Guía: Cómo implementar el trabajo remoto en la empresa

Ante la amenaza del coronavirus, muchos se preguntan cómo aplicar un proceso de trabajo remoto en su empresa. Aunque el trabajo remoto en España no ha progresado igual que el resto de Europa por cuestiones culturales, esto sin duda cambiará pronto. Por ser una necesidad ahora más que nunca, hemos elaborado esta guía para que sepas qué se necesita para habilitar el teletrabajo en tu empresa.

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Evalúa tus necesidades

Antes de poner en práctica un sistema de trabajo remoto en tu empresa, necesitas desarrollar una evaluación detallada sobre tus procesos operativos, infraestructura y la disposición del personal. La claves hacia una transición sin inconvenientes, es que reúnas toda la información sobre tus necesidades actuales y que realices un pequeño análisis de situación, para determinar la mejor manera de proceder.

Por otro lado, te recomendamos incluir en este análisis los pasos o la gestión del cambio que han ejecutado otros negocios para incorporar el teletrabajo dentro de su infraestructura. No es ningún secreto, que algunas empresas en diferentes nichos de mercado no están diseñadas para trabajar de manera remota, siendo importante ver cuáles son tus posibilidades de tener un modelo de negocio sostenible y rentable.

Esta estimación de necesidades también debe involucrar la relación coste-beneficio, que implica cómo aplicar un proceso de trabajo remoto en tu empresa. Si las cuentas no dan, tal vez no sea el momento propicio para adaptar tu modelo de negocio. Por este motivo, necesitas mirar de cerca tus procesos, el flujo de actividades y los cambios que harían falta para saber cómo implementar el trabajo remoto.

Haz una lista de los servicios necesarios para trabajar en remoto en tu empresa

Si en este momento tienes personal y servicios presenciales, el cambio de gestión requiere que incluyas teletrabajadores. Esto puede significar que los debes preparar para sus cargos, o apelar por una empresa tercerizada de trabajo remoto si tiene más sentido, financieramente hablando. De no ser así, para montar esta estructura vas a necesitar:

  • Una conexión dedicada o empresarial.
  • Una plataforma en la nube para centralizar operaciones.
  • Un programa de VPN para cifrar las conexiones externas.
  • Un software para control de horario, como Bizneo, Sage o Workmeter.
  • Un software de trabajo remoto (HR) para gestión de personal y de proyectos (Asana, Trello, Jira, Monday u Omnifocus).
  • Equipos y tecnologías de tu propiedad para tus colaboradores si quieres garantizar la seguridad.
  • Apliacaciones para la comunicación interna o externa, como Slack, Zoom o Meet.
  • Herramientas de ventas y marketing para mayor automatización (Pipedrive, RDStation, etc.)

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Centraliza tus sistemas

La implementación del trabajo remoto es una buena oportunidad para trasladar tus operaciones, servicios y tecnologías hacia un servidor en la nube. Centralizar la información es de mucha ayuda para que tus colaboradores accedan a ella con mayor facilidad y elimines las habituales trabas burocráticas. Eso sí, esta transición debería de ser un proceso gradual hasta que puedas completar el cambio de modelo de negocio.

La contratación de una plataforma de SaaS puede darte esa virtualización necesaria para reducir los riesgos de seguridad asociados con los sistemas convencionales y darte mayor control sobre la información sensible. Plataformas como Dropbox, Google Drive o SalesForce, están disponibles para cualquier sistema operativo o dispositivo inteligente. Esto facilita que tus teletrabajadores accedan a los archivos que necesitan, interactúen entre sí, o actualicen sus progresos.

