29 Herramientas para trabajar en remoto de forma eficiente (actualizado)

El pasado viernes 5 de febrero organicé un ClubHouse junto con Héctor Fernández que tuvo por título «Herramientas que utilizamos para trabajar en remoto.» Aunque el debate tardó en calentarse, en apenas 15 minutos ya éramos más de 30 personas dentro de una sala aportando aplicaciones muy interesantes y algunos destellos de cómo las usamos.

Gracias a ello, hoy actualizamos este post con nuevas e interesantes herramientas.

Captura de pantalla de la sala de ClubHouse

El trabajo remoto y el nomadismo digital son posibles gracias a un gran número de herramientas digitales que nos permiten trabajar a distancia, coordinar y sincronizar todas nuestras tareas, así como proyectos en la nube, o mantener una comunicación constante y fluida con nuestro equipo.

En este post de Economía TIC te queremos dejar 29 herramientas para trabajar a distancia que harán que tu trabajo en remoto sea mucho más eficiente.

Herramientas para comunicación interna con tu equipo

Las herramientas de comunicación interna son la piedra angular de cualquier empresa que trabaje cien por cien en remoto, ya que las mismas suponen el canal a través del que nuestros equipos y/o departamentos van a estar conectados.

Slack

Slack es ya de sobra conocido y poco, o prácticamente nada, podré aportar que no sepas ya.

Su CEO ya dijo en su momento una frase lapidaria de esas que pasan a la historia, y es que tenía (y tiene) la pretensión de matar al correo electrónico tal y como lo conocemos hoy en día, ahí es nada.

Slack tiene un funcionamiento y una integración con aplicaciones de terceros que es simplemente brutal. Además, a ello hay que sumarle la gestión que podemos hacer de la herramienta, donde entran en juego:

  • los grupos (podemos estar en tantos grupos de slack como queramos y comunicarnos de forma totalmente independiente en cada uno)
  • los hilos, que son las etiquetas que nos permiten dividir a los equipos de trabajo o abrir uno (o varios) canales para cada proyecto que estemos ejecutando.

Telegram

Apareció en escena para ser la sombra de WhatsApp y se ha hecho con una larga lista de usuarios.

Desde que entró en el mercado ha variado muchas cosas en su funcionamiento y en la integración del servicio de forma nativa para múltiples dispositivos. Si a esto le sumamos que no es necesario tener con nosotros nuestro teléfono móvil para que funcione, pues obtenemos una mezcla perfecta para cualquier comunicación.

Ahora mismo, además de actuar como gestor de mensajería, Telegram está apostando por ser el sustituto de las listas de difusión (newsletter) de muchas empresas o iniciativas.

Whatsapp

El rey de la mensajería instantánea, que pasó a ser propiedad de Facebook hace ya dos años.

WhatsApp se ha transformado en el sistema de comunicación por defecto de gran parte de la población mundial, y aunque está muy vinculado con la comunicación personal, son muchas las empresas que lo utilizan para comunicación interna o como canal de comunicación de equipo.

Twist

El rara avis de la lista. Este sistema de comunicación interna es un poco menos conocido, pero si te hablo de su equipo de desarrollo: Doist, desarrolladores también de Todoist, quizás eso si que te suene un poco más.

Twist está pensado y configurado como un sustituto natural para Slack, enfocado en la productividad y la comunicación para el trabajo en equipo, con un enfoque hacía el trabajo remoto.

Herramientas para videoconferencia

Los sistemas de comunicación a través de chat suponen la piedra angular de cualquier ecosistema remoto, pero otro elemento súper importante dentro del mismo, son los sistemas de videoconferencia.

Ambas herramientas (junto con los gestores de proyectos) suelen ir de la mano. De hecho, Slack incorporó su propio sistema de videoconferencia dentro de su herramienta como una de las opciones estrella de su plan premium.

Whereby

Desde tierras escandinavas nos llega este sistema de videoconferencia ultra sencillo de utilizar.

Whereby es tan simple como poner una url en tu ordenador y compartirla con aquella persona con la que quieres hablar. Todo sucede en el navegador (o en la app nativa que tienen para iOS o Android)

No es necesario instalar nada para utilizar esta herramienta y la configuración se realiza de forma muy sencilla desde las opciones del propio navegador.

Skype

Skype es el veterano de la sala. Es tan veterano, que en muchos ámbitos a hacer una videoconferencia se le denomina directamente hacer un Skype.

Después de su adquisición por parte de Microsoft ha sufrido una serie de cambios y mejoras, sobre todo en su línea de diseño, para intentar competir con herramientas como WhatsApp o Telegram.

