Saltar al contenido
EconomíaTIC

Qué es el Benchmarking

En todo negocio hace falta aprender de la experiencia de los demás, de aquellos negocios que sean similares al propio. Es por ello que el significado del Benchmarking es de tanta importancia en la actualidad, puesto que no se puede llegar a un punto óptimo de eficiencia si primero no se analiza a la competencia.

Entendemos entonces el Benchmarking como un proceso continuo en el que se toma por referencia a los productos o servicios de las empresas que son líderes en el sector en el que se desarrolla. Su propósito de compararlos con tu propia empresa y realizar las mejoras que se crean necesarias.

Sin embargo, es un error tomar este proceso como uno de copia hacia la competencia. Se trata más bien en aprender qué es lo que están haciendo los demás para liderar un sector, y qué es lo que puedes hacer tú para mejorar esto.

De esta forma, será posible diseñar estrategias, métodos y técnicas para mejorarlas y adaptarlas a nuestra empresa. Logrando así, un alto nivel de competitividad.

Definición de Benchmarking

El Benchmarking es un proceso empleado para recopilar información y  nuevas ideas para el desarrollo de tu empresa. La idea principal, es la de conseguir información de utilidad para mejorar la misma a partir de los ejemplos de los competidores más fuertes del mercado. También es una fuente de referencia para las empresas, donde comparar algunas de sus áreas con las de otras compañías similares.

Otra definición sería la de David T. Kearns, Director General de Xerox Corporation, que indica que:

“El benchmarking es un proceso sistemático y continuo para evaluar los productos, servicios y procesos de trabajo de las organizaciones reconocidas como las mejores prácticas, de aquellos competidores más duros”.

Es así como se procede a tomar como referencia a las mejores marcas y sacar lo mejor de sus métodos o estrategias. Para comprenderlo mejor, supongamos que la atención al cliente de una determinada empresa líder es lo que la ha posicionado en lo más alto de su sector. Es esta área en la que se debería enfocar y analizar para adaptar sus características positivas en general.

Pero esto nunca se hará copiando directamente las estrategias, sino más bien adaptándolas a las circunstancias y las características propias para que funcionen en tu empresa.

Y es que el Benchmarking también puede ser percibido como un proceso de medición continuo y sistemático encargado de medir con frecuencia los procesos empresariales de una empresa con respecto a los procesos de los líderes. Por lo que, la ganancia principal será la de obtener información de gran utilidad para mejorar la eficacia en general.

La práctica del Benchmarking nació en Estados Unidos desde los años sesenta debido a organizaciones y estaban relacionadas con la calidad, al igual que con la influencia del premio de calidad Malcolm Baldridge. No obstante, no es hasta los ochenta con la compañía Xerox cuando el concepto propio del Benchmarking comenzó a surgir y a popularizarse.

Aunque su utilización se ha dado tradicionalmente en las organizaciones empresariales, en el presente se ha extendido a diversos ámbitos. Como son los casos de su empleo en administraciones públicas (benchmarking público) y agencias gubernamentales.

Objetivos del Benchmarking

En la actualidad, el mundo de los negocios es sumamente competitivo, debido en gran medida a la evolución de la economía digital. Las empresas necesitan compararse con las mejores del mercado para resaltar. Es así como el Benchmarking tiene varios objetivos claros y concisos a desarrollar durante su ejecución:

  • Mejorar el nivel de calidad: Uno de los principales objetivos que presenta el Benchmarking es el de mejorar el valor creado sobre un producto, basándose en sus precios y los costes que son necesarios para su fabricación y venta. De nada sirve una comparación si el resultado no repercutirá en un aumento tangible de la calidad.
  • Aumentar el nivel de producción: Estudiando la eficiencia de empresas líderes se conocerá cómo estas son capaces de mantener un nivel de producción eficiente. Y es así como se necesitará el replicarlo a escala propia.
  • Conocer más a fondo los procesos de la empresa: Empezar con el Benchmarking es un recorrido de exploración a otras marcas, pero también interno a la empresa, puesto que ésta debe conocerse a fondo para su aplicación. Y es también en medio del proceso de comparación que se internalizará realmente el valor de la empresa. Se comienza a ser consciente de las debilidades, fortalezas, oportunidades y amenazas de la empresa.
  • Comprender mejor el sector: Es una forma para alcanzar a comprender a fondo el modo en el que se está desarrollando el sector en ese momento. ¿Qué está ocurriendo? ¿Qué se está vendiendo? ¿Qué es lo que está funcionando?

Es por todo ello que el benchmarking es un proceso que es necesario para que las empresas realicen mejoras y cambios en sus estructuras. También lo es porque tratar sobre éste es hacerlo sobre la innovación de ideas.

