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EconomíaTIC

Qué es un organigrama y cómo crear uno online

El organigrama empresarial es una herramienta para estructurar las diversas responsabilidades y relaciones dentro de una empresa. Usarlo sirve como una vía para comprender mejor cuáles son los departamentos en una organización de forma gráfica.

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Lo positivo de los organigramas es que son capaces de adaptarse a una gran diversidad de criterios. Puede tener múltiples estructuras o formas, ser complejo en su estructuración o sencillo. Las variantes son múltiples y puede ser configurado de acuerdo a las necesidades de cada organización.

A continuación conocerás mucho más acerca de estos, desde su historia, conceptos, ventajas, desventajas, cómo crear un organigrama, entre otros datos de interés.

¿Qué es un organigrama y por qué es importante?

Los organigramas son representaciones gráficas de las estructuras organizacionales de una empresa. En los organigramas son reflejados los esquemas y estructuras de la compañía, así como los niveles jerárquicos existentes en la misma.

Es decir, un organigrama se encarga de mostrar la estructura interna de la organización en su totalidad: empleados y cargos en un orden jerárquico. Los organigramas pueden usar formas como rectángulos u otras, así como emplear varios recursos gráficos como fotos, ilustraciones, iconos; o incluso agregar más información aparte de los empleados y cargos, como correos electrónicos y enlaces a páginas web. Lo importante es que sea una representación visual bastante clara de la organización.

Hay que destacar por otra parte que no hay ningún organigrama fijo para todas las empresas. Porque cada empresa es la que debe seleccionar qué tipo de organigrama es el idóneo para la organización en la que se trabaja. Para que un organigrama sea el indicado, hace falta adaptar su estructura para que cumpla con las necesidades solicitadas en su totalidad.

Un organigrama funcional posee una gran importancia porque son medios para lograr el correcto y eficiente funcionamiento de la organización empresarial. Con esto definido se podrá conocer con facilidad cuáles son las funciones dentro de la empresa de cada empleado, quienes están a su mando y el grado de responsabilidad de cada uno de ellos. Es un medio eficiente para conocer la estructura de los recursos humanos de las organizaciones, sus jerarquía/s.

Cualquier empresa que desee ser exitosa necesita de un correcto orden para poder obtener el mejor rendimiento posible y aumentar con facilidad los niveles de productividad por completo. Un organigrama bien estructurado es sinónimo, de una buena asociación en la empresa, en donde se respetan las relaciones jerárquicas y en donde cada quien conoce su puesto en la organización.

En cambio un organigrama desorganizado, en donde no estén bien limitados las funciones de cada quien, sería sinónimo de una empresa desorganizada también. De verse incorreciones o incoherencias en un organigrama, querrá decir que fueron tomadas malas decisiones al momento de diseñar las relaciones jerárquicas y las asignaciones de cada departamento o empleado.

Orígen de los organigramas

Como dato curioso, es interesante reconocer cuáles fueron los orígenes de los diagramas de organización. Fue en 1855 cuando se diseñó el primer organigrama moderno considerado como tal de la historia. La hazaña fue hecha por el superintendente general de una compañía, Daniel McCallum. Se trató de un diagrama ilustrado del ferrocarril de Nueva York y Erie.

No obstante, tuvieron que pasar entre 50 y 60 años para que el término “organigrama” se volviera de uso común. Los organigramas al comenzar a popularizarse, eran empleados por lo general en ámbitos de ingeniería hasta las década de 1920, cuando comenzaron a ser introducidos en el mundo empresarial.

Tipos de organigrama

¿Organigrama vertical u organigrama horizontal? Existe un tipo de organigrama para cada empresa. Pero el mismo debe ser decidido dependiendo de las necesidades y el tipo de organización que tenga la misma. Puede que se quiera un organigrama de empresa más moderno o uno mucho más tradicional, todas las opciones son válidas si se analiza de manera adecuada su diseño.

La clasificación de los organigramas se divide en tres categorías principales, las cuales son jerárquico, matricial y plano.

