¿Cómo hacer reuniones online efectivas? Guía práctica

Las reuniones online se han convertido en una herramienta fundamental para las empresas con la creciente popularidad del teletrabajo. Y realizar reuniones de trabajo manera efectiva no es tan sencillo como parece.

Con el COVID, empezaron a crecer el número de reuniones online. Pero, aunque al fin y al cabo una reunión es una reunión, nos dimos cuenta de que los procesos internos, los obstáculos técnicos, las formas de comunicarte, de hacer seguimiento a los proyectos, de motivar al equipo, ¡la cantidad de videoconferencias!... habían cambiado para siempre.

Llevo desde 2011 trabajando en remoto en diferentes empresas, proyectos, inhouse, como autónomo e incluso con mis propios emprendimientos.

Considerando los retos que me he encontrado durante todos estos años, te explicaré cómo realizar reuniones de trabajo online efectivas. 👇

Desde la planificación hasta el cierre y el seguimiento posterior, para obtener los mejores resultados.

¿Qué aprenderás en éste artículo?

• Qué necesitas para planificar estratégicamente la reunión: planificar temas, participantes y plataforma.
• Qué factores tener en cuenta para facilitar que fluya el meeting a nivel organizacional, de comunicación y de inteligencia emocional.
• Checklist para hacer el seguimiento y comunicación posterior a la reunión online

Retos de las reuniones online

Ya conocemos las Ventajas de las reuniones online: flexibilidad geográfica, el ahorro de tiempo y la reducción de costos.

Pero, ¿cuáles son los retos de las reuniones de trabajo online?

Estos son los temas más importantes que hemos identificado, trabajando en remoto codo a codo con diferentes empresas:

• Adaptarse a la tecnología: Para realizar reuniones online efectivas, es esencial familiarizarse con la tecnología utilizada. Plataforma de videoconferencias, whiteboard online, software de gestión de tareas,... existen herramientas para trabajar en remoto específicas para cada paso del proceso de una reunión online que te permitirán trabajar de forma más sencilla y eficiente.
• Mantener la atención de los participantes: Este es un gran reto de las reuniones virtuales, que suele suceder sobre todo, cuando una persona acapara la mayoría del tiempo para dar sus impresiones. Si los demás participantes no sienten que podrían hablar en cuanquier momento, perderán el foco y dejarán de prestar atención.
• Participación efectiva: Si los asistentes tienen razones para estar en la reunión, también tendrán algo que opinar. Incentiva la participación de todos los asistentes en la reunión para lograr un ambiente de colaboración y trabajo en equipo.
• Organización de la reunión: Muchas veces no están claros los objetivos de la reunión online y muchas personas van sin saber por qué están ahí.
• Gestión del tiempo: Sin un tiempo límite para la reunión y un programa con las temáticas a tratar, el meeting se suele acabar desviando los temas importantes.
• Seguimiento de los temas tratados en la reunión: Si no se cuenta con un sistema para recoger esta información y traducirla en tareas y responsabilidades, la reunión no habrás servido de mucho.

Ahora, vamos a dar la vuelta a la tortilla y vamos a abordar estos retos en forma de acciones para desarrollar reuniones online más efectivas y productivas.

Como hacer una reunión de trabajo online efectiva

Antes de comenzar a preparar la reunión online, hazte estas dos preguntas:

¿Tengo el software adecuado para llevar a cabo la videoconferencia?¿Y el seguimiento posterior?

Para comenzar, selecciona una herramienta de videoconferencias que se ajuste a tus necesidades. La plataforma debe permitir compartir pantalla, conversación por chat y acceso a través de dispositivos móviles u ordenadores.

Las que mejor me han funcionado son Zoom, Microsoft Teams y Google Meet (esta es mi favorita), aunque esto dependerá muy mucho de tu empresa.

La herramienta para videoconferencias es fundamental, pero también deberías estar familiarizado con otras herramientas como:

• whiteboard colaborativa online
• tools para presentaciones
• gestores de tareas
• wikis para llevar el control de los proyectos después del meeting

¿Es realmente necesaria la reunión virtual que quiero organizar? Esta es la pregunta más importante 😀

Asumiendo que trabajas 40 horas a la semana. Si tienes 20 horas de reuniones a la semana (he visto cosas mucho peores), tendrás solo 20 horas reales para llevar a cabo todas las tareas. Eso sin contar las horas de comer, algún café a lo largo del día u otras interrupciones.

No digo que las reuniones no sean importantes, sino que al final son una herramienta más. Puedes utilizar un martillo para poner un clavo, o para romper una ventana 😉

Ahora ya podemos empezar a planificar una reunión virtual efectiva y aprovechar al máximo el tiempo en línea con tu equipo de trabajo. ¡Vamos allá!

Planificación ANTES de la reunión virtual

Y pongo ANTES en mayúscula, porque muchas veces se asiste a reuniones que ni si quiera se sabe para qué son.