Eso sí, la parte de las videoconferencias sigue, en esencia, prácticamente igual.

Google Meet (actualizado)

Google Meet es el sistema de videoconferencia de Google. La emprensa del buscador se ha puesto las pilas para competir con Zoom y le ha dado un buen lavado de cara a la herramienta: fondos de pantalla, rooms para trabajo en equipos separados, disipación del sonido de fondo, grabación de salas, levantar la mano, encuestas integradas, etc. Son solo algunas de las «cositas» que han puesto a disposición de sus usuarios.

Además, a todo esto tenemos que añadir el ecosistema de Google Workspace, el todo en uno de Google para gestionar el teletrabajo dentro de tu empresa.

Zoom

Otro de los sistemas de comunicación que ya lleva unos años en la palestra.

Siempre más vinculado al sector profesional, Zoom basa su estrategia en paquetes de pago orientados a diferentes segmentos profesionales.

Descubre nuestra selección de las mejores de herramientas para videoconferencias

Herramientas para la gestión de proyectos

Llegamos a mi parte favorita de las herramientas: la de productividad. Y es que estas herramientas son el soporte de cualquier equipo que trabaje de forma remota.

Asana

Como ya te comenté en otro post de Economía TIC, para mi Asana es el mejor sistema de gestión de proyectos que he utilizado hasta ahora.

Dentro del mismo tienes la posibilidad de gestionar los proyectos por tareas, el método kanban, poner flujos de trabajo o visualizar las progresiones de los mismos.

Además, tiene un sistema interno de proyectos y progresos muy avanzado, integra conversaciones y tiene aplicación móvil para iOS y Android que funcionan de lujo.

Trello (actualizado)

El referente para aplicar el método kanban y el favorito de cualquier equipo de medios.

La experiencia de usuario con Trello es muy intuitiva, aunque en algunas ocasiones su sencillez pueda resultar caótica sino se aplica una metodología de trabajo seria.

Trello está muy orientado a todos aquellos que quieran gestionar sus proyectos a través del método kanban (trabajar de forma progresiva moviendo los elementos o tareas de un proyecto a largo de diferentes columnas), pero, recientemente han lanzado una actualización con nuevas vistas (cronograma, calendario, tablas) La herramienta, propiedad de Atlassian, ha aprovechado un lavado de cara para añadir algunas novedades con las que competir con otros actores del mercado.

Basecamp

Otro de los clásicos de la gestión de proyectos. Basecamp es un sistema bastante completo para la gestión de proyectos y se centra, sobre todo, en la línea de comunicación del equipo como eje central para resolver los mismos.

Para mí, y dentro del uso que le he dado, me parece un enfoque un tanto inapropiado y que puede llegar a ser caótico a medida que se va sumando gente a cada proyecto.

Pero, actualmente cuenta con una base de más de 2 millones de clientes, así que no voy a ser yo el que ponga en tela de juicio el funcionamiento de esta herramienta de productividad.

Todoist Business

Me encanta Todoist, fue la herramienta que elegí para llevar a cabo mis tareas del día a día (y para guardar mis pelis y libros favoritos, hacer la lista de la compra, etc.) después de la compra de Wunderlist por parte de Microsoft.

Todoist es muy simple de utilizar y cuenta con integraciones en diferentes navegadores, así como aplicaciones nativas para la mayoría de los sistemas operativos existentes.

En el caso de gestión de proyectos, cuenta con una versión business que puede ser muy útil para un freelance o para equipos pequeños que no necesiten una gestión compleja de proyectos.

ClickUp (novedad)

Dentro de la gestión de proyectos, todas las herramientas están buscando ser un todo en uno en lugar de la especialización en un campo en concreto. Esta es al menos la idea de ClickUp, ser una herramienta donde encontremos todo lo necesario para gestiones nuestros proyectos: To Do List, tableros, documentos y wikis, tablas, email y chat, eventos, recordatorios, time tracking y mucho más.

Sin duda, un canditado a tener en cuenta dentro de la batalla de la gestión de proyectos.

Workflowy (novedad)

Con un aspecto bastante minimalista y sin muchas explicaciones (al menos en su página web) Workflowy se presenta como una herramienta de notas online donde tenerlo todo organizado.

A través de diferentes flujos sencillos podremos controlar y enfocarnos en todo momento en lo que tenemos que hacer, cargar archivos, generar kanban boards y otras opciones interesantes.

Su suo pasa desde gestiones sencillas para estudiantes, hasta soluciones más complejas para dueños de negocios.