Cómo gestionar los riesgos de seguridad en la nube

Al momento de gestionar el teletrabajo, no puedes obviar la ciberseguridad de tu infraestructura informática cuando los colaboradores estén conectados a la nube. Hay que poner especial atención a los protocolos de resguardo cuando no les das una conexión dedicada (red empresarial) y están usando sus propios equipos. Como estas condiciones aumentan la probabilidad de ataques, amenazas y explotación de las vulnerabilidades, te recomendamos:

  • Gestión de cargos. Cuando se trata de seguridad, debes definir quién va a hacer qué. Esto es para que los que accedan al sistema tenga el permiso correspondiente. El encargado de esta gestión debe asignar las responsabilidades en temas como copias de seguridad, procesos de recuperación o manejo de aplicaciones. Además, cada teletrabajador debe estar al tanto de las políticas y tener acceso controlado para hacer sus labores.
  • Conexión segura. Para proteger la integridad del sistema ante conexiones abiertas o poco seguras, hace falta incluir una VPN (Red Virtual Privada). Este software de trabajo remoto permite que el equipo opere sin problemas desde cualquier lugar y sin poner en riesgo a la empresa. Solamente se debe abrir la aplicación, introducir su usuario y contraseña como autenticación, y se establece un intercambio cifrado.
  • Control de dispositivos. Muchos usuarios de la red, incluidos los teletrabajadores, cuentan con diferentes dispositivos que pueden tener parches de seguridad actualizados o no. Por eso es fundamental restringir el acceso de aquellos equipos que no dispongan de las herramientas apropiadas de protección.
  • Protección contra ataques. Hay que evitar los ciberataques, sobre todo códigos maliciosos y malware, porque pueden afectar la continuidad de las operaciones. Por este motivo, los dispositivos de tu equipo de trabajo deben contar con programas que neutralicen oportunamente estas amenazas. Si no usas un software en la nube, los ordenadores, móviles y tabletas deben estar debidamente actualizados.
  • Monitoreo del tráfico. Ya que muchos equipos pueden estar conectados de manera remota a tu empresa, hace falta vigilar el tráfico que generan. Esto es para conocer si hay descarga de archivos dudosos, un flujo de datos sospechoso, o incluso intentos de ingreso fallidos. Esto puede combinarse con bitácoras para monitorear cualquier conducta en la red durante el mantenimiento un cambio de plataforma.
  • Concienciación de los teletrabajadores. Junto a las políticas de seguridad donde se establecen las responsabilidades y obligaciones de los usuarios, no puede faltar la prevención informática. Cuando los empleados que se dedican a trabajar remotamente en otro PC no entienden que su conexión es una entrada a todo un sistema, ponen en riesgo a la empresa. Por ello no debes escatimar en formarlos sobre ciberseguridad.

Establece un plan de comunicación

La comunicación es uno de los aspectos que más puede sufrir mientras se aprende cómo trabajar en remoto. Vas a necesitar un nuevo sistema porque tus equipos ya no podrán verse ni hablarse presencialmente.

En este caso, se recomienda ser proactivo para encontrar las soluciones que mejor se adapten a tu modelo de negocio y la dinámica de trabajo. Así, el canal digital es el más apropiado y existen varias herramientas según tus propósitos:

  • Comunicación interna o externa. Puedes elegir entre Slack (hilos personalizados), Google Meet (incluye teléfono si no hay wi-fi), Aircall.io (centralita virtual con integración CRM), entre otras.
  • Meetings o reuniones de equipos. Las más valoradas para videoconferencias son: Zoom (hasta mil participantes y transcripciones automáticas), Google Meets (hasta 10 mil llamadas e integración con Suite Office 365), Whereby (hasta 50 participantes, sin necesidad de app y grabación) o CiscoWebex (mensajería, archivos compartidos, pizarra e integración con Trello/Google Teams).
  • Control de horarios de trabajo. Para fichar de forma remota, cuentas con Sesame, Timenet, Time Laboris y otras herramientas que ya hemos mencionado.