  • Organigrama jerárquico: Este es el tipo más común y dio origen al sinónimo de “diagrama jerárquico”. Consiste en una jerarquía con un grupo de personas ubicado en la parte superior, mientras que las personas con menos poder, están localizadas por debajo en forma piramidal. Al ser así, en una organización el director ejecutivo estaría ubicado en la parte superior. En una jerarquía es costumbre que los miembros se comuniquen con sus superiores, y con aquellos individuos que dependan de ellos.
  • Organigrama matricial: La organización matricial es usada más que todo en las empresas que tienen más de un director. Como ejemplo, se puede citar a una organización con un equipo de diseñadores gráficos que tiene que responder a las órdenes del director de arte o Head de departamento de diseño gráfico, como ejemplo. A su vez los diseñadores gráficos trabajan en otros proyectos que es muy probable, estén liderados por otro gestor de proyectos. Planteado esto, los diseñadores gráficos deberán rendirle cuenta a dos jefes, en lugar de uno solo, en función de quién sea el responsable del proyecto.
  • Organigrama plano: El organigrama plano es a veces nominado como el organigrama horizontal e implica una estructura que no tiene cargos intermedios, y que por lo tanto, posee nada más que dos niveles que son: los directivos superiores y los empleados. En esta clase de empresas los trabajadores poseen muchas más responsabilidades porque se encuentran más involucrados en la toma de decisiones.

Hay que saber que las relaciones en los diagramas en algunas ocasiones son denominadas como relaciones lineales, que reflejan desde el supervisor hasta el subordinado, y las relaciones laterales que se sostengan con individuos en el mismo nivel.

Existe la posibilidad de que haya líneas continuas que señalen las principales líneas de autoridad o en otro caso, líneas punteadas que muestren líneas secundarias de autoridad. Pero por igual hay que destacar que no existen normas muy estrictas en los símbolos y líneas que son utilizados en los organigramas. Porque lo esencial es que las relaciones formales sean claras, y mientras esto exista, ya se tiene un largo camino recorrido.

Ventajas y desventajas de los diferentes tipos de organización

Un organigrama puede modificarse de acuerdo al tamaño de una empresa y a su normativa interna. En definitiva no será lo mismo un organigrama de una empresa pequeña que uno perteneciente a una multinacional que posea cientos de sedes o miles de empleados.

Organigrama

Pero todos ellos tienen las mismas ventajas y desventajas básicas. Por ejemplo, entre las ventajas de usar un organigrama pueden encontrarse:

  • la correcta asignación de responsabilidades.
  • el establecimiento de relaciones de autoridad y coordinación.
  • la definición de objetivos y el reparto de funciones.

En cambio entre sus desventajas podrás encontrar:

  • la pérdida del factor humano (se tiende a olvidar que quienes están en el organigrama son personas también);
  • no saber llevar las relaciones informales (las relaciones formales son definidas pero las informales no, y esto general conflictos algunas veces)
  • su actualización (hacer cambios constantemente puede ser costoso).

Organización

No obstante, cuando se trata de las ventajas y desventajas de los diferentes tipos de organización, el tema cambia un poco. Porque esta vez se está refiriendo a los tipos de organigramas de manera específica. Qué es lo que funciona en uno y en el otro no. En resumen:

  • Organización jerárquica, vertical, de arriba abajo: En esta clase de organización las líneas de comunicación y de autoridad tienen que ser precisas y claras.
    • Su mayor ventaja es la estabilidad y la claridad con la que está expuesto esta clase de organigrama que tendrá siempre. Se partirá entonces desde el director ejecutivo y las gerencias de primera línea, puede que se siga con directores, gerentes superiores, gerentes intermedios, líderes de equipo y los miembros de equipo.
    • Pero su desventaja, está en que suelen ser organizaciones muy rígidas e incapaces de ser flexibles cuando se es necesario. Por igual, existe la posibilidad de que los niveles de jerarquía puedan solaparse en una organización.
  • Organización matricial: En la organización matricial,
    • la mayor ventaja es que las relaciones interdepartamentales son más fructíferas y cooperativas. No obstante,
    • la desventaja es que al tener que responder a más de una persona o departamento, generará conflictos de intereses para los empleados, o lealtades confusas.
  • Estructura plana y horizontal:
    • Aquí la ventaja es que la mayor parte de los niveles de jerarquía son eliminados, por lo que la relación que es sostenida entre la dirección y los empleados, será una muy cercana. Con ello, los empleados tendrán un sentido mucho más fuerte del trabajo en equipo y de autonomía.
    • Entre sus desventajas, está que por ejemplo, este modelo no es práctico para las empresas grandes debido a que está ideado para las más pequeñas. Además puede que los conflictos entre los empleados sean más pronunciados porque hay menos personas cumpliendo con las tareas.