Es un proceso continuo que nunca debe ser olvidado en la organización, y que servirá para más tarde reasignar recursos o eliminar o mejorar actividades que no generan valor. Es así como dentro de éste influyen la globalización y el uso de las nuevas tecnologías de la información y comunicación (TIC).

En pocas palabras el Benchmarking es la consecuencia de una administración que tiene como objetivo la mejora de la calidad. También es una herramienta para la mejora de procesos dentro de la legalidad establecida.

Tipos de Benchmarking

Son varios los tipos de Benchmarking existentes, pero el objetivo en común de estos sigue siendo el mismo: Ayudar a los managers a que miren fuera de sus departamentos y organizaciones. Que en su lugar enfoquen su atención hacia la competencia o hacia los sectores en las que hay compañías que son ejemplos de las mejores prácticas.
Los tipos de benchmarking que hay son competitivo, interno, funcional y digital.

Benchmarking competitivo

El Benchmarking competitivo es el empleado cuando existe una competencia agresiva. Y se da al comparar algunos aspectos con los líderes del mercado o los competidores más directos. Éste clase de proceso es el más complicado de colocar en práctica a causa de la limitada información que las empresas brindan sobre sus procesos.

Debido a que estas empresas se consideran tu competencia directa, lo más probable es que no estén interesados en colaborar. Entonces ¿si no colaboran no se puede llevar a cabo éste proceso? En realidad no, pero será necesario el empleo de más recursos en la recopilación de datos, por lo que será mucho más costoso en general.

Benchmarking interno

El Benchmarkeing interno es aquel que se da en empresas de gran tamaño y que están formadas por numerosos departamentos o divisiones. Por lo que es muy común comparar los niveles que son alcanzados en el interior de la organización. Es decir, se dan dentro de la misma empresa.

Para realizar este tipo de Benchmarkeing se necesita identificar un departamento o área que sea ejemplo a seguir por los buenos resultados que han generado. Gracias a que se desarrolla en el interior de las empresas, es de los más fáciles de realizar. Además es el que menos recursos necesita para realizarse.

Benchmarking funcional

El Benchmarking funcional es el que se centra en la comparación con empresas que no pertenecen a tu misma industria. Lo cual representa una ventaja porque se puede obtener la información necesaria al no ser un competidor directo de la empresa.

Es un Benchmarkeing muy funcional y productivo, porque no se trata con organizaciones que son competidoras directas. Así que no existirán o se presentaran problemas con la confidencialidad, al entregar la información necesaria para el estudio.

Benchmarking digital

Un Benchmarking digital es un estudio que se basa en los canales digitales. Ejemplos de las acciones que se realizan en éste es la comparación de los sitios web, apps y redes sociales propias con los de la competencia. Así como monitorear las implementaciones e innovaciones de estos.

Asimismo es de gran vitalidad el conocer la navegación natural que realiza el cliente, además de medir la cohesión de sus medios digitales. Es uno de los Benchmarking más actuales y empleados, debido al amplio alcance de los medios digitales en todos los sectores productivos.

Es así como este Benchmarking posee múltiples aplicaciones en el entorno digital. Es por eso que existen herramientas que te permitirán comparar con facilidad tu posicionamiento con el de páginas que sean similares. Otros datos obtenidos son los de la duración de visitas, el tráfico de búsquedas, etc.

Algunas de las herramientas de más utilidad para realizar esto son:

  • Google Trends: Es una herramienta de Google gratuita que sirve para la búsqueda de tendencias y la comparación de la popularidad de varias palabras clave. Es una página sencilla de usar, gracias a su interfaz muy visual. Además está disponible en español.
  • Semrush: Permite analizar datos de un sitio de interés al estudiar con detalle sobre aspectos como las palabras clave, competidores orgánicos, ubicación geográfica y otros muchos datos interesantes. Tienen algunas funciones gratuitas y posee también interfaz en español.
  • Similarweb: Con ella es posible analizar a la competencia y al mismo tiempo el descubrir nuevas oportunidades, encontrar nuevas audiencias, identificar tendencias, entre otras funciones. También dispone de una versión gratuita.

Etapas del Benchmarking

El proceso de Benchmarking en una empresa necesita seguir ciertas etapas para alcanzar el éxito. Siendo estas las de:

1. Planificación

En esta etapa es necesario planificar la investigación que se llevará a cabo. Para ello es indispensable contestar tres preguntas que son las de:

  • ¿Qué quiero medir?: Una investigación necesita tener una razón de ser, por lo que debe guardar relación con un área de la empresa que se desee mejorar.
  • ¿A quién voy a medir?: Hay que decidir qué tipo de benchmarking será el seguido (competitivo, interno o funcional). Después, se decidirá si se comparará un departamento propio con una empresa dentro o fuera del sector.
  • ¿Cómo vamos hacerlo?: Aquí se procede a crear un equipo de trabajo, y es éste el que será el responsable de la organización y de la dirección.