Prepara a tu equipo

Cumplidos los primeros pasos para establecer las condiciones ideales del trabajo en remoto, ahora te toca preparar a tu equipo. Si como empleador estás pensando en hacer una transición completa, ya cuentas con una infraestructura que te va a permitir tener mejores oportunidades para alcanzar el éxito. Aun así, el trabajo remoto en equipo requiere acciones como:

trabajo en equipo

Establece expectativas claras

Las empresas de trabajo remoto saben que están dejando el control de la carga de trabajo en manos de sus colaboradores. Por esta razón, como director de la orquesta necesitas llevar la batuta con instrucciones concretas y precisas. Una señal inequívoca de buen liderazgo en este contexto implica que establezcas expectativas muy claras sobre lo que esperas de tu equipo.

En función de trabajar de manera remota con eficiencia, necesitas responder a una serie de preguntas relacionadas con lo que se espera de tus empleados:

  • ¿Cuáles son los objetivos para avanzar?
  • ¿A quién deben contactar si se presenta un problema?
  • ¿Cuántas horas de trabajo tienen que cumplir durante la semana?
  • ¿Cuánto trabajo estimado deberían llevar a cabo cada día o cada semana?
  • ¿Cuál es tu nivel de disponibilidad y cómo pueden ponerse en contacto contigo?
  • ¿Cuáles son las tareas urgentes que deben hacer y que tienen prioridad durante la semana?

La idea principal de contar con directrices claras es que puedes documentar bien lo que se ejecuta y también dar cabida a la flexibilidad. En este proceso de desarrollo organizacional, las expectativas firmes son clave para definir nuevos roles y responsabilidades dentro del equipo. Además, debes hacerles entender las consecuencias de no alcanzar los objetivos y cómo resolver cualquier incidencia.

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Monitorea el progreso regularmente

El monitoreo constante de los avances de tus proyectos (y de los empleados que están trabajando en ellos), tiene mucho sentido para saber cómo se está desarrollando el trabajo remoto y los objetivos que deben cumplirse según las expectativas planteadas. Esta práctica gerencial para conocer el progreso de los proyectos que tienen asignados los teletrabajadores, es lo que te va a permitir anticipar cualquier problema que podría presentarse. También sirve para que estés al tanto de la efectividad y eficiencia de cada empleado, o equipo de trabajo.

Recuerda que ya no vas a poder, simplemente, aparecerte para saber cómo van las cosas en la empresa, o  para conversar con ellos cara a cara, ya que tus empleados están fuera de la oficina. Por eso es importante incluir un seguimiento, con el te sientas cómodo gestionando el progreso de las tareas. Da igual que quieras hacer una monitorización diaria o semanal, debes entender que la transparencia es lo que te va a permitir conseguir excelentes resultados.

Utiliza un software de HR Management

Aunque existen diferentes tipos de software de trabajo remoto, la tecnología HR, o de recursos humanos, es la más apropiada para hacer que la dinámica operativa fluya, tanto para la gerencia, como para los teletrabajadores. Estos programas están diseñados para que los equipos cuenten con un soporte adicional sencillo y que no les quite mucho tiempo. Son herramientas básicas para trabajar remotamente con otro PC.

Esta recomendación viene al caso porque algunos estudios indican que al menos la mitad de los empleadores fallan en poner metas efectivas y claras para su personal. En este sentido, el software de trabajo remoto HR sirve para establecer o actualizar objetivos, actualizar datos de los colaboradores o generar informes. Como funciona en tiempo real, solo deben meterse en su cuenta y gestionarlo según lo que necesiten.

Interactúa de forma eficiente

Ya que los teletrabajadores deben estar aislados por varias horas a la vez para concentrarse en sus labores diarias y cumplir con sus objetivos, a menudo carecen de contacto humano. Esta desconexión del mundo real también implica que no tienen apoyo moral de otros compañeros, ya que no están en un clima laboral tradicional. Si quieres un lugar de trabajo satisfactorio, necesitas intervenir de vez en cuando para mantener a las tropas motivadas.

