios enunciados pretende lograr la calidad total. Esto se traduce en menos costos, inversión en herramientas lean managment y la mejora de procesos.

Ayudar a disminuir la mano de obra necesaria y contribuir a la reducción de los desperdicios o residuos que genera la línea de producción de la empresa.

Responsabilidades y competencias de un lean manager

En cuanto a la implementación del lean thinking en una organización, siempre es posible haciendo los ajustes necesarios. No obstante, esta perspectiva transformadora requiere de un liderazgo que sepa cómo transmitir los principios de dicha filosofía para impulsar la mejora continua, el respeto por el personal y la búsqueda incasable de la satisfacción del cliente.

Con este en mente, el manager del lean change mangament tiene que:

Aportar liderazgo con mentoring

La agilidad de una empresa está sujeta a cómo se transmite la información para tomar las decisiones adecuadas. Cuando el proceso es demasiado burocrático, las decisiones tardan y se vuelven obsoletas ante la innovación continua. Por eso la metodología lean enfatiza la mejora, el aprendizaje y la experimentación de manera horizontal.

Son las personas que manejan el producto las que podrían mejorarlo y no quieren perder tiempo por la cadena de comando. Por ello el rol del líder debe enfocarse en servir como coach para que los equipos persigan el mismo objetivo. Su papel consiste en motivarlos para tomar buenas decisiones, darles herramientas para el éxito y ofrecer orientación cuando haga falta.

Direccionar el foco y la visión de la empresa

Los lean managers se caracterizan por ser motivadores y visionarios que son capaces de identificar las metas a largo plazo. Ya que cuentan con las competencias para establecer metas fijas y estar revaluando objetivos, entienden bien qué partes del negocio están fallando y cuáles están encaminadas.

Además, esta clase de líderes deberían asumir el fracaso de cualquier proyecto como una oportunidad para mejorar los procesos. En los momentos de crisis, malos resultados y dudas en el personal, estas son las personas capaces de reconocer qué anda mal y qué medidas deben aplicarse para salir adelante.

Detener la línea para garantizar la calidad

Cuando hay incidencias negativas, los líderes lean son los primeros en encargarse de resolver el problema. A esto se le conoce como “detener la línea de producción”, una práctica que sale de las 5 s del lean manufacturing. Antes de resumir las actividades, hay que deshacerse del inconveniente por pequeño que sea.

Esto significa que los involucrados en la manufactura son responsables de garantizar un producto con calidad consistente. Esta acción permite que todos se enfoquen en saber qué pasó y cómo priorizar para que no ocurra de nuevo. La mejora continua es algo que debe guiar las decisiones personales, organizacionales y grupales.

Poseer habilidades blandas

Con la finalidad de construir buenas relaciones entre equipos y colaboradores, el manager debe entender bien las conductas individuales. Esto le sirve para establecer vínculos más fuertes y una comunicación más asertiva. Por otra parte, si sabes cómo orientar y eres un motivador efectivo, los empoderas para que asuman más responsabilidades.

Los soft skills son esenciales para tener un staff contento, productivo y comprometido con las metas planteadas. Es bien sabido que los líderes carismáticos, confiables y entusiastas suelen tener más posibilidades de atraer clientes fieles. Muchos consumidores conscientes basan la elección de una marca por cómo funciona el trato entre sus empleados.

Priorizar la satisfacción del cliente

Un buen líder usa el lean thinking para agregar valor a todos los procesos con la intención de establecer la fidelización de los clientes. Por eso es importante conocer a profundidad a los consumidores y aprovechar la información obtenida para darle forma a la toma de decisiones relevantes.

Esto se logra mediante la innovación continua y la reducción de desperdicios, lo cual reduce las actividades que no producen valor. Dentro de este sistema, un manager debe motivar a sus colaboradores para que mantengan un estándar de alta calidad y la empresa no se aleje del customer first.