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Herramientas para medir el tiempo

Otra parte importante dentro de la optimización de los proyectos es medir el tiempo. Muchos proyectos o tareas van asociados a una duración temporal, que es la que nos dice si estamos siendo o no productivos dentro de los mismos.

Toggl

Toggl es una herramienta fundamental en mi día a día. Muy sencilla de utilizar y que me aporta todo lo necesario para medir el tiempo desempeñado en cada tarea o proyecto.

Además, podemos integrar equipos (hasta 5 en la versión free de la plataforma) y así tener un reporte global de los tiempos destinados por proyectos.

Poder tener esto bajo control nos ayuda de sobremanera a saber si nosotros o nuestro equipo está siendo eficiente con sus tareas y desarrollos

Harvest

Harvest es una herramienta muy similar, al menos en concepto, a Toggl.

La misma nos permite, también, hacer un traqueo de todos los proyectos y de los desempeños de cada miembro del equipo dentro de los mismos.

Timecamp (novedad)

Timecamp viene a sumarse a la lista de herramientas para controlar como invertimos nuestro tiempo y  tener unos reportes claros de como lo hemos invertido.

Dentro de su atractivo se encuentran las más de 100 integraciones que ofrece con herramientas de sobra conocidas como Slack, Asana, Trello o Google Calendar.

Herramientas para la gestión de documentos en la nube

Además de gestionar proyectos o de medir el tiempo que dedicamos a los mismos, es igual de importante poder trabajar en la nube.

Recursos para hacerlo hay muchos, pero seguro que los tres que te voy a mencionar por aquí, los tendrás en mente.

Google Workspaces (actualizado)

El sistema todo en uno de Google incorpora herramientas tan fundamentales como: Gmail, Google Drive (documentos, hojas de cálculo y presentaciones en la nube), Google Meet, Google Calendar y alguna opción más que harán que la gestión de nuestros proyectos en equipo sea mucho más sencilla.

Además, desde Google están preparando una nueva versión de Gmail que incorporará un «todo en uno» para tener una experiencia más pura de teletrabajo en nuestro bolsillo.

Microsoft Office 365

Microsoft tuvo que dar el salto a la nube para poder competir con Google a través de sus herramientas de ofimática.

A estas alturas de la película creo que no debo detenerme en hablar de Microsoft Excel, Microsoft Word o Power Point. Pues bien, Microsoft Office 365 pone todas esas herramientas en la nube para facilitarte el trabajo.

Dropbox

Si conociste las primeras andaduras de Dropbox lo recordarás como un gestor de contenidos en la nube. Un lugar desde el que sincronizar documentos y archivos de forma fácil.

Viendo la potencialidad que tiene trabajar y mantener documentos sincronizados en tiempo real, Dropbox decidió apostar por herramientas como Dropbox Paper, que nos permiten hacer una gestión de contenidos similar a la que realizamos con Google Drive.

Notion (novedad)

He incluido Notion dentro de la lista de herramientas para gestionar documentación en la nube, porque creo que es la función que mejor la define, al menos bajo mi punto de vista.

Notion es una herramienta todo en uno que nos permite hacer wikis y Q&A (para mí, una de las mejores cosas que tiene), gestionar proyectos (con To-Do o paneles estilo Kanban) o tomar notas. Pero lo cierto es que la flexibilidad que ha hecho famosa a esta herramienta le permite ir mucho más allá, y ya cuenta con un mercado de productos y plantillas a medida para hacer páginas web, lanzar tu podcast o tener un CRM personalizado.

Herramientas para customer service

Dar servicio a nuestros clientes es algo tan fundamental como mantener comunicado y activo a nuestro equipo.

Para facilitarnos esta misión tenemos herramientas como Help Scout o Drift.

Help Scout

Help Scout es un sistema de customer service que nos permite tener una conversación fluida, y con reportes, con todos nuestros clientes. Así conseguimos dos objetivos fundamentales: tener un seguimiento óptimo de nuestros leads (oportunidades), así como un dashboard en el que poder reportar cada una de las conversaciones para ser más productivos.

Drift

Dentro de los servicios que podemos utilizar para generar leads y dar soporte a nuestros clientes, Drift es uno de los que más tendencia está generando últimamente. Drift es compatible e integrable con una gran cantidad de servicios (como Slack, por ejemplo) lo que nos permitirá dotar a nuestra web o CRM de un servicio de soporte con una alta calidad.