Ninguna persona, sobre todo en estos días extraños de COVID-19, quiere sentirse olvidada. Esto hace crucial tu interacción con los teletrabajadores para preguntarles por sus proyectos y mantenerlos al tanto de lo que ocurre en la oficina (si tienes una, claro). Si bien los empleados remotos son bastante independientes y aprecian el voto de confianza que les das, estas pequeñas acciones les infunden ánimo y elevan su productividad.

Fomenta una cultura de la confianza

Antes de concentrarte en el micromanejo de tus equipos de trabajo, piensa en que ellos necesitan un poco más de flexibilidad para mantener un buen balance entre su vida social y profesional. Por eso debes confiar que cumplirán con sus actividades diarias, dentro del plazo asignado y haciendo uso de todas sus capacidades. Cuando pretendes controlar a cada uno de tus teletrabajadores, estás minando su confianza y la armonía de la dinámica del teletrabajo.

Si por alguna razón surgen problemas de fiabilidad y confianza con el trabajo remoto, será necesario evaluar lo que está sucediendo. Esto puede tratarse como un asunto de bajo desempeño mediante el cual averiguas si esta nueva modalidad realmente funciona en beneficio del empleado y  la empresa. No olvides que la comunicación efectiva será fundamental para lidiar con cualquier obstáculo que esté afectando a los involucrados.

Explica siempre el porqué de los proyectos y tareas

Una de las complicaciones con el telebrajo es que los colaboradores pueden sentirse excluidos de la planificación de los proyectos por no estar presentes en la oficina. Como empleador, tienes una apreciación más concreta sobre cómo las labores de cada trabajador tienen un impacto a largo plazo sobre los objetivos empresariales. Tomando esto en cuenta, resulta ideal que les hagas saber con absoluta claridad la importancia de su rol.

Si quieres mantener la motivación y la productividad elevadas, puedes usar gráficas que les muestren la relación de su trabajo remoto y el avance de los objetivos establecidos. De esta forma pueden tener un conocimiento más cercano sobre el impacto que tienen en la empresa. Estas acciones tienen como propósito el cumplimiento de las expectativas iniciales e incrementan la satisfacción del staff.

Fomenta la comunicación en ambos sentidos

Dentro de toda gestión del cambio, la comunicación efectiva es una herramienta imprescindible para que gerencia y personal estén en la misma página. Como líder o emprendedor que guía a uno o varios equipos de teletrabajo, necesitas propiciar un entendimiento franco que no se diluya en discusiones por nimiedades. Si utilizas un enfoque que no sea flexible, no vas a lograr ese compromiso que esperas de tus teletrabajadores.

Es lógico asumir que el trabajo remoto desde casa requiere de una comunicación eficiente para consolidar la cultura organizacional y establecer las pautas de las metas de la empresa. Si quieres mantener a cada miembro comprometido, tienes que hacerlo sentir como parte del equipo. Para este cometido, puedes apoyarte en un software de trabajo remoto de HR, el cual habilita cualquier intercambio sin importar el lugar y con una conexión segura.

Solicita feedback constante

Aunque no seamos conscientes de ello, la mayoría de personas que trabajan en remoto con otro ordenador necesitan una retroalimentación periódica de sus jefes o colegas. Dada su situación deslocalizada y la falta de interacción personal, su compromiso puede estar influenciado por el reconocimiento que reciben, o por la posibilidad de expresar sus opiniones. Cuando no son consultados sobre una decisión o un proyecto, pueden sentirse poco valorados.

En relación con este tema, un software en la nube como 360 degree feedback, puede serte de gran ayuda. Es una herramienta de valoración del desempeño que puedes implementar de manera trimestral o semestral. Integrado con un programa de RRHH, puedes ver sus evaluaciones y los objetivos asignados en base a su rendimiento.