Este es el checklist para preparar tu videoconferencia como un pro:

1. Piensa qué objetivos quieres lograr con la reunión: Clarificar tus metas te dará dirección y hará que la reunión sea más productiva (y corta).
2. Escribe un orden del día: Establecer una estructura común es esencial para guiar la conversación y mantener a todos enfocados. Asegúrate de incluir los temas a discutir y asignar tiempo para cada uno si es posible. Intenta que la reunión no tenga más de 2-3 temas importantes que abordar, para poder llegar al final con un plan de acción sin estrés.
3. Define quién debería asistir (y quién no): Invita solo a las personas directamente relacionadas con los temas de la reunión. Esto evitará distracciones y permitirá que los asistentes participen de manera más activa. Por otro lado, las personas que no asistan, podrán invertir mejor su tiempo llevando a cabo otras tareas.
4. Determina la duración de la videoconferencia: Programa suficiente tiempo para abordar todos los temas, pero evita que la reunión se alargue innecesariamente para no dispersar a los asistentes.
5. Comparte las reglas básicas: Determina las reglas del juego para que todos sepan cómo comportarse durante la reunión. Estas pueden incluir limitar las interrupciones, respetar los turnos de palabra y el tiempo de los mismos, evitar distraer a otros o apagar los móviles, slack u otro tipo de herramienta, antes de comenzar.
6. Elige un canal de comunicación: Decide qué canal utilizas para difundir la reunión online con los demás asistentes. Las opciones incluyen correo electrónico, mensajes instantáneos, o plataformas de gestión de proyectos (o todos).
7. Ten cuidado con las zonas horarias: Cuando los asistentes trabajan en diferentes zonas horarias, es fundamental considerar esto al planificar la reunión. Trata de encontrar un horario que sea cómodo para todos los asistentes y facilitar la participación.
8. Prepara tu entorno y sé profesional: Asegúrate de tener una buena iluminación, un fondo adecuado y minimizar las distracciones en tu entorno durante la reunión.

BONUS:

1. Pide siempre que confirmen la asistencia, para poder empezar a tiempo la reunión online
2. Escribe un título llamativo para la reunión. No utilices "Reunión planificación" sino "Reunión para planificar objetivos del departamento del próximo trimestre". Esta idea la cogí en un curso de Vanesa van Edwards, creadora del Blog "The science of people" y, aunque parece un detalle pequeño, he notado una gran mejoría en la motivación de las personas que atienden a la reunión.
3. Cómo crear objetivos SMART (Para saber qué quieres conseguir antes de planificar la reunión online
4. Cómo implementar la metodología OKR (Para llevar tu lanificación al siguiente nivel)

Durante la reunión online

Una vez acabada la etapa de planificación, es la hora de llevar a cabo tu reunión online. Teniendo en cuenta el trabajo que ya hemos hecho, ahora lo importante es centrarse en facilitar que fluya el meeting a nivel organizacional, pero también a nivel de comunicación y de manejo inteligente de las emociones. Let´s go!

Conducción De la reunión

1. Moderación: Es importante tener un moderador que guíe la reunión y se encargue de organizar el encuentro virtual. El moderador debe asegurar que todos los participantes sean escuchados y se respete el tiempo asignado a cada uno.
2. Participación: Fomenta la participación activa de todos los asistentes, pidiendo opiniones y dando oportunidad de hablar a aquellos que no lo han hecho aún. Esto te permitirá obtener diferentes puntos de vista.
3. Resolución de conflictos: Las reuniones son lugares perfectos para que se generen rencillas y conflictos. Mi consejo es hablarlo directamente cuando veas que el ambiente se pone tenso. Muchas veces, simplemente exteriorizarlo y escuchar a las dos partes es suficiente para calmar los ánimos. SI ves que va para largo, lo mejor es cortar por lo sano y emplazar a las dos partes a una reunión a parte donde se hable del tema.
4. Plan de acción: Establece con claridad las acciones a seguir y las fechas límite para cada tarea, asignándolas a cada uno de los participantes de la reunión. Al finalizar, haz un resumen para confirmar que todos han comprendido su responsabilidad.

Manejo de la comunicación

1. Escucha activa: Promueve la escucha activa, lo que significa que los participantes presten atención a lo que se dice y no se dediquen a leer correos electrónicos u otras tareas. ¿La mejor forma de hacerlo? Haz preguntas.
2. Herramientas de comunicación: Utiliza las herramientas de comunicación adecuadas para tus necesidades, como el chat, software de videoconferencia, compartir pantalla y pizarra virtual.
3. Claridad y brevedad: Comunica tus ideas de manera clara y concisa, evitando rodeos innecesarios. Esto permitirá que el mensaje sea entendido fácilmente por todos y se ahorre tiempo en la reunión.