Y hasta aquí ha llegado el post de hoy. Estas son solo algunas de las herramientas para trabajar en remoto que puedes utilizar, por supuesto, dentro del mercado tienes muchísimas más. Así que si conoces alguna que no esté en la lista, no dudes en compartirla con nosotros a través de nuestros comentarios.

Herramientas para trabajar en equipo

Trabajar en equipo no supone solo gestionar proyectos y tareas, es ir un paso más allá, sobre todo ahora que estamos en pleno «boom» del teletrabajo.

Seamos sinceros, nada, o casi nada, sustituye a crear y hacer cosas en un misma sala con compañeros de trabajo (veremos que pasa con la realidad mixta, VR + AR, pero de momento…), pero hay herramientas que ayudan a solventar esto de una forma muy buena, generando, además, un montón de contenidos en un entorno ya digitalizado.

Loom (con Vidyard acechando)

Loom es una aplicación que nos permite grabar videos cortos (o tan cortos) para explicar lo que queramos. Seguro que ya habrás visto muchos videos en los que puedes ver al mismo tiempo la grabación de un pantalla y la cara de una persona en un pequeño circulo hablándote, pues es muy probable que ese video se haya grabado con Loom.

Evidentemente, Loom no es la única herramienta disponible en el mercado, y otras opciones como Vidyard les están haciendo una competencia feroz, ero quizás sean los mejor posicionados.

Como te decía en el primer párrafo, Loom se puede utilizar para hacer onboarding (tanto a parte del equipo, a nuevas personas que se incorporan al mismo, como a clientes), como para explicar cualquier proceso de una forma sencilla y directa.

Las herramientas están genial. pero, ¿Qué podemos hacer a nivel humano y de comunicación? Te recomiendo echar un vistazo a nuestra sección de liderazgo de equipos. ¡Tu mejor herramienta eres tú!

Quiero mejorar mis habilidades de liderazgo

Miro (novedad)

Miro es una herramienta colaborativa para trabajar en equipo y de forma distribuida. Dentro de la misma podemos encontrar un espacio de trabajo con posibilidades casi infinitas: ideación y lluvia de ideas, investigación y diseño, planificación y estrategia, mapas mentales y diagramas… Y todo ello con la posibilidad de trabajar en tiempo real desde una reunión o workshop.

Dentro de la herramienta tienes un canva a modo de pizzarra, al que le puedes añadir elementos con los que trabajar de forma colaborativa, pudiendo generar diferentes espacios de trabajo y múltiples formas de trabajar.

Jamboard (novedad)

Jamboard fue desarrollada por Google para integrarla dentro de sus herramientas cloud. Su funcionalidad es bastante básica, pero muy importante: servir de pizarra virtual en la que puedes añadir notas, dibujos, diagramas y todo lo que necesites para trabajar en este sentido.

Está integrada dentro del ecosistema de Google Workspace.

Creately

Se trata de un lienzo en línea. Una herramienta de colaboración visual que permite a todos los miembros de tu equipo trabajar en un mismo documento con el fin de intercambiar ideas de una forma más eficaz y colaborativa. Cuenta con multitud de formas predefinidas y plantillas para facilitar el trabajo y una función de videoconferencias. Si quieres saber más sobre esta app, visita nuestra completa guía sobre Creately.

Mindmaster (novedad)

Los mapas mentales son herramientas fundamentales para generar estrategias, ordenar información y trabajar en equipo, ya que dan una visión unificada de mucha información.

Mindmaster es una solución de la empresa edrawsoft que nos ayuda con este cometido en todas las plataformas del mercado.

Herramientas para cuidar de nuestra salud (novedad)

En el trabajo no todo es productividad. Tener una buena salud mental y física es imprescindible para trabajar bien, disfrutar de lo que hacemos y estar mejor en nuestro día a día.

Por este motivo, contar con algunas herramientas que nos ayuden a desconectar o a mejorar nuestra salud mientras trabajamos, puede ser una buena opción.

Stretchly (novedad)

Stretchly es una herramienta muy sencilla que se encuentra dentro de la web de Jan Hovancik.

La finalidad de la misma no es otra que ayudarnos a tomar descansos, hacer estiramientos y poner en marcha nuestro cuerpo, de cuando en cuando, para no estar demasiadas horas «pegados a la silla. » ¡Desconexión digital on!

Espero que estas herramientas  para trabajar en remoto te sirvan para mejorar procesos, comunicación… y sobre todo, para trabajar de forma más eficiente y con menos estrés. Y no te olvides de algo muy importante. Las herramientas son solo, pero eres tú

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6 comentarios en “29 Herramientas para trabajar en remoto de forma eficiente (actualizado)”

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