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Sé transparente

Teniendo en cuenta la importancia de una buena comunicación, la franqueza y transparencia son elementos que no pueden faltar para trabajar de manera remota. La noción tradicional de mantener en secreto el funcionamiento de la empresa puede convertirse en una receta para el desastre bajo esta nueva realidad. Además, esta clase de apertura será bien recibida y retribuida con un mejor desempeño.

Ya que los teletrabajadores tienen que organizarse y manejar su propia carga de actividades, saber que pueden comunicarse con libertad es de mucha ayuda. Cuando tienen que priorizar su trabajo en función de las horas más convenientes, la transparencia les da la oportunidad de solicitar apoyo ante un problema o expresar cómo van a resolverlo. Así cada quien asume su responsabilidad frente a los compromisos.

Da ejemplos de cómo debe ser completado el trabajo

Dar explicaciones y ejemplos siempre es una buena práctica para estar en sintonía con los objetivos que quieres lograr. Explícale a tus equipos cómo te gusta trabajar y si quieres actualizaciones diarias en lugar de updates semanales. Describe con detalles cuáles son los requisitos que buscas porque si no lo haces, entonces no cumplirán con tus expectativas.

Crea una cultura de la proactividad y el aprendizaje continuo

El trabajo remoto en España, y cualquier otra parte del mundo, exige una cultura que promueve la confianza, la proactividad y el aprendizaje continuo. Estas cualidades van a permitir que tus colaboradores estén empoderados, tengan la flexibilidad para prever antes de reaccionar y estar actualizados sobre cómo ser más eficientes o aprovechar mejor las tecnologías. Esto contribuye a una transición efectiva hacia el teletrabajo.

Enfócate en las personas, no en la tecnología

Al aplicar un proceso de trabajo remoto en tu empresa, necesitas considerar diversas herramientas e incentivos para que tus colaboradores estén motivados y comprometidos. Ya sea que estés reclutando personas para trabajar de forma remota o aplicando una gestión de cambio para tener mayor flexibilidad, te dejamos 4 estrategias para apoyar a tu talento humano.

Promueve las experiencias educativas y el acceso a la tecnología

Las empresas de trabajo remoto que valoran a su personal y aspiran al éxito entienden la importancia de la formación continua. Puede tratarse de cursos, conferencias o seminarios, pero necesitas tener criterios definidos para responder a las peticiones de tus empleados. Si no es así, empieza por establecer metas para estas experiencias y a cuantificar el tiempo que van a invertir adquiriendo nuevos conocimientos.

Por otra parte, no hace falta insistir demasiado en la necesidad de que tus teletrabajadores dispongan de las herramientas tecnológicas idóneas. Si quieres mayor protección y garantizar propiedad sobre la tecnología, puedes invertir en software y hardware para que ellos no usen sus propios dispositivos. Como este aspecto está en constante cambio, hay que estar al tanto de las innovaciones que puedan beneficiar más a la empresa.

Reuniones constantes del equipo

El trabajo remoto puede ser una labor bastante solitaria, algo que no ocurre en entornos de oficinas tradicionales. Las reuniones frecuentes en vivo y directo sirven para que los miembros de los equipos estén conectados socialmente, al tiempo que permiten la alineación de los objetivos empresariales. Esto puede hacerse de 2 formas:

  • Promueve retreats de equipos más pequeños. Ya que un solo encuentro masivo puede no ser suficiente para lograr las conexiones humanas esperadas, hay que dividir esta actividad en grupos. Mientras el presupuesto lo permita, puedes organizar salidas cada semestre en diferentes sitios para que cada equipo trate sus proyectos.
  • Escoge un sitio que todos disfruten. Lejos de tener una reunión en la sede principal, opta por un lugar particular e inesperado para emocionar, inspirar y motivar a tus colaboradores. En España sobran opciones para hacer de esto una experiencia memorable.