Manejo de las emociones

1. Expresión de emociones: Recuerda que en las reuniones virtuales suele ser más difícil interpretar las emociones y lenguaje corporal. Anima a los participantes a expresar sus emociones de forma verbal y a utilizar emoticonos y gestos si lo consideran necesario.
2. Respeto y empatía: Fomenta un ambiente de respeto y empatía entre los participantes, evitando la confrontación o críticas personales. Esto propiciará un clima laboral sano y productivo.
3. Asertividad: Fomenta una cultura en la que decir NO no esté mal visto. Muchas veces los asistentes a una reunión no expresan su opinión por miedo o por no querer molestar. El resultado es que, en muchas ocasiones, esas tareas importantes no se realizan porque no tenemos recursos, personas ni tiempo necesarios para llevarlas a cabo. De esto nos damos cuenta cuando ls proyectos se retrasan, claro.

Manejo De Distracciones Y Ruidos

1. Antes de empezar: Asegúrate de que los participantes apaguen o silencien sus dispositivos que puedan causar distracciones durante la reunión para evitar interrupciones.
2. Ambiente tranquilo: Pide a los participantes que se ubiquen en un lugar tranquilo y sin ruidos para garantizar una comunicación clara y sin ruidos innecesarios.
3. Descansos: Planea descansos breves durante la reunión especialmente si es de larga duración. Esto permitirá a todos estirarse, tomar un refrigerio y volver con energía para el resto del encuentro virtual.
4. Solicita a los participantes que silencien sus micrófonos si no están interviniendo. Esto evitará ruidos molestos y distracciones durante la reunión.

BONUS:

• Sé puntual y respeta el tiempo ajeno: Comienza la reunión a tiempo y evita retrasos innecesarios. También es crucial terminar la reunión dentro del tiempo establecido para no afectar las siguientes actividades de los asistentes.
• Recuerda ser amable y mantener una actitud positiva durante las reuniones online, ya que esto puede influir en la eficacia de la comunicación entre los miembros del equipo.
• 6 pasos para la resolución de conflictos entre compañeros de trabajo

Seguimiento y comunicación post-reunión

Documentación

1. Acta de la reunión: Después de la reunión, es fundamental redactar un acta que incluya los puntos clave discutidos y las decisiones tomadas. Esto te ayudará a mantener un registro claro y a asegurarte de que todos los asistentes estén en la misma página.
2. Notas y documentos: Asegúrate de recopilar y organizar todas las notas, presentaciones y documentos compartidos durante la reunión. Facilita el acceso a estos materiales a todos los participantes, para que puedan consultarlos y trabajar en función de lo discutido.

Seguimiento

1. Tareas asignadas: Revisa las tareas asignadas a cada participante y establece plazos claros para su realización. Es importante que todos sepan qué se espera de ellos y cuándo deben entregar sus resultados.
2. Comunicación: Mantén la comunicación abierta con todos los asistentes, asegurándote de que estén al tanto de los avances, cambios o problemas que puedan surgir. La comunicación constante facilita la colaboración y el logro de los objetivos establecidos.
3. Reuniones de seguimiento: Programa reuniones de seguimiento para evaluar el progreso de las tareas y abordar cualquier problema o pregunta que pueda surgir. Esto te permitirá llevar un control de los avances y ajustar los planes según sea necesario.

Retroalimentación

Después de cada reunión, pide a los participantes que compartan sus comentarios y sugerencias sobre lo que funcionó y lo que se podría mejorar. Utiliza esta información para ajustar las futuras reuniones.

Conclusión: ¿Cómo sacarle el mejor partido a tus reuniones online?

En resumen, para lograr reuniones online efectivas, sigue estos consejos:

• Planificación: define los objetivos, los participantes y la duración de la reunión. Asegúrate de usar una herramienta de reuniones remotas adecuada y tener en cuenta las zonas horarias de todos los asistentes.
• Agenda y estructura: establece un orden del día claro y asegúrate de que todos los participantes lo conozcan previamente. Esto garantiza que la reunión se desarrolle de manera ordenada.
• Comunicación clara: durante la reunión, fomenta la participación y la comunicación abierta entre los asistentes. Escucha atentamente y asegúrate de que todos tengan la oportunidad de expresar sus ideas.
• Seguimiento: después de la reunión, proporciona un resumen de los puntos clave, las decisiones tomadas y los próximos pasos. Asegúrate de que todos los asistentes estén al tanto de las tareas asignadas y de los plazos establecidos.

Aplicar estos consejos te ayudará a optimizar el tiempo dedicado a las reuniones virtuales con tu equipo. No dudes en adaptarlos y ajustarlos según las necesidades específicas de tu equipo y tu organización.

Siguiendo estos consejos y trabajando constantemente en la mejora de tus reuniones online, podrás aumentar la efectividad y eficacia de estos encuentros, beneficiando tanto a tu equipo como los procesos y el resultado de tus proyectos.