Ejemplos de organigrama de una empresa

Existen muchas variaciones de organigramas y por lo tanto ejemplos. Un organigrama dependerá en gran parte de la complejidad de la empresa en la que se enfoca, por lo que aunque use el mismo tipo de organigrama, al final no será lo mismo porque variará los nombres de los departamentos y empleados. Pensando en esto, a continuación algunos ejemplos de organigramas:

Organigrama general de una empresa:

Esquema de la organización hasta un determinado nivel jerárquico, según su magnitud y características. Su alcance se extiende normalmente hasta los departamentos de la empresa.

Organigrama general

Organigrama integral:

Son representaciones gráficas de las relaciones de jerarquía o dependencia de todas las unidades administrativas de la empresa. Los organigramas inteegrales y generales son equivalentes.

Organigrama integral empresa

 

Organigrama funcional:

Incluye cada puesto específico dentro del diagrama. Adicionalmente se pueden añadir las tareas fundamentales que cumple cada rol

Organigrama funcional

Organigrama vertical:

Diagrama organizacional que muestra la información de forma piramidal. De arriba hacia abajo.

Organigrama vertical

Organigrama Horizontal:

Es básicamente un diagrama similar al vertical, pero que muestra la información de izquierda a derecha, en vez de arriba a abajo.

Organigrama horizontal

¿Cómo crear un organigrama online?

Hacer un organigrama online es en la actualidad bastante sencillo, gracias a diversas herramientas para crear diagramas disponibles en internet. Sin embargo, antes de embarcarse en esta tarea, es necesario tener una idea ya concebida acerca de lo que se debe hacer para realizar un organigrama. Así que si planeas hacer uno, lo mejor será que sigas estas recomendaciones:

  1. Ten en claro cuál es tu propósito y alcance: Hay que identificar el propósito del organigrama. ¿Es un organigrama para saber quién es quién o uno para conocer la información de contacto de los empleados? ¿Es un organigrama para toda una empresa o solo para un departamento? Es decir, lo que contendrá, su función y utilidad.
  2. Recopila la información: Para realizar un organigrama necesitas la información que colocarás en su interior, y dicha información deberás encontrarla. Puede que lo hagas a partir de una lista de empleados o un organigrama que esté desactualizado, pero tenga información correcta. También es muy probable que se necesite ayuda de otros recursos para verificar la información que se vaya a añadir.
  3. Escoge la plataforma adecuada para el diseño: Hay muchas posibilidades para generar un organigrama online. Más adelante se hablaremos de esto.
  4. No olvidar las actualizaciones continuas: Uno de los principales problemas con los organigramas, es que las cosas cambian tan rápidamente que muchas veces se pasa por alto el actualizarlo. Grave error, un diagrama con información desactualizada no es de mucha ayuda, y solo servirá para ser base de nuevos organigramas.

Una vez definido los pasos básicos para la creación de organigramas, corresponde conocer cómo hacer un organigrama vía online. Para esto, una de las mejores herramientas de diagramación a disposición en la actualidad es Lucidchart. Lucichart es una herramienta para crear diagramas en la nube. Con ella podrás crear organigramas, además de diagramas de flujo, esquemas de sitios web, etc.

Está construida con estándares como HTML5 y JavaScript, y permite a sus usuarios colaborar con otros usuarios por medio de la nube. Así que será posible compartir el organigrama digitalmente o imprimirlo, para su actualización recurrente o distribución.

Pasos para crear un organigrama con Lucidchart

Para crear tu primer organigrama, sigue estos simples pasos:

  1. Ingresa a Lucidchart y selecciona en el apartado de “Soluciones”, la categoría “Organigrama”.
  2. Selecciona la presentación que más se adapte a la estructura con la que deseas trabajar. Aquí podrás modificar los colores y combinarlos con los de la empresa, o agregar fotos de los empleados. También está la opción agregar videos o enlaces.
  3. Una vez finalizado, comparte o incrusta el organigrama en el sitio web de la empresa. Esto lo harás al hacer clic en la opción “Compartir” y después “incrustar”. Algo que generará un código de inserción para el sitio web. Y listo.


Artículo ecrito por: Hector

Hector
Canario residente en Berlín desde 2013. Licenciado en Económicas y experto en SEO y Marketing de Contenidos. Nómada digital a tiempo parcial :-D Como co-fundador de Economía TIC, mi misión es que mantengas la mente despierta y la curiosidad por aprender ¡Espero que disfrutes!