2. Datos

El éxito o el fracaso del Benchmarking depende de la recopilación de datos, siendo este paso esencial para determinar el nivel del mismo. Es así como se pueden obtener datos de diferentes fuentes para poder constrastarlos. Pudiéndose así recopilar datos de fuentes como internas, asociaciones profesionales o investigaciones que sean propias.

3. Análisis

Cuando ya se haya recopilado la información pertinente, se procede a analizar los elementos que son los responsables de causar diferencias entre la compañía y las empresas que están siendo estudiadas. Con ello, será posible identificar las oportunidades de mejora.

Y cuando haya sido identificada la magnitud de las diferencias, es momento de proponer las mejores necesarias. Pero siempre recordando que las más indicadas, son aquellas que están más adaptadas al tamaño e infraestructura de la empresa.

4. Acción

En este paso es necesario implementar a la empresa las mejoras propuestas. Es así como se procede a adaptar a la empresa a la mejora de aspectos seleccionados. Pero siempre teniendo en cuenta, que más que un simple proceso de cambio, es uno de mejora, uno que sea capaz de añadir alguna ventaja para el bienestar del cliente.

5. Seguimiento y mejora

La etapa del seguimiento y mejora, es la última y es en la que se realiza un informe de recopilando la información más destacada del proceso. Este paso lo que hace es servir de ayuda en proyectos posteriores. Porque lo ideal sería que este proceso se convirtiese en uno recurrente con el propósito de adoptar una mejora continua en todo momento.

Ejemplos famosos de Benchmarking

Son muchos los casos de Benchmarking en los últimos años que han ocurrido, siendo algunos de estos relacionados con grandes compañías, que se valieron de este proceso para mejorar su calidad de servicio y no perder su posición. Algunos de los más conocidos son:

El caso de Starbucks

Debido a la propuesta de las empresas de fast food como McDonalds, de vender café, hizo que el gigante Starbucks, realizase un proceso de Benchmarking. Entonces ¿qué seleccionaron para detener esta situación en donde otras compañías estaban llevándose a su clientela?

Fue el tiempo de preparación de sus cafés, uno de los aspectos más importantes de su modelo de negocio. Puesto que sus clientes necesitan de rapidez en la preparación de sus bebidas. Es así como tomaron como ejemplo, una de las empresas líder en este aspecto como lo es el fabricante automovilístico japonés Toyota. Una empresa que puede presumir sobre la optimización del tiempo de fabricación de sus productos.

Se determinó que el 30% del tiempo empleado en la preparación de estos cafés se pierde cuando los empleados se agachan o andan de aquí a allá escogiendo los ingredientes. Es así, como después del análisis, implementaron un plan de acción cuya base era la de optimizar los procesos de preparación de las bebidas.

Es así como se procedió a un rediseño del espacio de trabajo, y una nueva disposición de los utensilios, además de las máquinas empleadas en la preparación de los productos. Si bien estos aspectos pudiesen sonar tan simples, realmente establecieron una mejora del casi 20% del tiempo de elaboración de sus productos.

El caso de Xerox Corporation

Uno de los casos más representativos es uno de los primeros de la historia, el de Xerox Corporation. Esta fue la primera empresa que empleo el Benchmarking como tal. Este paso fue dado debido a que a inicios de los años ochenta, empresas como Canon, Ricoh o Minolta interrumpieron en el mercado norteamericano de las fotocopias y la gestión de la impresión. Todo ello ofreciendo precios más económicos al público que los dados por Xerox.

Entonces la misión de la empresa fue determinar cómo sus rivales eran capaces de vender máquinas por el precio de coste de Xerox. Todo esto sin tener afectar la calidad.
Allí estaba el gran inconveniente, entonces para solventar esto. Xerox procedió a analizar los métodos, procesos y materiales de su afiliada japonesa Fuji – Xerox. Este estudio señaló que existía un importante retraso en todas las áreas analizadas.

Más específicamente, Xerox tenía nueve veces más proveedores por lo que rechazaba diez veces más máquinas en la línea de producción. Algo que repercutía al ocupar el doble del tiempo en colocar los productos en el mercado. Por igual, el estudio demostró que la productividad necesitaba de crecer un 18% por año durante cinco años, si su meta era de alcanzar a sus competidores.

Con este estudio de benchmarking pudo actuar con rapidez al marcar objetivos nuevos, y realizar un seguimiento más adecuado a las demandas que el mercado estaba imponiendo. Algo que fue de suma utilidad para la empresa porque la misma se centró en mejorar las prácticas de su empresa, para después mejorar las prácticas de otras organizaciones que se podían incorporar en su proceso de trabajo.

Artículo ecrito por: Hector

Hector