Remuneración por trabajar de manera remota

Aunque este incentivo no es fácil de calcular, es importante que los teletrabajadores cuenten con una retribución o alguna compensación que cubra los gastos de estar lejos de la empresa. Sin importar el enfoque que apliques, debes comunicarlo con claridad y la información al respecto debe ser accesible. Esto se resuelve mediante 2 preguntas básicas:

  • ¿Qué debe cubrir la pensión? Por lo general, esta retribución puede incluir lo relacionado con el ambiente de trabajo, espacios de coworking o membresías. También es común pagar por internet, planes y datos móviles. Si el colaborador tiene que desplazarse regularmente, puedes incluir un presupuesto para hospedaje, comida y transporte.
  • ¿Cuánto debería aportar la empresa? Primero hay que hacer una estimación de lo que necesita el empleado para hacer bien su trabajo. Luego, debes hablar con el equipo para averiguar qué les hace falta para hacer bien sus labores. Como no puedes cubrir todo, debes priorizar ofreciendo la opción de un gasto menor, entre 100 y 200 euros, o un monto mayor bajo aprobación.

Normas en los protocolos de comunicación

A menudo sorprende la cantidad de empresas que no tienen un entendimiento formal sobre los protocolos para que sus líderes y colaboradores hablen. Aunque existen muchas soluciones informáticas para resolverlo, las mismas pueden conducir a una sobrecarga de comunicación, un entorno caótico o poca productividad. Puedes aplicar lo siguiente:

  • Desarrolla protocolos de normas de etiqueta. Este tipo de alineamientos te ayudan a controlar diversas conductas y son de utilidad para que los miembros de los equipos se comuniquen mejor. Puedes incluir el propósito de cada canal de comunicación, correos con indicaciones de “no contestar” u horas sin notificaciones para respetar las diferencias horarias.
  • Enfócate en la gente antes que la tecnología. Por mucho que tus empleados quieran probar nuevas tecnologías para resolver problemas organizacionales, estos cambios recurrentes pueden complicarse por las curvas de aprendizaje. En vez de enfocarte en lo técnico, averigua qué están haciendo bien o mal y cómo pueden mejorar. Cuando conoces mejor sus hábitos de trabajo, juntos sabrán que soluciones son las más idóneas.

Un último consejo

No hay duda de que el teletrabajo está en boga, pero también representa un gran reto para muchas empresas que deben adaptarse a esta nueva realidad. Si una de tus preocupaciones es cómo mantener el nivel de productividad en una gestión de cambio, puedes apoyarte en la metodología Scrum. Su dinámica ágil sirve para proyectos complejos y el trabajo en equipo en remoto.

Esta metodología se caracteriza por 3 principios esenciales: flexibilidad, transparencia y evaluación. Y su dinámica está compuesta por:

  • Sprint. Es la iteración o el ciclo respectivo relacionado con un proyecto. Puede durar 4 semanas o más y se usa para definir los objetivos y la carga de trabajo durante su duración.
  • Daily Meeting. Se trata de la junta diaria con duración máxima de 15 minutos. Esto se hace durante el sprint y está guiada por preguntas como: ¿Qué hicimos ayer, qué haremos hoy? ¿Existe algún problema que se deba resolver? Esta reunión permite ajustar la estrategia para seguir avanzando.
  • Retrospectiva. Durante la última iteración, se procede a evaluar los resultados. Es una oportunidad para que cada quien revise su desempeño, entender en qué se falló y proponer mejoras para el siguiente ciclo.

Scrum: El revolucionario método para trabajar el doble en la mitad de tiempo
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Producto de la metodología ágil, J. J. Sutherland y Jeff Sutherland nos traen una deconstrucción del sistema de trabajo Scrum. Fue el segundo quien dio origen a esta dinámica en el desarrollo de software para avanzar de manera más eficiente.

 

Además de la premisa “hacer el doble de trabajo en la mitad” este concepto derivado del rubgy elimina la burocracia, la jerarquización y los objetivos individuales. Mediante una explicación sencilla, practica y amena, aprenderás los beneficios del Scrum.

10/15/2020 07:04 pm UTC

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